Un sistema que pueda mantener
Módulo 5: Organizar y encontrar · Tiempo de lectura: 8 minutos
Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá elegir y configurar un método sencillo para su buzón, de modo que vea lo que aún queda por hacer y encuentre su correo sin tener que ordenarlo cada día.
Conceptos clave: Entrada como bandeja de trabajo, cuatro decisiones, marcar, no leído, archivo, momentos fijos, buzón compartido
Por qué un sistema
Un buzón lleno rara vez es el problema. El problema es que ya no ve lo que aún queda por hacer. La pregunta de un cliente se pierde entre boletines, una factura que todavía tiene que pagar está en la página cuatro. Un sistema lo resuelve con unos pocos acuerdos fijos consigo mismo. No tiene por qué ser complicado. Sobre todo debe ser tan sencillo que dentro de tres meses lo siga aplicando.
No existe un método mejor que los demás. Cada persona trabaja de forma distinta, y un autónomo recibe un correo diferente al de una asociación. Esta lección le ofrece los elementos básicos y las opciones. Usted elige lo que mejor le encaja.
Entrada como bandeja de trabajo
La base de casi cualquier sistema que funcione: Entrada es una bandeja de trabajo, no un archivo. Lo que está en Entrada todavía le exige algo. Lo que está terminado, sale de ahí. Así, con un vistazo a Entrada sabe enseguida cuánto trabajo tiene pendiente.
Para ello toma, con cada mensaje, una de estas cuatro decisiones:
- Fuera. No lo necesita. Elimínelo, o márquelo como spam si es spam. Un boletín que nunca lee: dese de baja y así no volverá a llegar.
- Archivo. Está terminado, pero quiere conservarlo. Un clic en Archivo (lección 5.1) y desaparece de la vista, pero lo vuelve a encontrar buscando (lección 5.3).
- Hacer. Hay que hacer algo que lleva más de unos minutos. Déjelo donde está y póngale una marca (la bandera Resaltado) para que destaque. Si lleva menos de unos minutos, hágalo enseguida y después archívelo.
- Esperar. Está esperando una respuesta o un pago. Puede marcarlo o moverlo a una carpeta propia Esperando, que revisa una vez por semana.
Lo más importante es no pasar al siguiente sin decidir. Cada mensaje que abre y deja sin tomar una decisión tendrá que volver a leerlo más adelante.
Pocas carpetas y búsqueda, o muchas carpetas
¿Cuántas carpetas necesita? Hay dos escuelas.
Muchas carpetas: una carpeta por cliente, por proyecto, por proveedor. Ventaja: ve todo lo de un cliente junto. Inconveniente: cada mensaje exige decidir adónde va, y un correo que trata de dos clientes no encaja en ninguna de las dos. Al cabo de un año suele tener cuarenta carpetas, de las que usa cinco.
Pocas carpetas y búsqueda: un único archivo, dividido por años si quiere, y para lo demás, buscar. Ventaja: archivar es un clic, sin pensar. Inconveniente: tiene que saber buscar bien. La lección 5.3 muestra que en el webmail eso funciona muy bien: por remitente, destinatario, contenido, en todas las carpetas a la vez.
A muchas personas les funciona mejor una vía intermedia: unas pocas carpetas para lo que de verdad debe ir aparte (por ejemplo Facturen (facturas) para la contabilidad) y, por lo demás, un único archivo. Las carpetas que se llenan automáticamente con un filtro (módulo 6) no le cuestan trabajo. Por eso puede tener unas cuantas más de esas.
Marcar, no leído y filtrar la lista
Algunas herramientas del webmail facilitan el sistema:
- Resaltado. Con Marcar > Resaltado un mensaje recibe una bandera y aparece en rojo en la lista. La bandera se guarda en el servidor, así que su programa de correo y su teléfono también la ven (allí suele llamarse estrella o bandera).
- No leído. Con Marcar > No leído vuelve a poner un mensaje como no leído. Es práctico como recordatorio, pero poco fiable como sistema: un teléfono que abre un momento el mensaje lo vuelve a poner como leído.
- Tipo en las opciones de búsqueda. En Tipo elija, por ejemplo, Resaltado o Sin contestar. La lista mostrará solo esos mensajes. Sin contestar es útil en Entrada: son los mensajes a los que todavía no ha respondido. Atención: el webmail solo sabe si usted ha hecho clic en Responder. Si respondió desde el teléfono o devolvió la llamada, el mensaje sigue contando como sin contestar, salvo que su aplicación de correo también lo marque como respondido.
También hay una trampa: marcar como leído automáticamente. Si el webmail está configurado para que un mensaje cuente como leído en cuanto aparece en el panel de vista previa, el estado no leído pierde su sentido. En Configuración > Preferencias > Vista de Buzón elige después de cuántos segundos un mensaje cuenta como leído (lección 2.1).
Momentos fijos
Quien reacciona todo el día a cada correo nuevo apenas llega a hacer otro trabajo. Un sistema funciona mejor con momentos fijos: por ejemplo, por la mañana, después de comer y al final del día. En cada momento despacha Entrada con las cuatro decisiones. Una vez por semana revisa los mensajes marcados y la carpeta Esperando. La frecuencia depende de su trabajo. Una tienda online con consultas de clientes mira más a menudo que una asociación. Lo importante es que decida usted, en lugar de que cada notificación decida por usted.
Un buzón compartido
Si varias personas trabajan en un mismo buzón, como info@, necesitan acuerdos; si no, responden dos personas o ninguna. Por ejemplo:
- Quien se ocupa de un mensaje lo marca enseguida (todos ven la bandera, porque se guarda en el servidor).
- Después de responder, el mensaje va al archivo, para que Entrada muestre lo que queda pendiente.
- Las respuestas salen desde la misma dirección y con la misma firma (módulo 4).
- Cada día una persona se encarga de que Entrada quede vacía.
Acuerde también lo que no se hace: nadie configura un programa de correo con POP en este buzón, porque entonces el correo desaparece para los demás (lección 1.2).
En la práctica: así funciona en el webmail
Marcar está en la barra de herramientas sobre el mensaje; Archivo aparece como botón en cuanto ha elegido una carpeta de archivo en Configuración > Preferencias > Carpetas especiales. Tipo y los demás filtros están en las opciones de búsqueda (la flecha del campo de búsqueda). Los pasos se explican en el manual de Roundcube, en Marcar, mover y eliminar y en Archivar mensajes. En otros webmails funciona de forma parecida: Gmail tiene un botón Archivar y estrellas, Outlook.com un botón Archivar y banderas.
Resumen
- Entrada es una bandeja de trabajo: lo que contiene todavía le exige algo.
- Tome una decisión con cada mensaje: fuera, archivo, hacer (marcar) o esperar.
- Pocas carpetas y una buena búsqueda dan menos trabajo que muchas carpetas; las carpetas que llena un filtro no cuestan nada.
- Las marcas y el estado respondido se guardan en el servidor, así que también los ven los compañeros en un buzón compartido.
- Despache Entrada en momentos fijos y establezca acuerdos si comparte un buzón.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio D5.2: Su plan de organización. Abra su propio buzón en el webmail. Cuente cuántas carpetas tiene (Configuración > Carpetas) y cuántos mensajes no leídos hay en Entrada. Después elija un sistema: pocas carpetas más archivo, muchas carpetas o una vía intermedia. Configúrelo: elija una carpeta de archivo en Carpetas especiales si todavía no la tiene, elimine las carpetas que no ha usado en un año (mueva antes el correo a su archivo) y despache Entrada una vez con las cuatro decisiones. Después responda para sí mismo: ¿cuántas carpetas tenía y cuántas tiene ahora? ¿Cuántos mensajes quedan en Entrada, y todos ellos le exigen de verdad algo todavía? ¿En qué momentos fijos mirará a partir de ahora su correo? Y si comparte un buzón: ¿qué dos acuerdos establece con sus compañeros?
Ejercicio D5.2: Su plan de organización
Este ejercicio lo hace usted mismo; nadie lo revisa. Marque lo que haya hecho y señale el ejercicio como realizado.
Un sistema práctico: la Bandeja de entrada es su bandeja de trabajo. Para cada mensaje decide: eliminar, archivar, hacer (marcar) o esperar. Pocas carpetas y una buena búsqueda funcionan mejor para la mayoría de las personas que decenas de carpetas. Reserve un momento fijo para revisar los mensajes marcados y la bandeja de trabajo.
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Para saber más
Cuando se indican pasos en el webmail, se refieren al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma parecida.