Importar, exportar y migrar
Módulo 7: Su libreta de direcciones · Tiempo de lectura: 9 minutos
Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección, usted podrá llevar sus contactos como archivo a la webmail y desde ella, elegirá con criterio entre vCard y CSV, y evitará duplicados y grupos perdidos.
Conceptos clave: vCard (.vcf), CSV, asignar campos, asignación de grupos (CATEGORIES), duplicados, Reemplazar toda la lista de contactos, copia de seguridad, CardDAV
Su libreta de direcciones no se migra sola
Cuando traslada su correo de un proveedor a otro, sus mensajes y carpetas suelen ir con él: están en el servidor IMAP y una herramienta de migración los copia. Su libreta de direcciones está en otro sitio. En la webmail es una lista propia que pertenece a la webmail, no a su buzón. Por eso, una migración del correo no la incluye. Lo mismo ocurre a la inversa: quien pasa de Gmail u Outlook a un buzón nuevo deja atrás sus contactos hasta que los lleve consigo.
Para llevarlos se usa un archivo. Usted exporta desde el programa antiguo, obtiene un archivo y lo importa en el nuevo. Hay dos tipos de archivo que encontrará a menudo.
vCard: la tarjeta de visita
Una vCard es un archivo de texto con la extensión .vcf. Cada tarjeta empieza con BEGIN:VCARD y termina con END:VCARD. Entre ambas hay un dato por línea, precedido de un nombre fijo. Así es una tarjeta de Ahmed:
BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARDVERSIONindica qué versión del formato es. La versión 4.0 está en la RFC 6350; la versión 3.0 es más antigua, pero casi todos los programas la siguen usando y leyendo. La webmail exporta en la versión 3.0.FNes el nombre completo tal como lo ve usted,Nel nombre por partes (apellido, nombre).EMAIL,TELyORGse explican por sí solos. Una tarjeta puede tener varias direcciones y números.CATEGORIESes la línea de los grupos. Si Ahmed está en su grupo "Klanten" (Clientes), la webmail lo indica aquí al exportar.
Un archivo .vcf puede contener una sola tarjeta o cientos seguidas. La ventaja de vCard: el significado de cada campo está fijado. Un programa no tiene que adivinar qué es un número de teléfono.
CSV: una tabla sin acuerdos
CSV (comma-separated values) es una tabla en forma de texto: la primera línea contiene los nombres de las columnas y cada línea siguiente es una persona, con comas o puntos y coma entre los datos. Puede abrirlo en una hoja de cálculo. Eso resulta práctico para limpiar una lista, pero tiene un inconveniente: no hay un acuerdo fijo sobre las columnas. Google llama a una columna de otra forma que Outlook, y un Outlook en español, a su vez, de otra forma que uno en inglés.
Por eso, con un archivo CSV la webmail tiene que asignar las columnas a sus propios campos. Si no reconoce una columna, le pregunta a usted qué columna corresponde a qué campo. Revise bien esa asignación. Un error clásico: la columna con la dirección del trabajo no se asigna y usted acaba con cien contactos sin dirección de correo.
Otras dos trampas con CSV:
- Caracteres extraños. Si después de importar ve "Müller" en lugar de "Müller", el archivo no se guardó en UTF-8. Guárdelo de nuevo en su hoja de cálculo como CSV en UTF-8 y vuelva a importarlo.
- Separador. Las hojas de cálculo en idiomas que usan la coma decimal, como el español o el neerlandés, suelen usar el punto y coma. Si todo aparece en una sola columna, el programa leyó mal el separador.
Si puede elegir, elija vCard. Google Contactos, Outlook y Contactos de Apple pueden exportar como vCard o como CSV.
Importar sin daños
En Contactos > Importar elige el archivo. Debajo hay dos opciones que marcan la diferencia entre una importación ordenada y una libreta de direcciones desordenada.
Importar asignaciones de grupo determina qué hace la webmail con los grupos del archivo (las líneas CATEGORIES):
| Opción | Qué ocurre |
|---|---|
| Ninguno | Solo se importan los contactos, sin grupos |
| Todos (crear grupos si es necesario) | Se importa cada grupo del archivo; la webmail crea los grupos que faltan |
| Sólo para los grupos existentes | Solo se rellenan los grupos que usted ya tiene |
Reemplazar toda la lista de contactos borra primero todo lo que hay y lo sustituye por el contenido del archivo. Solo es adecuado si el archivo contiene realmente todo lo que quiere conservar. Déjelo desactivado por defecto.
¿Y qué pasa con los duplicados? Si ya existe un contacto con la misma dirección de correo y el mismo nombre, la webmail lo omite al importar. Si el nombre está escrito de otra forma ("Ahmed Benali" frente a "A. Benali"), no lo reconoce como duplicado y la persona aparece dos veces. Así que, si importa por error el mismo archivo dos veces, no es grave. Si importa desde dos fuentes con grafías distintas, haga limpieza al terminar.
Un ejemplo. Sanne cambia de un programa de correo antiguo. Allí exporta sus contactos como vCard: 212 tarjetas. Los importa con "Todos (crear grupos si es necesario)" y deja desactivado "Reemplazar toda la lista de contactos". Después vuelve a ver sus grupos antiguos "Klanten" (Clientes) y "Leveranciers" (Proveedores), y busca algunos nombres que tenía en ambos programas para eliminar duplicados.
Si recibe una tarjeta de visita como adjunto en un correo, no hace falta guardarla primero: con un adjunto .vcf, la webmail muestra un botón para añadirlo a su libreta de direcciones.
Exportar como copia de seguridad
Para exportar, vaya a Contactos > Exportar. Obtendrá un único archivo .vcf con todos sus contactos; con la flecha de al lado elige entre Exportar todo y Exportar seleccionados (solo los seleccionados). Si sus contactos están en grupos, estos aparecen como CATEGORIES en el archivo. Abra el archivo en un editor de texto y compruébelo: si ve los nombres de los grupos, se volverán a importar con él.
Una exportación es también su copia de seguridad. Su correo está en el servidor y este hace copias de seguridad, pero su libreta de direcciones la borra con un solo clic equivocado en Reemplazar toda la lista de contactos. Exportar un par de veces al año y guardar el archivo en un lugar seguro le lleva un minuto. Eso sí, tenga en cuenta que un archivo así contiene datos personales. No lo deje olvidado en su carpeta de Descargas ni en una carpeta compartida.
La libreta de direcciones de su teléfono es otra libreta
Los contactos de su teléfono y la libreta de direcciones de la webmail son dos listas independientes. Un contacto nuevo en su teléfono no aparece automáticamente en la webmail, ni al revés. Su programa de correo solo descarga su correo con IMAP, no los contactos.
Si quiere una sola libreta de direcciones en todos sus dispositivos, necesita CardDAV: un estándar para sincronizar contactos entre un servidor y sus dispositivos. Nextcloud, por ejemplo, lo permite, y los teléfonos y programas de correo lo admiten. La webmail de WebOké no sincroniza con CardDAV; ahí se usa importar y exportar. Por tanto, elija un único lugar como fuente de referencia y, desde ahí, haga de vez en cuando una exportación.
En la práctica: así funciona en la webmail
Importar y Exportar están en la parte superior de Contactos. Una importación puede ser un archivo .vcf o CSV. La explicación paso a paso está en el manual de Roundcube (8.3). En otras webmails funciona de forma parecida: Gmail y Outlook.com también ofrecen importar y exportar en sus contactos, normalmente con los mismos dos tipos de archivo.
Resumen
- Su libreta de direcciones no se migra sola al trasladar el correo: llévela con una exportación y una importación.
- vCard (.vcf) tiene campos fijos y los grupos como CATEGORIES; CSV es una tabla cuyas columnas debe asignar.
- Deje desactivado Reemplazar toda la lista de contactos y, para los grupos, elija con criterio entre Ninguno, Todos o Sólo para los grupos existentes.
- La webmail solo reconoce duplicados con la misma dirección y el mismo nombre; haga limpieza después de importar.
- Una exportación es su copia de seguridad y contiene datos personales; la libreta de direcciones de su teléfono es otra lista.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio A7.2: Revisión de su libreta de direcciones. Exporte su libreta de direcciones en la webmail (Contactos > Exportar; obtendrá un archivo .vcf) y súbalo. Si todavía tiene pocos contactos, cree primero al menos tres y ponga al menos uno en un grupo. El programa lee el archivo solo en memoria y no guarda nada. Comprueba: que haya al menos 3 tarjetas; que la versión sea 3.0 o 4.0; que cada tarjeta tenga un nombre (FN) y una dirección de correo; que no haya duplicados (la misma dirección de correo en dos tarjetas); y que haya al menos un grupo (CATEGORIES, si no, naranja). Solo verá recuentos, como "24 tarjetas, 2 sin dirección de correo, 1 duplicado", nunca nombres ni direcciones. Verde si todo es correcto; naranja si falta el grupo, si hay tarjetas sin nombre o sin dirección de correo o si hay duplicados; rojo si hay menos de 3 tarjetas o una versión desconocida.
Para saber más
Los pasos descritos en la webmail se refieren a la webmail de WebOké; en otras webmails funciona de forma parecida.