IMAP, POP y webmail: por qué ve el mismo correo en todas partes

Módulo 1: Así funciona su correo · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá explicar la diferencia entre IMAP y POP, sabrá qué significa para su correo en varios dispositivos, para su almacenamiento y para una copia de seguridad, y podrá comprobar cómo están configurados sus dispositivos.

Conceptos clave: IMAP, POP3, sincronizar, indicadores (flags), carpeta Enviados, límite de almacenamiento (cuota), copia local

Dos formas de recoger el correo

En la lección 1.1 vio que el correo se entrega en un servidor de correo. Allí permanece hasta que un programa de correo lo recoge. Para esa recogida existen dos protocolos, con una idea muy distinta detrás.

• POP3 (Post Office Protocol, abreviado POP) es el más antiguo. La idea es la de un apartado de correos: su programa recoge el correo nuevo, lo guarda en su ordenador y después el servidor puede eliminarlo. El propio estándar lo dice: normalmente el correo se descarga y después se elimina.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) funciona al revés. El correo se queda en el servidor. Su programa muestra lo que hay en el servidor y transmite sus acciones: leer, mover, eliminar, marcar. El servidor es la fuente y sus dispositivos solo lo consultan.

El webmail siempre funciona con IMAP. No puede ser de otra manera: el webmail no tiene un disco propio en el que guarde su correo. Muestra en directo lo que hay en su buzón en el servidor.

Qué sincroniza IMAP

Con IMAP no solo se mantiene igual el propio correo, sino también todo lo que usted hace con él:

• Carpetas. Si crea en el webmail una carpeta Klanten (clientes), también aparecerá en la aplicación de correo de su teléfono. Las carpetas están en el servidor.
• Indicadores. Cada mensaje tiene características que IMAP llama indicadores (flags): leído, respondido, marcado, eliminado. Si lee un correo en su teléfono, en el webmail también aparecerá como leído. Si lo responde en su portátil, en el webmail verá la flecha de respondido.
• Mover y eliminar. Si arrastra un mensaje a la Papelera, se habrá movido a la Papelera en todas partes.

Un detalle que sorprende a mucha gente: la carpeta Enviados. El envío se hace mediante SMTP, y SMTP no guarda nada. Es su programa de correo el que, después de enviar, guarda por su cuenta una copia en la carpeta Enviados del servidor. Con IMAP esa copia es visible en todas partes. Si un programa no lo hace, o guarda la copia en otra carpeta, solo verá su correo enviado en ese único dispositivo. La lección 5.1 trata este tema con más detalle.

Qué hace POP y por qué da problemas

Con POP, el programa pregunta al servidor: ¿qué mensajes tiene para mí? Los recoge y pide al servidor que los borre. Muchos programas tienen una opción del tipo "Mantener una copia en el servidor", a veces con un plazo como 14 días. Pero incluso entonces, lo que usted hace en su ordenador el servidor no lo sabe. Las carpetas y el estado de leído o respondido se quedan en ese único dispositivo.

Tomemos el caso de Daan, el compañero de Sanne. Hace años configuró su correo con POP en el ordenador de la oficina. En su teléfono usa IMAP. ¿Qué ocurre?

• Por la mañana, Daan ve en su teléfono un correo de un proveedor. Cuando abre su programa de correo en la oficina, este recoge el correo y lo borra del servidor. A partir de ese momento, el correo ha desaparecido de su teléfono.
• En el webmail, la Entrada está casi vacía, porque todo está en el ordenador de la oficina.
• Lo que Daan envía desde la oficina solo aparece en Enviados en ese ordenador.

A esto se le suele llamar que POP en un segundo dispositivo "roba" el correo. Es una de las causas más frecuentes de la queja "mi correo desaparece".

Almacenamiento: el límite se aplica a todo

Con IMAP, todo su correo está en el servidor. Cada buzón tiene un tamaño máximo, el límite de almacenamiento o cuota. Ese límite se aplica a todas las carpetas juntas: la Entrada, pero también Enviados, Borradores, Archivo, Spam y Papelera. Por tanto, el correo eliminado que está en la Papelera cuenta hasta que vacíe la papelera.

Si el buzón está lleno, ya no cabe correo nuevo. El remitente recibe entonces su correo de vuelta con un mensaje de error. Con POP esto ocurre menos, porque el servidor se vacía continuamente. Es la única razón por la que algunas personas siguen usando POP. Es mejor trabajar con IMAP y hacer limpieza de vez en cuando, o guardar el correo antiguo localmente con un programa de correo (lección 5.4).

El portátil averiado

Supongamos que el portátil de Sanne se cae de la mesa y ya no arranca. ¿Qué ha perdido?

• Con IMAP: nada de su correo. Inicia sesión en el webmail o configura su portátil nuevo, y todo vuelve a estar ahí: carpetas, correo enviado, leídos y no leídos. Lo que sí puede haberse perdido: borradores que aún no estaban en el servidor y correo que ella misma había movido a una carpeta local del portátil.
• Con POP: todo el correo que el portátil recogió y que el servidor borró. Si no tenía una copia de seguridad del portátil, ese correo se ha perdido.

Así que IMAP es una forma de seguridad, pero no una copia de seguridad. Si elimina un mensaje y vacía la papelera, desaparece en todas partes a la vez. Un error se sincroniza igual de rápido que una acción correcta. Por eso conviene saber si su proveedor hace copias de seguridad y cómo puede exportar usted mismo el correo importante.

Qué ajustes corresponden a cada protocolo

En su programa de correo, en los ajustes de la cuenta, puede ver qué tipo de cuenta es. Puntos para reconocerlo:

Estos son los puertos habituales con cifrado, también en WebOké. Una cuenta solo puede tener una forma de recoger el correo. Si quiere pasar de POP a IMAP, en la mayoría de los programas tendrá que volver a añadir la cuenta. Antes, ponga a salvo el correo que solo está guardado localmente, por ejemplo arrastrándolo a las nuevas carpetas IMAP.

En la práctica: así funciona en el webmail

El webmail siempre usa IMAP. Por tanto, lo que haga en el webmail lo verá también en cualquier programa de correo que funcione con IMAP, y al revés. Lo lleno que está su buzón lo puede ver abajo a la izquierda en el webmail, en la barra que aparece bajo las carpetas. En el manual de Roundcube, en el apartado ¿Qué es el webmail?, se explica cómo se combinan el webmail y un programa de correo. En otros webmails, como Gmail o Outlook.com, funciona de forma parecida: también muestran lo que hay en el servidor.

Resumen

• POP recoge el correo en un solo dispositivo y normalmente lo borra del servidor; IMAP deja el correo en el servidor.
• IMAP sincroniza carpetas e indicadores (leído, respondido, marcado). El webmail siempre funciona con IMAP.
• La carpeta Enviados es una copia que su propio programa de correo guarda en el servidor.
• El límite de almacenamiento se aplica a todas las carpetas juntas, también a Papelera y Spam.
• IMAP le protege frente a un dispositivo averiado, pero no es una copia de seguridad: lo que se elimina, se elimina en todas partes a la vez.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio D1.2: Así está configurado su correo. En cada dispositivo desde el que envía correo (ordenador, teléfono, tableta), busque en los ajustes de la cuenta si usa IMAP o POP, y qué servidor y qué puerto utiliza para recibir y para enviar. Anótelo en una lista. Después abra el webmail y la aplicación de correo de su teléfono una al lado de la otra y compare las carpetas: ¿ve las mismas carpetas y aparece el mismo correo en Enviados? A continuación, responda a estas preguntas: ¿Alguno de sus dispositivos usa POP y, en ese caso, desaparece por ello correo de sus otros dispositivos? ¿Dónde está su carpeta Enviados: en el servidor (visible en todas partes) o solo en un dispositivo? ¿Qué perdería si su dispositivo más importante se averiara mañana?

Para saber más

Cuando se indican pasos en el webmail, se refieren al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma parecida.

• Roundcube Webmail 1.1: ¿Qué es el webmail?
• IMAP o POP3: ¿cuál es la diferencia y cuál elegir?
• ¿Cómo compruebo mi uso del correo?
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 1.3: IMAP y POP3: recoger el correo
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 3.1: Carpetas y sincronización: por qué tiene dos veces "Enviado"
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 3.2: Almacenamiento, cuota y un buzón lleno
• RFC 9051, IMAP versión 4 revisión 2 (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versión 3 (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939