Almacenamiento, cuota y un buzón lleno

Módulo 3: Gestionar su buzón de correo · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de la lección: Después de esta lección podrá explicar adónde va el almacenamiento de un buzón, qué es una cuota, qué percibe un remitente cuando su buzón está lleno, y elaborar un plan de limpieza y archivo que no haga desaparecer ningún correo.

Conceptos clave: almacenamiento, cuota (por buzón y por paquete), uso por carpeta, adjuntos y base64, tamaño máximo de mensaje (SIZE), correo de advertencia, 452 4.2.2 y 552 5.2.2 (buzón lleno), 552 5.3.4 (mensaje demasiado grande), limpieza, archivado, carpeta local, copia de seguridad

¿Adónde va el espacio?

Un correo de texto normal ocupa unos pocos kilobytes. De esos podría guardar cientos de miles. El espacio casi siempre se consume en tres cosas:

1. Adjuntos. Fotos, pdfs, presentaciones. Un solo mensaje con diez fotos de móvil ya ocupa fácilmente entre 30 y 50 MB.
2. Correo enviado. Cada adjunto que envía también queda guardado en su carpeta Enviado. Si envía un presupuesto de 8 MB a cinco clientes en cinco correos separados, quedará guardado cinco veces.
3. Basura y spam. El correo eliminado permanece en la Basura hasta que la vacía. El spam permanece en la carpeta de spam hasta que el filtro antispam o usted lo elimina. Ambos cuentan para el espacio.

Una cuarta causa, oculta, la vio en la lección 3.1: mensajes marcados como eliminados pero nunca borrados definitivamente.

Por qué un adjunto se vuelve más grande

El correo electrónico se concibió originalmente solo para texto. Por eso, un adjunto (una foto, un pdf) se convierte a texto mediante base64. En este proceso, cada 3 bytes se convierten en 4 caracteres. Un adjunto se vuelve, por tanto, aproximadamente un tercio más grande, y con los saltos de línea añadidos, algo más todavía. Un pdf de 15 MB en su ordenador ocupa en el correo más de 20 MB.

Esto es importante en relación con los límites. Si un destinatario indica "máximo 25 MB", se refiere al tamaño del mensaje completo después de la conversión. Un adjunto de 20 MB ya no cabría.

Dos tipos de límites

La cuota: ¿cuánto puede guardar?

Una cuota es el almacenamiento máximo de un buzón. Normalmente hay dos niveles:

• El buzón en sí. Puede establecer un límite por buzón, por ejemplo 2 GB para una dirección general, de modo que un solo buzón no consuma todo el espacio.
• El paquete o la suscripción. Todos los buzones juntos (y en un paquete de hosting también el sitio web, las bases de datos y las copias de seguridad) comparten el almacenamiento total. Si este se llena, de nada sirve que un buzón tenga una cuota generosa.

En un servicio de correo en la nube para empresas, esto suele estar regulado por usuario, con una cantidad fija por licencia. El principio es el mismo.

El tamaño del mensaje: ¿qué tamaño puede tener un correo?

Al margen del almacenamiento, cada servidor de correo tiene un tamaño máximo de mensaje. Este se aplica tanto al enviar (su servidor) como al recibir (el servidor del destinatario). El más restrictivo de los dos determina si el envío tiene éxito. Los servidores de correo comunican su límite al inicio de la conversación SMTP mediante la extensión SIZE (véase la lección 1.2), por ejemplo 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Los límites habituales se sitúan entre 20 y 50 MB. Gmail, por ejemplo, permite enviar adjuntos de hasta 25 MB; los archivos más grandes, Gmail los convierte automáticamente en un enlace a Google Drive. No dé nunca por hecho que un destinatario admite más de 20 MB. Para archivos grandes, un enlace de descarga (por ejemplo, desde su almacenamiento en la nube) es la mejor opción: sin límite, sin duplicar el almacenamiento, y puede retirar el enlace más adelante.

¿Qué sucede cuando un buzón está lleno?

Primero suele recibir una advertencia: un correo del servidor indicando que se acerca a un umbral, por ejemplo el 90%. En servidores con Exim (como DirectAdmin), ese texto en inglés es The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Si el buzón está realmente lleno, el servidor rechaza el correo nuevo. Que esto ocurra de forma temporal o definitiva depende del servidor:

El código X.2.2 significa exactamente esto en los códigos de estado ampliados (RFC 3463): "buzón lleno". El módulo 6 profundiza en los rebotes.

Tenga en cuenta la diferencia con un mensaje demasiado grande: 552 5.3.4 Message too big significa que el mensaje supera el tamaño permitido por el servidor. En ese caso, limpiar el buzón no ayuda; el remitente debe enviar el archivo de otra manera.

Y atención: usted mismo a menudo no se da cuenta de que su buzón está lleno. Puede seguir enviando correo y leyendo su correo antiguo con normalidad. Son los remitentes quienes reciben un mensaje de error, y un cliente que ha recibido un rebote tres veces no siempre llama para avisarle.

Limpiar sin arrepentimientos

Un orden que casi siempre funciona:

1. Vea dónde está el espacio. En el webmail o en el panel de cliente suele verse el uso por carpeta. Normalmente, Enviado, Basura o alguna carpeta antigua con adjuntos encabezan la lista.
2. Vacíe la Basura y el Spam. Es la ganancia más rápida y no cuesta nada.
3. Busque mensajes grandes. En la mayoría de los webmails y programas puede ordenar por tamaño. Guarde el adjunto que necesite en sus archivos y elimine el correo, o solo el adjunto (Thunderbird y Apple Mail pueden eliminar un adjunto de un mensaje).

4. Archive los años antiguos. El correo que quiera conservar pero que rara vez necesite puede pasar a un archivo. Tiene dos opciones:

   • una carpeta de archivo en el servidor: sigue siendo visible en todas partes, pero cuenta para el almacenamiento;
   • una carpeta local en su ordenador (Thunderbird: Carpetas locales; Apple Mail: En mi Mac; Outlook: un archivo de datos .pst). Esta ya no cuenta para el almacenamiento, pero solo está disponible en ese ordenador. En ese caso, asegúrese usted mismo de hacer una copia de seguridad de ese ordenador. Sin copia de seguridad, archivar localmente equivale a trasladar el correo a un único disco duro.
5. Solo después ajuste la cuota, si todavía es necesario y su paquete dispone de espacio.

Una limpieza masiva con un botón en el panel (por ejemplo, "eliminar todo lo anterior a un año en la Bandeja de entrada") es cómoda, pero irreversible. Con IMAP, además, desaparece de inmediato de todos sus dispositivos. Guarde primero lo que necesite.

Obligación de conservación

En España, el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio, y dentro de ello puede estar el correo empresarial, como presupuestos, confirmaciones de pedido y facturas. Por tanto, no lo elimine sin más. Guárdelo en un archivo con copia de seguridad, o conserve los adjuntos en su propia documentación.

En la práctica: así se ve en un panel

En DirectAdmin, en Cuentas de Correo Electrónico verá, por cada buzón, la columna Uso, y en la parte superior el total. A través de los tres puntos junto a un buzón y Cambiar Límites, puede establecer la cuota en MB, o marcar Max para que el buzón pueda usar el espacio libre del paquete. Con Purga elimina de una vez el correo antiguo de una carpeta. En Mi WebOké puede ver el almacenamiento del paquete. En otros proveedores funciona de forma parecida: busque "almacenamiento", "cuota" o "tamaño del buzón" en el panel o el entorno de gestión.

Resumen

• El espacio se consume sobre todo en adjuntos, correo enviado, Basura y spam.
• Los adjuntos se vuelven aproximadamente un tercio más grandes en un correo debido a base64.
• Existe una cuota por buzón y un total para el paquete; el límite más restrictivo es el que cuenta.
• Un buzón lleno rechaza el correo: de forma temporal (452 4.2.2) o definitiva (552 5.2.2). El remitente lo nota, usted a menudo no.
• Limpie en este orden: observar, vaciar Basura y Spam, mensajes grandes, archivar, y solo entonces aumentar la cuota. Un archivo local necesita su propia copia de seguridad.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio O3.2: Medir su espacio de almacenamiento y hacer un plan de limpieza. Busque cuánto almacenamiento utiliza su buzón y cuál es el límite (del buzón y del paquete o suscripción). Anote las tres carpetas que ocupan más espacio y localice sus diez mensajes más grandes. A continuación, elabore un plan de limpieza: qué va a eliminar, qué va a archivar, dónde quedará ese archivo, y cómo está respaldado ese archivo mediante copia de seguridad. Tenga en cuenta lo que esté obligado a conservar por motivos empresariales.

Para saber más

Los pasos de estos artículos son válidos para los paneles de WebOké; en otros proveedores funciona de forma parecida.

• Manual de DirectAdmin 7.3: Espacio de almacenamiento por buzón de correo y qué ocurre cuando está lleno
• Aviso: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• Correo rechazado: message too big
• ¿Cómo compruebo mi uso del correo?
• Limpiar un buzón de correo para liberar espacio en DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)