Adjuntos y archivos grandes
Módulo 3: Escribir correo · Tiempo de lectura: 11 minutos
Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección, usted sabrá calcular si sus archivos caben en un solo correo, entenderá por qué un adjunto aumenta de tamaño al enviarlo y elegirá la vía adecuada para los archivos grandes: reducirlos, convertirlos o usar un enlace compartido.
Conceptos clave: MIME, base64, límite por mensaje, tamaño máximo de adjuntos, servidor receptor, enlace compartido, fecha de caducidad, pdf, reducir una foto, recordatorio de adjuntos, vCard
Un adjunto convertido en texto
El correo se diseñó en su día para texto sin formato. Una foto, un pdf o una hoja de cálculo se componen de bytes arbitrarios, y estos no pueden viajar tal cual. Por eso existe MIME: una convención que divide un mensaje en partes, con una cabecera en cada parte que indica qué es (por ejemplo, Content-Type: application/pdf) y cómo está empaquetada. Para los archivos, ese empaquetado es casi siempre base64.
Base64 convierte cada 3 bytes de su archivo en 4 caracteres legibles (RFC 2045). Por tanto, el resultado es aproximadamente un tercio más grande que el original. Una foto de 3 MB ocupa en el correo unos 4 MB. Así se ve el comienzo de un adjunto de este tipo cuando consulta el código fuente de un mensaje:
Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64
JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...Cada línea de ese galimatías es un trocito de su pdf. El destinatario no ve nada de esto: su programa de correo lo convierte de nuevo en el archivo original.
Hacer cálculos: ¿cabe en un solo mensaje?
Todo servidor de correo tiene un límite por mensaje: el mensaje más grande que acepta, medido después del empaquetado. En WebOké es de 50 MB por mensaje, en todos los servidores de correo. Como base64 lo hace todo un tercio más grande, en un mensaje caben unos 36 MB de adjuntos. Esa cifra también la verá en el webmail como tamaño máximo de archivo al adjuntar.
La regla práctica para calcularlo usted mismo:
- Sume el tamaño de todos los adjuntos.
- Si el total supera unos 36 MB, no cabe en un solo correo en WebOké.
- Si es menor, cabe en su servidor. Pero eso es solo la mitad de la historia.
La otra mitad es el servidor receptor. También tiene un límite por mensaje, y a menudo es inferior a 50 MB. Muchos servicios aceptan mensajes de hasta unos 20 a 25 MB, pero esto varía según el servicio y puede cambiar. Si su mensaje es demasiado grande para el destinatario, recibirá un mensaje de error, a menudo con un código como 552 o con las palabras "message too big" o "message size exceeds". Su correo se ha enviado, sí, pero no ha llegado.
Por eso, una segunda regla práctica, más prudente: si envía más de 15 a 20 MB de adjuntos a alguien de fuera de su organización, opte mejor por un enlace compartido. Así no tendrá que adivinar.
Tenga en cuenta también que un mensaje con adjuntos grandes quedará guardado en su carpeta Enviados y en el buzón del destinatario. Cuenta para el almacenamiento de ambos (lección 5.4). Si envía el mismo archivo de 20 MB a cinco personas, estará cinco veces en los destinatarios y una vez en su buzón.
Reducir el tamaño: primero lo que más ahorra
Antes de crear un enlace compartido, compruebe si el archivo puede ser más pequeño. No todos los archivos son igual de grandes para lo que contienen.
- Las fotos de un teléfono o una cámara suelen ocupar varios MB cada una, porque se guardan a resolución completa. Para verlas en pantalla basta con una fracción de eso. Reducir una foto a, por ejemplo, 2000 píxeles de ancho suele hacerla muchas veces más pequeña, sin que se note la diferencia en pantalla. Casi siempre es lo que más espacio ahorra.
- Documentos: un presupuesto en .docx puede ser grande por las imágenes insertadas y a veces se ve distinto en el equipo del destinatario. Un pdf suele ser más pequeño, se ve igual en todas partes y no se puede modificar por accidente.
- Los documentos escaneados son imágenes. Escanee a menor resolución o en blanco y negro si no necesita color.
- Comprimir en zip ayuda con archivos de texto y hojas de cálculo, pero apenas con fotos, vídeos y pdf: ya están comprimidos.
Con los vídeos, reducir el tamaño a menudo no basta. Un vídeo de unos pocos minutos supera fácilmente los 36 MB. En ese caso, el enlace compartido es la única vía adecuada.
El enlace compartido: el archivo se queda, el enlace viaja
Con un enlace compartido, usted sube el archivo a un almacenamiento en línea, como Nextcloud u otra nube, y envía solo un enlace. El correo sigue siendo ligero, el destinatario descarga el archivo cuando quiera y usted puede retirar el enlace más adelante.
Un buen enlace compartido tiene:
- una fecha de caducidad, para que el archivo no quede público durante años;
- una contraseña en el caso de archivos confidenciales, que usted comunica por otro canal (SMS o teléfono), no en el mismo correo;
- solo lectura, salvo que la otra persona realmente tenga que subir algo.
Una trampa: un enlace compartido sin contraseña funciona para cualquiera que tenga el enlace. Si el destinatario reenvía su correo, el siguiente destinatario también podrá acceder al archivo. Con datos personales o presupuestos, una contraseña y una fecha de caducidad no son, por tanto, ningún lujo.
Otra trampa: algunos destinatarios desconfían de los enlaces, con razón tras tanto phishing (lección 2.4). Por eso, indique en el correo qué pueden esperar: "Recibirá un enlace a nuestro Nextcloud; el archivo se llama foto's-bruiloft.zip y el enlace funciona hasta el 1 de junio."
Adjuntos olvidados y una tarjeta de visita
¿Quién no ha escrito alguna vez "véase el adjunto" y luego no ha adjuntado nada? El webmail puede avisarle: con Recordatorio sobre adjuntos olvidados, al pulsar Enviar comprueba si su texto contiene palabras como "adjunto" sin que haya ningún adjunto. Este recordatorio está desactivado por defecto; puede activarlo en Configuración > Composición de Mensajes.
Con Adjuntar vCard envía un contacto de su libreta de direcciones como tarjeta de visita (un archivo .vcf). El destinatario lo añade con un solo clic a su propia libreta de direcciones. Resulta práctico cuando quiere facilitar a alguien los datos de un compañero o un proveedor. Encontrará más sobre vCard en la lección 7.2.
En la práctica: así funciona en el webmail
En la pantalla Redactar, añada un adjunto con Adjuntar en la parte superior o con Adjuntar un archivo a la derecha, o arrastre un archivo al recuadro de la derecha. Allí verá también el tamaño máximo de archivo. El recordatorio de adjuntos olvidados se encuentra en Configuración > Composición de Mensajes. El manual de Roundcube describe los pasos. En otros webmails funciona de forma parecida, pero el límite por mensaje varía según el proveedor.
Resumen
- Los adjuntos se empaquetan como texto con base64 y, por ello, aumentan aproximadamente un tercio (3 bytes pasan a ser 4 caracteres).
- En WebOké, un mensaje puede ocupar 50 MB; eso equivale a unos 36 MB de adjuntos.
- Los servidores receptores a menudo aceptan menos; para archivos grandes destinados al exterior, mejor un enlace compartido.
- Reduzca primero las fotos y convierta los documentos a pdf; comprimir en zip no ayuda con fotos ni vídeos.
- Un enlace compartido lleva fecha de caducidad y, con archivos confidenciales, una contraseña comunicada por otro canal.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio A3.3: ¿Cabe en un solo correo? Parta de la regla práctica de WebOké: unos 36 MB de adjuntos caben en un mensaje de 50 MB, porque base64 lo hace todo aproximadamente un tercio más grande. En las situaciones 1 a 3, elija "cabe" o "no cabe, enlace compartido". (1) Sanne envía a Ahmed dos pdf: el presupuesto de 3 MB y el plan floral de 5 MB. (2) Daan quiere enviar a Sanne un vídeo del montaje de un arco nupcial; el archivo ocupa 120 MB. (3) Sanne quiere enviar a Ahmed doce fotos de ramos de novia anteriores, de 3,5 MB cada una, directamente de su cámara, en un solo correo. Pregunta 4: Sanne tiene que hacer sitio para otro correo y puede reducir antes un archivo. ¿Qué archivo elige: (a) offerte-bruiloft.pdf de 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg de 9 MB directamente de la cámara, (c) prijslijst.docx de 0,2 MB? El programa compara sus cuatro respuestas con la clave y muestra el cálculo de cada situación.
Para saber más
Cuando se describen pasos en el webmail, se aplican al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma parecida.
- Roundcube Webmail 4.3: Enviar archivos adjuntos
- He rechazado el correo electrónico: el mensaje es demasiado grande
- Mensajes de error resueltos 1.6: 552 Mailbox full o message too big
- Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 3.2: Almacenamiento, cuota y un buzón lleno
- RFC 2045, MIME parte 1, sección 6.8 sobre base64 (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045