Carpetas y carpetas especiales

Módulo 5: Organizar y encontrar · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá explicar dónde están realmente sus carpetas, qué carpetas especiales existen y cómo las reconoce un programa de correo. Además, sabrá localizar usted mismo una carpeta Enviados duplicada o una carpeta de spam mal configurada.

Conceptos clave: carpeta en el servidor, carpeta especial, SPECIAL-USE, separador, subcarpeta, suscribirse, carpeta de archivo

Sus carpetas están en el servidor

En el módulo 1 vio que el webmail se comunica con el servidor de correo mediante IMAP. Eso también se aplica a las carpetas. Una carpeta que crea en el webmail no se crea en su navegador, sino en el servidor. Por eso ve la misma carpeta al instante en el programa de correo de su portátil y en la aplicación de correo de su teléfono. Si en su teléfono mueve un mensaje a la carpeta Klanten (clientes), en el webmail también aparecerá en Klanten.

Esto tiene tres consecuencias que debe conocer:

• Eliminar una carpeta es definitivo. Si elimina una carpeta, el correo que contiene también desaparece, en todos los dispositivos a la vez. No existe una "Papelera para carpetas".
• Todas las carpetas cuentan para su almacenamiento. También las que casi nunca abre, como Archivo o Enviados. De eso trata la lección 5.4.
• Cambiar el nombre afecta a todo lo que hace referencia a la carpeta. Un filtro que mueve el correo a "Facturen" deja de funcionar si cambia el nombre de la carpeta a "Cuentas". La lección 6.2 vuelve sobre ello.

Subcarpetas y el separador

Las carpetas pueden estar unas dentro de otras, por ejemplo una carpeta por cliente dentro de una carpeta Klanten. En el servidor, cada carpeta tiene un único nombre completo. El nivel se indica con un separador: un carácter fijo entre las partes del nombre. En WebOké es un punto. Por tanto, la carpeta Ahmed dentro de Klanten se llama en el servidor Klanten.Ahmed. Una carpeta dentro de Entrada se llama INBOX.Leveranciers, porque en el servidor Entrada siempre se llama INBOX.

El webmail no muestra esos nombres completos. Usted ve un árbol de carpetas con sangría y el nombre Entrada. Aun así, conviene conocer el nombre real. Lo encontrará en un script de filtro (módulo 6), al configurar un programa de correo y en los mensajes de error. Otros servidores de correo usan a veces una barra como separador (Klanten/Ahmed). La idea es la misma.

Como el punto es el separador, no puede usarlo en el nombre de una carpeta. Si escribe "Presupuestos 2026.1" en el webmail, recibirá un aviso de que el nombre contiene un carácter no permitido. Un programa de correo a veces crea sin avisar una carpeta "1" dentro de "Presupuestos 2026". Por eso, elija nombres sin punto.

Carpetas especiales: Borradores, Enviados, SPAM, Papelera y Archivo

Algunas carpetas tienen una función fija. Un borrador debe guardarse en algún sitio, igual que un mensaje enviado, el correo eliminado y el spam. Son las carpetas especiales. La dificultad: antes, cada programa de correo usaba sus propios nombres. Outlook usaba "Sent Items", Apple Mail "Sent Messages" y Thunderbird "Sent". Así, en un mismo buzón podían aparecer fácilmente tres carpetas para el correo enviado.

Por eso existe un estándar: SPECIAL-USE (RFC 6154). El servidor pone una etiqueta a la carpeta que tiene una función determinada. Un programa de correo que conoce el estándar lee esas etiquetas y usa la carpeta correcta, se llame como se llame. Las etiquetas son:

En WebOké, esas carpetas se llaman en el servidor Drafts, Sent, Junk, Trash y Archive. El webmail las muestra en su idioma. Preste atención a la carpeta de spam: en el servidor se llama Junk, el webmail la muestra como SPAM y un programa de correo como Correo no deseado. Son tres nombres para la misma carpeta. Solo esa carpeta es la que usa el filtro de spam para aprender (lección 8.2).

Por qué a veces ve dos carpetas Enviados

Un programa de correo que no lee las etiquetas o que está mal configurado crea su propia carpeta con su propio nombre. Entonces ve, por ejemplo, además de Enviados, una carpeta "Sent Items" dentro de Entrada. La consecuencia: lo que envía desde su portátil queda en una carpeta y lo que envía desde el webmail, en la otra. Y acaba buscando sin encontrar nada.

Así se soluciona:

1. Averigüe qué carpeta tiene la etiqueta \Sent. Esa es la auténtica.
2. Configure esa carpeta en el programa de correo como carpeta para los mensajes enviados.
3. Mueva los mensajes de la carpeta duplicada a la carpeta auténtica.
4. Solo después elimine la carpeta duplicada, ya vacía.

Lo mismo puede ocurrir con los borradores, la papelera y la carpeta de spam. Una carpeta "Spam" creada por usted dentro de Entrada no es la carpeta de spam: el filtro de spam no pone nada en ella ni aprende de ella.

Suscribirse: mostrar u ocultar

Una carpeta puede existir sin que usted la vea. Un programa de correo solo muestra las carpetas a las que está suscrito. En el webmail, es el interruptor que hay junto a cada carpeta en Configuración > Carpetas. Si lo desactiva, la carpeta desaparece de su lista de carpetas, pero el correo que contiene sigue existiendo y cuenta para su almacenamiento. Si echa en falta una carpeta, compruebe primero si simplemente está oculta.

La carpeta de archivo

Una carpeta de archivo es para el correo que ya está resuelto pero que desea conservar. La diferencia con una carpeta normal: el webmail tiene un botón Archivo propio para ella. Con un clic, el mensaje queda en su archivo. En Dividir el archivo por elige si el archivo se reparte automáticamente en subcarpetas, por ejemplo por año. Entonces se crean carpetas como Archive.2025 y Archive.2026. Así los archivos grandes siguen siendo rápidos, porque una carpeta con decenas de miles de mensajes carga más despacio.

En la práctica: así funciona en el webmail

Las carpetas se crean y gestionan en Configuración > Carpetas; ahí están también los interruptores para suscribirse. Qué carpeta usa el webmail para cada función lo ve en Configuración > Preferencias > Carpetas especiales. Déjelo como está, salvo que sepa exactamente por qué cambia algo. Los pasos están en el manual de Roundcube (Crear y gestionar carpetas, Archivar mensajes). En otros webmails funciona de forma parecida: Gmail usa etiquetas en lugar de carpetas, pero un programa de correo las ve también como carpetas mediante IMAP; Outlook.com tiene carpetas como aquí.

Resumen

• Las carpetas están en el servidor: lo que hace en el webmail lo ve en todos sus dispositivos, y eliminar una carpeta elimina el correo que contiene.
• En WebOké, el punto es el separador: Klanten.Ahmed es la carpeta Ahmed dentro de Klanten, INBOX es Entrada.
• Las carpetas especiales se reconocen por su etiqueta (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. La carpeta de spam se llama Junk en el servidor.
• Dos carpetas Enviados aparecen cuando un programa de correo crea su propia carpeta; la carpeta con \Sent es la auténtica.
• Una carpeta oculta (sin suscripción) sigue existiendo y cuenta para su almacenamiento.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A5.1: Leer la lista de carpetas del servidor. Abra el material mappen-1.txt. Es la salida literal de una orden IMAP LIST con la que un programa de correo solicita las carpetas, junto con las etiquetas de SPECIAL-USE. Cada línea que empieza por * LIST es una carpeta: entre paréntesis las características, después el separador entre comillas y al final el nombre completo de la carpeta. Rellene cuatro datos: el nombre de la auténtica carpeta Enviados, el nombre de la carpeta de spam, el separador y el nombre de la carpeta sobrante porque un programa de correo la creó por duplicado. Escriba los nombres de las carpetas exactamente como aparecen en el archivo, sin las comillas que los rodean. El programa compara sus respuestas con la clave de respuestas y muestra para cada una si es correcta, con una explicación.

Para saber más

Cuando se indican pasos en el webmail, se refieren al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma parecida.

• Roundcube Webmail 6.1: Crear y administrar carpetas
• Roundcube Webmail 6.2: Archivar mensajes
• Carpetas de su buzón: Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Papelera, Correo no deseado y Archivo
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 3.1: Carpetas y sincronización: por qué tiene dos veces "Enviado"
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154