Crear cartas a partir de una lista de direcciones

Una invitación, un recordatorio o un boletín para todos sus clientes, con el nombre y la dirección correctos en cada carta. Escribirlas todas por separado supone mucho trabajo. Con Combinación de correspondencia, Euro-Office genera todas las cartas de una sola vez a partir de una hoja de cálculo con direcciones.

¿Qué necesita?

• Una hoja de cálculo (xlsx) en su WebOké Nextcloud con los nombres de las columnas en la primera fila, por ejemplo Encabezado, Nombre, Empresa, Dirección, Código postal, Localidad. Cada fila siguiente corresponde a un destinatario.
• Una carta (docx) con el texto fijo.

Paso 1: vincular la lista de direcciones

1. Abra la carta.
2. Vaya a la pestaña Colaboración y haga clic en Combinación de correspondencia (1).
3. Elija Desde almacenamiento para seleccionar la lista de direcciones de su Nextcloud, Desde archivo para un archivo de su ordenador, o Desde URL para un archivo de internet.

A la derecha aparecen los Ajustes de fusión. Con Editar lista de destinatarios puede marcar o desmarcar destinatarios.

Paso 2: colocar los campos en la carta

1. Coloque el cursor donde debe aparecer el nombre.
2. Haga clic a la derecha en Insertar campo combinado y elija Nombre.
3. Haga lo mismo para Empresa, Dirección, Código postal y Localidad. Añada usted mismo espacios y saltos de línea entre los campos, y escriba, por ejemplo, una coma después del encabezado.

Paso 3: comprobar y combinar

1. Haga clic en Vista previa de resultados. Con las flechas puede desplazarse por las cartas de cada destinatario.
2. En Combinar con, elija lo que desea: un único PDF con todas las cartas para imprimir, un Docx para revisar aún, o Correo electrónico.
3. Elija si desea todos los registros o solo una parte, y haga clic en Descargar o Guardar.

Dificultades y limitaciones

• Euro-Office combina un máximo de 100 destinatarios por vez. Si tiene más, hágalo por partes (registros 1 a 100, 101 a 200) con Para y Para.
• Combinación de correspondencia funciona en el navegador, dentro de su WebOké Nextcloud.
• Euro-Office no puede crear etiquetas de direcciones (varias direcciones en una sola hoja): cada carta recibe un único destinatario. Una alternativa razonable: cree las etiquetas en una hoja de cálculo con las direcciones en una cuadrícula que se ajuste a su hoja de etiquetas, o utilice un programa de etiquetas del fabricante de sus etiquetas.
• ¿Aparece un código postal sin el cero inicial o un importe extraño en la carta? Revise el formato numérico en la hoja de cálculo (consulte Mantener el cero al principio de un número de teléfono o código postal).