Identidades: quién es usted como remitente

Módulo 4: Usted como remitente · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección, sabrá configurar una identidad para que los destinatarios vean enseguida quién escribe, sabrá qué hace cada campo en las cabeceras y entenderá por qué solo puede enviar desde determinadas direcciones.

Conceptos clave: identidad, nombre de visualización, From, Organization, Responder a (Reply-To), copia Cco, identidad predeterminada, control del remitente, forwarder (reenviador), SPF, DMARC

Lo que el destinatario ve de usted

Cuando Ahmed recibe un correo de Sanne, lo primero que ve en su lista de mensajes es una sola cosa: el nombre del remitente. Ese nombre procede de la cabecera From, que consta de dos partes:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

La parte entre los signos de menor y mayor es la dirección. La parte anterior es el nombre de visualización. La mayoría de los programas de correo solo muestran en la lista el nombre de visualización. Si falta, solo verá la dirección, o solo la parte anterior a la @. Un correo de "info" no le dice nada a nadie. Un correo de "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example", sí.

En la webmail, ese conjunto de nombre, dirección y algunos ajustes adicionales es una identidad. Usted tiene al menos una: la de la dirección con la que inicia sesión. Puede crear más, por ejemplo para una segunda dirección (lección 4.3).

Un buen nombre de visualización:

• es su propio nombre, el nombre de su organización o una combinación: "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" o "Bloemenatelier Example";
• no es una dirección de correo electrónico. Un nombre de visualización como "sanne@example.com" resulta sospechoso, porque es justo lo que hacen los estafadores: mostrar como nombre una dirección que no coincide con la dirección real;
• es reconocible para el destinatario. Si escribe a clientes, a menudo reconocerán antes la tienda que su nombre de pila.

Recuerde lo visto en la lección 2.2: cualquiera puede poner cualquier nombre de visualización. Por eso el nombre no dice nada sobre la autenticidad. Pero para su propio correo es lo primero que cuenta.

Los demás campos de una identidad

Una identidad tiene más campos que el nombre y la dirección. Cada campo se convierte en una cabecera de su mensaje o hace algo al enviarlo.

• Organización se convierte en la cabecera Organization. Algunos programas la muestran junto al remitente. Es útil si su nombre de visualización es solo su propio nombre. No es obligatoria.
• Responder a se convierte en la cabecera Reply-To (lección 3.1). Si aquí pone info@example.com, todas las respuestas a los correos de esta identidad irán a info@. Normalmente se deja vacío: las respuestas deben volver a quien escribió. Un Responder a fijo que se le ha olvidado es una causa clásica de "nunca recibí respuesta".
• Cco envía cada mensaje que usted envía también como copia oculta a una dirección fija. Por ejemplo, para que un compañero vea todos los presupuestos. Los destinatarios no ven esa dirección. Piénselo bien: ¿sabe ese compañero que lo recibe todo, y es necesario?
• Establecer como predeterminado determina qué identidad elige la webmail cuando empieza un mensaje nuevo. Al responder, la webmail suele elegir la identidad de la dirección a la que llegó el correo.
• Firma es su firma (lección 4.2).

Control del remitente: por qué no puede poner cualquier cosa

En el campo Correo electrónico de una identidad puede, en principio, escribir cualquier dirección. Aun así, el servidor rechaza un mensaje si lo envía desde una dirección que no le pertenece. Esto se llama control del remitente. Sin ese control, cualquiera que inicie sesión en un buzón del mismo servidor podría enviar correo en nombre de otra persona: el vecino del servidor, o un intruso en un único buzón robado que luego envía phishing en nombre de toda la organización.

En WebOké puede enviar desde:

• la dirección con la que ha iniciado sesión;
• una dirección que reenvía a su buzón, un forwarder (reenviador), en el mismo servidor.

¿Quiere Sanne, con la sesión iniciada como sanne@example.com, poder escribir también como bestellingen@example.com? Entonces convierte bestellingen@ en un forwarder hacia sanne@ y crea una identidad adicional con esa dirección. Sin forwarder, recibirá un aviso como "Account ... can not send emails from ...". Otros proveedores aplican reglas parecidas, aunque se llamen de otra forma (por ejemplo, "enviar como" o "send as").

Por qué no una dirección de Gmail a través de otro servidor

Una pregunta frecuente: "¿Puedo crear en la webmail una identidad con mi dirección de Gmail?" La respuesta es no, y no es solo una regla de WebOké. El dominio gmail.com pertenece a Google. Google publica en el DNS qué servidores pueden enviar correo de ese dominio (SPF), firma su propio correo (DKIM) y pide a los destinatarios que rechacen o envíen a spam el correo que no cumpla (DMARC). Un correo con una dirección de Gmail en From que procede de otro servidor no cumple esas reglas. En el mejor de los casos acaba en spam; en el peor, no llega. Lo mismo vale para cualquier otro dominio con una política DMARC estricta, también para su propio dominio si lo ha configurado bien. El curso Correo en orden explica SPF, DKIM y DMARC.

Si quiere enviar correo desde una dirección de otro proveedor, hágalo a través de ese mismo proveedor.

Ejemplo: tres identidades en un buzón

Sanne inicia sesión con sanne@example.com. Tiene tres identidades:

• Sanne de Vries | Bloemenatelier Example con sanne@example.com: la predeterminada, para el correo personal con clientes.
• Bloemenatelier Example con bestellingen@example.com (pedidos): para confirmaciones de pedidos. bestellingen@ es un forwarder hacia sanne@.
• Bloemenatelier Example con info@example.com: para consultas generales. info@ también es un forwarder hacia sanne@.

En la identidad bestellingen@ ha dejado vacío Responder a, para que los clientes respondan sin más a bestellingen@ y esas respuestas le lleguen a través del forwarder. En todas ha rellenado Organización con "Bloemenatelier Example".

Si mira las cabeceras de un correo enviado desde la segunda identidad, verá:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

En el mensaje que recibe Ahmed no hay ninguna cabecera Bcc, ni siquiera si Sanne ha configurado una copia Cco. Esa copia va solo por el sobre.

Errores frecuentes

• Solo una dirección, sin nombre. Su correo aparece en la lista como "info" o "sanne". Es menos reconocible y a veces acaba antes en spam.
• Un nombre de visualización que parece una dirección. Los filtros de spam y los destinatarios atentos desconfían de ello.
• Un Responder a olvidado. Las respuestas van a una dirección que nadie mira.
• Una identidad para una dirección sin forwarder. El envío falla con un aviso sobre la dirección.
• La identidad equivocada en un mensaje nuevo. Compruebe el campo Remitente antes de enviar, sobre todo si tiene varias identidades.

En la práctica: así funciona en la webmail

Las identidades se gestionan en Configuración > Identidades. Haga clic en su dirección para rellenar Nombre de visualización, Organización, Responder a, Cco y Firma, o en Crear para añadir una identidad. Al escribir, elija en Remitente qué identidad utiliza. El forwarder se crea en el panel de control de su alojamiento (en WebOké, DirectAdmin). El Manual de Roundcube describe los pasos. En otras webmails funciona de forma parecida; en Gmail, por ejemplo, se llama "Enviar como".

Resumen

• El nombre de visualización es lo que los destinatarios ven en su lista: hágalo reconocible y que no sea una dirección de correo.
• Organización se convierte en la cabecera Organization y Responder a en Reply-To; normalmente deje Responder a vacío.
• Un Cco en su identidad envía cada mensaje, sin que se vea, a una dirección fija.
• El servidor solo le permite enviar desde su propia dirección o desde un forwarder hacia su buzón en el mismo servidor.
• No puede usar una dirección de otro proveedor (como Gmail) a través de su propio servidor: SPF y DMARC hacen que falle.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A4.1: Hacer revisar su remitente. Configure su identidad en Configuración > Identidades: un Nombre de visualización claro y, si lo desea, Organización. Después envíese un correo a sí mismo con WMC A4.1 en el asunto. Abra el correo recibido, elija Más > Exportar (obtendrá un archivo .eml) y suba ese archivo. El programa lee el archivo solo en memoria y no guarda nada. Comprueba lo siguiente: el asunto contiene A4.1; From tiene un nombre de visualización que no es una dirección de correo y no coincide con la parte anterior a la @; el dominio de From no es un dominio de ejemplo como example.com; en el mensaje no aparece ninguna cabecera Bcc visible; Organization está rellenado (recomendación, naranja si está vacío); y muestra lo que contiene Reply-To (a título informativo, para que vea si se ha olvidado de un Responder a). Para cada punto obtendrá verde, naranja o rojo con una explicación.

Para saber más

Cuando se indican pasos en la webmail, se refieren a la webmail de WebOké; en otras webmails funciona de forma parecida.

• Roundcube Webmail 5.1: Su nombre como remitente
• Roundcube Webmail 5.3: Enviar desde otra dirección
• Enviar correo desde varios alias, error: Account xxx can not send emails from
• Mensajes de error resueltos 1.8: Account ... can not send emails from ...
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 4.1: Por qué el correo acaba en spam
• Curso gratuito Seguridad online para empresarios 3.3: Aprender a leer el remitente y las cabeceras