Varias direcciones y buzones

Módulo 4: Usted como remitente · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección conocerá la diferencia entre una dirección y un buzón, sabrá elegir en cada situación la mejor de cuatro formas de trabajar con varias direcciones y podrá acordar buenas normas para un buzón compartido.

Conceptos clave: buzón, dirección, alias, reenviador (forwarder), identidad adicional, vincular otro buzón, selector de cambio, ventana privada, programa de correo, buzón compartido, marcas

Una dirección no es lo mismo que un buzón

Mucha gente usa "dirección de correo" y "buzón" indistintamente. Para esta lección, la diferencia es importante.

• Un buzón es un espacio de almacenamiento en el servidor, con sus propias carpetas, su propio límite de almacenamiento y su propia contraseña. Usted inicia sesión en él.
• Una dirección es solo un nombre al que llega el correo. Todo buzón tiene una dirección, pero una dirección no necesita tener un buzón propio. Una dirección sin almacenamiento propio que reenvía el correo se llama forwarder (reenviador o alias). En ella no se puede iniciar sesión.

Ejemplo: sanne@example.com es un buzón. info@example.com puede ser un segundo buzón, con contraseña y carpetas propias. Pero también puede ser un forwarder que reenvía todo el correo a sanne@. Para quien escribe, no hay diferencia. Para Sanne sí: en el primer caso tiene que mirar en dos sitios; en el segundo, todo llega a una sola Entrada.

Lo que elija depende de una sola pregunta: ¿el correo debe quedarse en un lugar propio o puede llegarle a una persona? El correo de contabilidad que debe leer la persona responsable de la contabilidad, y más adelante quien la sustituya, debe estar en un buzón propio. El correo para bestellingen@ (pedidos), que de todos modos siempre acaba en manos de Sanne, puede ser un forwarder.

Cuatro formas de trabajar con varias direcciones

1. Identidad adicional con un forwarder

Si el correo de una segunda dirección le llega de todas formas a usted, convierta esa dirección en un forwarder hacia su propio buzón y cree en el webmail una identidad adicional (lección 4.1). Así lee todo en un solo lugar y elige en Remitente desde qué dirección responde. El control de remitente del servidor lo permite, porque la dirección reenvía a su buzón.

Adecuado para: una persona con varias direcciones. No es adecuado si el correo de esa dirección debe guardarse por separado.

2. Vincular otro buzón y cambiar entre ellos

Si realmente tiene dos buzones, cada uno con su propia contraseña, puede vincular el segundo a una identidad adicional. Para ello introduce el nombre del servidor, la dirección y la contraseña del segundo buzón. Después aparece encima de sus carpetas un selector de cambio: con un clic está en el otro buzón, con sus propias carpetas y su propio correo, sin volver a iniciar sesión. Lo que envíe entonces sale desde ese buzón y se guarda en su propia carpeta Enviados.

Adecuado para: quien trabaja a menudo en dos o tres buzones y no quiere cerrar sesión cada vez. Atención: si más adelante cambia la contraseña del buzón vinculado, cámbiela también en la identidad. En el webmail de WebOké solo puede vincular buzones alojados en WebOké.

3. Dos buzones a la vez con una ventana privada

Su navegador recuerda por ventana quién ha iniciado sesión (lección 1.3). Si abre una ventana privada (en Chrome y Edge, de incógnito), esa ventana tiene una sesión propia y vacía. Allí puede iniciar sesión con un segundo buzón mientras el primero sigue abierto en su ventana normal. Al cerrar la ventana privada, ese inicio de sesión desaparece.

Adecuado para: echar un vistazo de vez en cuando a otro buzón sin configurar nada. No resulta práctico si lo hace todos los días.

4. Un programa de correo con varias cuentas

Un programa de correo como Thunderbird, Outlook o Apple Mail muestra varias cuentas a la vez, con una sola lista de correo no leído y notificaciones para todo. Funciona mediante IMAP (lección 1.2), así que ve el mismo correo que en el webmail. También puede leer el correo sin conexión, por ejemplo en el tren.

Adecuado para: quien trabaja todo el día con muchos buzones. Puede combinarlo sin problema con el webmail.

Un buzón compartido entre varias personas

Una configuración habitual: info@example.com es un buzón propio y tanto Sanne como Daan lo consultan. Funciona bien si sabe cómo lo registra IMAP y se ponen de acuerdo en unas cuantas normas.

Lo que comparte el servidor son las marcas: leído, respondido, marcado. Si Daan abre un mensaje, a Sanne también le aparece como leído. Si Sanne lo responde desde info@, recibe la flecha de respondido, y Daan también la ve. La carpeta Enviados de info@ muestra lo que se ha enviado en nombre de info@, lo haya enviado quien lo haya enviado.

Ahí están precisamente las trampas:

• "Leído" no significa "resuelto". Daan abre un correo, ve que es para Sanne y lo deja ahí. Sanne lo ve como leído y lo pasa por alto. Nadie responde.
• Responder dos veces. Sanne y Daan abren la misma pregunta a la vez y responden los dos, con información ligeramente distinta.
• Responder desde el buzón equivocado. Daan envía una respuesta desde su propio buzón en lugar de desde info@. Entonces no aparece en la carpeta Enviados compartida y Sanne no sabe que ya está hecho.

Algunas normas que lo evitan:

1. Quien se ocupa de un correo lo marca (la bandera) o lo mueve a una carpeta "En progreso". Quien ve un correo marcado lo deja estar.
2. Las respuestas se envían siempre desde info@, para que queden en la carpeta Enviados compartida. Quien responda desde su propio buzón pone info@ en Cc.
3. Cuando algo está resuelto, va a Archivo. La Entrada solo contiene lo que aún queda por hacer (lección 5.2).
4. Cada persona tiene su propia identidad dentro de info@, por ejemplo "Daan | Bloemenatelier Example", para que el cliente sepa quién le responde.

Un último punto: si comparte la contraseña de info@ con varias personas, debe cambiarla cuando un compañero se marche y comunicársela a los demás. Con un buzón vinculado (forma 2), después también debe cambiarla en la identidad.

En la práctica: así funciona en el webmail

Una identidad adicional se crea en Configuración > Identidades > Crear. Ahí encontrará también la sección Vincular otro buzón, con Habilitar y los datos del segundo buzón. Después de guardar, cambie de buzón con el selector que hay encima de sus carpetas. Un forwarder y un buzón nuevo se crean en el panel de administración de su alojamiento (en WebOké, DirectAdmin). Una ventana privada se abre con Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) o Ctrl+Shift+P (Firefox). El manual de Roundcube describe los pasos. En otros webmails funciona de forma parecida; Gmail y Outlook.com, por ejemplo, tienen sus propias formas de añadir una segunda cuenta.

Resumen

• Un buzón tiene almacenamiento propio y una contraseña; un forwarder es solo una dirección que reenvía.
• Identidad adicional con forwarder: una persona, varias direcciones, todo en un solo lugar.
• Vincular otro buzón: cambiar entre buzones reales sin volver a iniciar sesión.
• Ventana privada para un uso ocasional, programa de correo para quien trabaja todo el día con muchos buzones.
• En un buzón compartido, todos los usuarios comparten las marcas; acuerden quién se ocupa de qué y respondan desde la dirección compartida.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A4.3: ¿Qué opción es la adecuada? Lea las cuatro situaciones y elija para cada una la mejor forma: "identidad adicional con forwarder", "vincular otro buzón", "ventana privada" o "programa de correo". (1) Sanne quiere enviar correo también como bestellingen@example.com; esa dirección no tiene buzón propio y todo su correo puede llegar sin problema a su propia Entrada. (2) Daan tiene su propio buzón y además gestiona el buzón boekhouding@example.com, que tiene su propia contraseña y está en el mismo proveedor; trabaja en el webmail y quiere cambiar entre ambos varias veces al día con un clic, sin volver a iniciar sesión. (3) Sanne quiere echar un vistazo una sola vez, en su propio portátil, al buzón de un becario, junto a su propio buzón, sin configurar nada, y después el portátil no debe recordar nada. (4) Daan trabaja todo el día con cuatro buzones, quiere notificaciones de correo nuevo para los cuatro y quiere poder leer su correo sin conexión en el tren. Elija una opción para cada situación en los campos de selección; el programa la compara con la solución y explica en cada situación por qué.

Para saber más

Cuando se indican pasos en el webmail, se refieren al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma parecida.

• Roundcube Webmail 5.3: Enviar desde otra dirección
• Roundcube Webmail 5.4: Usar varios buzones
• Enviar correo desde varios alias, error: Account xxx can not send emails from
• Crear una nueva dirección de correo o buzón
• Reenviar correo electrónico a otra dirección (reenviadores, catch-all no recomendado)
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 3.3: Pseudónimos, redirección y captura-todo: prácticos, pero con riesgos
• IMAP o POP3: ¿cuál es la diferencia y cuál elegir?