Gestionar usuarios y grupos para Office

Como administrador, usted decide quién trabaja en su WebOké Nextcloud y quién puede trabajar con Euro-Office. Esto se hace en Mi WebOké, en Gestión de usuarios de su paquete Nextcloud.

Así funciona la licencia de Office Suite

Una licencia de Office Suite es, en Nextcloud, una pertenencia al grupo office. Solo los miembros de ese grupo pueden abrir archivos en Euro-Office. Si activa el interruptor Office Suite en Gestión de usuarios, incluimos al usuario en ese grupo. Si lo desactiva, lo eliminamos de él y la licencia queda disponible.

Cada usuario puede comprobar por sí mismo si dispone de una licencia. En Nextcloud, haga clic arriba a la derecha en su foto de perfil y elija Ajustes. Al final de la página Profile & contact, en Your groups, aparecen los grupos a los que pertenece. Si aparece office entre ellos (1), dispone de una licencia de Office Suite.

Atención: asigne Office siempre mediante el interruptor en Mi WebOké, y no añadiendo a alguien al grupo office de otra manera. Solo así el recuento de sus licencias será correcto.

Añadir un usuario

1. Vaya en Mi WebOké a Mis Productos, haga clic en Gestionar junto a su paquete Nextcloud y desplácese hasta Gestión de usuarios.
2. Haga clic en Añadir usuario.
3. Rellene el Nombre de usuario. Con este nombre iniciará sesión el usuario. Use letras minúsculas, cifras, un punto o un guion. No podrá modificar el nombre de usuario más adelante.
4. Rellene el Nombre visible y la Dirección de correo electrónico.
5. Elija una Contraseña de al menos 10 caracteres, con al menos una cifra y un carácter especial, o haga clic en Generar. Comparta la contraseña de forma segura con el usuario.
6. ¿Debe el usuario trabajar con Euro-Office? Marque Asignar licencia de Office Suite.
7. Haga clic en Crear usuario.

¿Ha alcanzado el número máximo de usuarios o licencias de su paquete? En ese caso, recibirá un aviso al respecto. Aumente el número en Opciones configurables, consulte Contratar licencias de Office y asignarlas a usuarios.

Gestionar un usuario

En Gestión de usuarios puede ver, por usuario, entre otras cosas, si está activo, si tiene Office Suite y cuándo inició sesión por última vez. A través del menú de acciones de un usuario puede elegir:

• Cambiar contraseña: por ejemplo, si alguien ha perdido su contraseña.
• Editar datos: modificar el nombre visible o la dirección de correo electrónico.
• Desactivar y Activar: denegar temporalmente el acceso a alguien, sin eliminar nada.
• Eliminar: eliminar al usuario de forma definitiva.

Atención: al usar Eliminar, todos los archivos, calendarios y contactos de ese usuario se eliminan definitivamente. Esto no se puede deshacer. Guarde primero los archivos importantes en otro lugar, por ejemplo compartiéndolos con un compañero que los copie a su propia carpeta.

Alguien se marcha o ya no necesita Office

• ¿Alguien ya no necesita Euro-Office, pero sí Nextcloud? Desactive entonces solo el interruptor Office Suite. La licencia quedará disponible para otra persona.
• ¿Alguien se marcha? Desactive primero al usuario. Elimínelo solo cuando esté seguro de que todos los archivos están a salvo.

Colaborar en grupos

¿Desea que un equipo trabaje junto en los mismos documentos? Cree entonces una carpeta compartida y compártala con los compañeros que deban trabajar en ella. Todas las personas con una licencia de Office Suite podrán entonces abrir los documentos de esa carpeta en Euro-Office y editarlos conjuntamente. En Compartir un documento con un compañero puede leer cómo funciona compartir. En Trabajar a la vez en un documento puede leer cómo trabajar simultáneamente en un documento.