Una buena firma

Módulo 4: Usted como remitente · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección sabrá crear una firma breve y útil con la línea separadora correcta, sabrá por qué los programas de correo reconocen esa línea y elegirá de forma consciente entre una firma en texto plano y una con formato o logotipo.

Conceptos clave: firma (Firma), línea separadora "-- ", RFC 3676, regla práctica de cuatro líneas (RFC 1855), texto plano, firma HTML, imagen externa, imagen incrustada, aviso legal

Para qué sirve una firma

Una firma (en el webmail se llama Firma) es el fragmento de texto que aparece automáticamente al final de sus mensajes. Su finalidad es práctica: el destinatario debe saber sin buscar quién es usted y cómo puede contactarle por otra vía. Piense en alguien que lee en su teléfono, a las 8 de la mañana, su correo sobre una entrega y quiere llamarle. Si su número está al final, le llama. Si no aparece en ninguna parte, le responde por correo y espera.

Lo que debe incluir:

• su nombre y, si procede, su cargo;
• el nombre de su organización;
• un número de teléfono en el que se le pueda localizar;
• su sitio web.

Lo que no debe incluir: todo su historial de direcciones, tres números de teléfono, cinco iconos de redes sociales, una frase del día y una copia de su dirección de correo (ya figura en From). Cuanto más ponga, menos se leerá.

La línea separadora: dos guiones y un espacio

Encima de una firma va una línea fija: dos guiones y un espacio, y nada más en esa línea.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Esa línea -- es una antigua convención de Usenet que también es habitual en el correo. El estándar para el correo en texto plano (RFC 3676, sección 4.3) la describe como la separación entre el texto y la firma. El espacio forma parte de ella: "--" sin espacio es simplemente una línea con dos guiones.

¿Por qué es importante? Porque los programas de correo reconocen esa línea. Muchos programas muestran todo lo que hay debajo en un color más claro y omiten la firma cuando usted responde a un mensaje. Sin esa línea, la firma vuelve a aparecer en la cita en cada ronda de la conversación. Tras diez respuestas, el correo contiene diez copias de la misma firma.

El webmail coloca automáticamente la línea separadora encima de su firma cuando la rellena en Firma. Por tanto, no la escriba usted otra vez, o habrá dos. Y tenga cuidado al copiar desde un procesador de textos: a veces elimina el espacio al final de una línea.

Breve: la regla práctica de cuatro líneas

Ya en 1995, las normas de netiqueta para usuarios de internet (RFC 1855) daban una regla práctica: mantenga su firma breve, no más de cuatro líneas. El motivo entonces era que la gente pagaba la conexión por minuto. Ese motivo ha desaparecido, pero la regla sigue siendo buena: una firma de cuatro líneas se lee; una de doce líneas se salta.

Cuatro líneas son suficientes si combina con inteligencia. Use un separador como | para poner dos datos en una sola línea:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Son tres líneas, con todo lo que Ahmed necesita.

Texto plano o HTML, y ese logotipo

Una firma puede estar en texto plano o con formato (HTML), igual que sus mensajes (lección 3.2).

Una firma en texto plano llega igual a todas partes, en cualquier teléfono y en cualquier programa. Para la mayoría de las personas es la mejor opción.

Una firma HTML puede contener negrita, color, un enlace detrás de una palabra y un logotipo. Eso conlleva algunos inconvenientes:

• Una firma con formato solo se muestra si también escribe el mensaje con formato. Si escribe en texto plano, aparece como texto normal bajo su mensaje.
• Un logotipo puede incluirse de dos maneras. Como imagen externa: una imagen con una dirección web que ya está en su sitio web. El correo sigue siendo ligero, pero muchos programas no cargan las imágenes externas automáticamente (igual que el propio webmail, lección 2.2). El destinatario ve entonces un recuadro vacío. O como imagen incrustada: la imagen viaja como adjunto en cada correo. Así sí se ve, pero cada correo ocupa más, y algunos destinatarios ven un clip en cada mensaje, como si hubiera un adjunto.
• Un logotipo de 300 KB bajo cada correo, incluso bajo "Perfecto, hasta mañana", es un desperdicio del almacenamiento de todos. Mantenga el logotipo pequeño, unas decenas de KB.
• No ponga nunca datos importantes, como su número de teléfono, solo en una imagen. Una imagen no se puede copiar y un lector de pantalla no puede leerla en voz alta.

Avisos legales: breves y prudentes

Al final de muchos correos profesionales aparece un texto largo como "Este correo electrónico está destinado exclusivamente a su destinatario. Si usted no es el destinatario, debe..." Un aviso legal de este tipo tiene poco valor jurídico. El destinatario no lo ha aceptado, y aparece bajo un mensaje que ya se ha leído. Además, un aviso legal hace que el correo sea más largo que el propio mensaje, sobre todo en un hilo largo.

Si aun así desea incluir algo, limítese a una frase breve y objetiva, sin promesas ni afirmaciones. Si necesita datos legales en el correo profesional, como un número de registro, póngalos en su firma y no en un bloque de texto.

Cuándo se añade su firma

En Configuración > Composición de Mensajes determina cómo trata el webmail su firma: si se añade siempre, también al responder y en la redirección, y si va debajo o encima del mensaje citado. Si escribe encima de la cita (lección 3.2), elija también que su firma vaya encima de la cita. Si no, quedará al final del todo, bajo el mensaje antiguo, donde nadie la encuentra.

Si tiene varias identidades (lección 4.1), cada identidad tiene su propia firma. Si elige otra identidad en Remitente, la firma cambia con ella.

En la práctica: así funciona en el webmail

Cree la firma en Configuración > Identidades: haga clic en su dirección y rellene el campo Firma. Con el botón de la imagen obtiene una barra de herramientas de formato. En Configuración > Composición de Mensajes establece cuándo y dónde se añade la firma. Al escribir, la añade o la cambia con el botón Firma. El manual de Roundcube describe los pasos. En otros webmails y programas de correo funciona de forma similar, aunque no todos los programas colocan automáticamente la línea separadora encima.

Resumen

• Una firma indica su nombre, organización, teléfono y sitio web; nada más.
• La línea separadora es exactamente "-- " (dos guiones y un espacio, RFC 3676 sección 4.3); los programas la reconocen y omiten la firma al citar.
• Regla práctica: como máximo cuatro líneas (RFC 1855).
• El texto plano llega bien a todas partes; el logotipo debe ser pequeño, y los datos importantes nunca deben estar solo en una imagen.
• Los avisos legales tienen poco valor jurídico: breves y prudentes, u omitirlos.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A4.2: Revisión de su firma. Configure una firma para su identidad en Configuración > Identidades y envíese un correo a sí mismo con WMC A4.2 en el asunto. Abra el correo recibido, elija Más > Exportar y suba el archivo .eml. El programa lee el archivo solo en memoria y comprueba: que el asunto contiene A4.2; que hay una parte de texto; que hay una línea separadora que es exactamente "-- " (con espacio: verde; "--" sin espacio: naranja; sin línea separadora: rojo); que la firma bajo la línea separadora tiene como máximo cuatro líneas (verde), cinco o seis líneas (naranja) o más (rojo); que la firma contiene su nombre o parte de su nombre visible, o un número de teléfono o un sitio web; que, si su mensaje es HTML, también incluye una versión en texto plano (multipart/alternative); y una imagen en la firma que se envía como adjunto y ocupa más de 50 KB da naranja. Para cada punto verá verde, naranja o rojo con una explicación.

Para saber más

Los pasos que se indican para el webmail se aplican al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma similar.

• Roundcube Webmail 5.2: Crear una firma
• Roundcube Webmail 5.1: Su nombre como remitente
• Roundcube Webmail 10.1: La configuración más importante
• RFC 3676, sección 4.3 Usenet Signature Convention (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855