Buscar como un profesional
Módulo 5: Organizar y encontrar · Tiempo de lectura: 9 minutos
Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección, sabrá elegir para cada búsqueda el campo, el tipo, la fecha y el ámbito adecuados, y entenderá por qué el webmail a veces no encuentra algo.
Conceptos clave: campo de búsqueda, opciones de búsqueda, Ámbito, Mensaje completo, Tipo, IMAP SEARCH, borrar la búsqueda
La búsqueda se hace en el servidor
Cuando busca en el webmail, no es su navegador el que recorre su correo, sino el servidor de correo. El webmail envía mediante IMAP una orden de búsqueda (IMAP SEARCH) al servidor, por ejemplo: "dame los mensajes de Entrada cuyo remitente contiene ahmed". El servidor devuelve los números de los mensajes que coinciden y el webmail los muestra.
Esto explica varias cosas:
- La búsqueda es igual de rápida en un portátil antiguo que en un ordenador potente, porque el trabajo se hace en el servidor.
- Busca en todo lo que está en el servidor, también en mensajes de hace años que su programa de correo ya no ha descargado.
- Lo que el servidor no ve como texto, no lo encuentra. El texto de un adjunto, como un PDF o un archivo de Word, no se examina. Por tanto, una palabra que solo aparece en el presupuesto adjunto no la encontrará. En ese caso, busque por el remitente, el asunto o el periodo.
Dónde busca: los campos
Por defecto, el webmail busca en el asunto y el remitente. Con la flecha del campo de búsqueda abre las opciones de búsqueda y elige usted mismo dónde mira el webmail. Puede activar varios campos a la vez; un mensaje cuenta entonces como resultado si la palabra aparece en al menos uno de esos campos.
| Campo | Dónde busca el webmail | Ejemplo |
|---|---|---|
| Asunto | la cabecera Subject | "presupuesto" |
| Remitente | la cabecera From, nombre y dirección | "ahmed" o "example.net" |
| Destinatario | la cabecera To | la dirección de un proveedor al que escribió |
| Cc | la cabecera Cc | alguien que recibió copia |
| Cco | la cabecera Bcc (solo en su propio correo enviado) | a quién envió una copia oculta |
| Cuerpo | el texto del mensaje | una palabra del propio correo |
| Mensaje completo | cabeceras y texto juntos | si no sabe dónde está la palabra |
También existen Responder a y Responder a todos, para las cabeceras con ese nombre. Rara vez los necesitará.
¿Por qué no usar siempre Mensaje completo? Porque obtendrá muchos más resultados. Si busca "example.net" en todo el mensaje, no solo encontrará el correo de Ahmed, sino cualquier correo en el que ese dominio aparezca en algún lugar: en una firma, en un correo reenviado, en una cabecera de un servidor. Cuanto más específico sea el campo, más corta será la lista.
Tipo y fecha: acotar más la lista
Con Tipo elige qué mensajes quiere ver: Todo, No leído, Resaltado, Sin contestar, Eliminado, No eliminado, Con adjunto o Prioridad. Funciona también sin palabra de búsqueda. Si en Enviados elige solo el tipo Con adjunto, verá todo lo que envió con un adjunto.
Con Fecha elige un periodo: más reciente o más antiguo que una semana, un mes o un año. "Más antiguo que un año" es útil para hacer limpieza (lección 5.4), "más reciente que un mes" si sabe que fue hace poco.
Tipo, fecha y palabra de búsqueda se combinan. Cada criterio adicional acorta la lista.
Ámbito: en qué carpetas
El Ámbito determina en qué carpetas busca el servidor:
- Carpeta actual: solo la carpeta que tiene abierta. Lo más rápido y lo más reducido.
- Ésta y subcarpetas: la carpeta que tiene abierta más todas las carpetas que hay debajo. Útil si tiene una carpeta Klanten (clientes) con una subcarpeta por cliente, o un archivo dividido por años.
- Todas las carpetas: cualquier carpeta de su buzón, también Enviados, Spam y Papelera.
Si busca en varias carpetas a la vez, verá también en qué carpeta está cada mensaje. Así ve enseguida dónde ha ido a parar un mensaje, por ejemplo por un filtro.
Tenga en cuenta dos cosas. El ámbito es relativo: "Ésta y subcarpetas" significa algo distinto si está en Entrada que si está en Klanten. Y un mensaje que envió usted mismo está en Enviados, no en Entrada. Si busca un correo que usted envió a alguien, lo correcto es el campo Destinatario y un ámbito que incluya Enviados.
Un método en tres pasos
Si busca algo y no sabe por dónde empezar, vaya de lo concreto a lo amplio:
- ¿Qué sabe con seguridad? El remitente, una palabra del asunto, aproximadamente cuándo. Elija el campo correspondiente.
- ¿Dónde estará probablemente? Elija el ámbito más reducido que seguro que es correcto.
- ¿No ha encontrado nada? Amplíe paso a paso: añada Cuerpo, después Todas las carpetas y solo al final Mensaje completo. Mire también en Spam y Papelera; con Todas las carpetas se incluyen automáticamente.
Busque por una parte de un nombre si no está seguro del resto: solo el apellido "Vries" encuentra también "Sanne de Vries". Las mayúsculas no importan.
Después de buscar, no olvide borrar la búsqueda con la cruz del campo de búsqueda. Si no, la lista sigue filtrada y pensará que falta correo. Además, las opciones elegidas se mantienen para su próxima búsqueda. Quien se sorprende de que una búsqueda normal de repente busque en todas las carpetas, a menudo olvidó que la vez anterior lo configuró así.
Buscar en su libreta de direcciones
La libreta de direcciones tiene su propio campo de búsqueda. Allí busca por nombre o dirección, y con Buscar en la parte superior de forma más avanzada, por ejemplo por organización. Esto es independiente de la búsqueda en su correo. El módulo 7 trata la libreta de direcciones con más detalle.
En la práctica: así funciona en el webmail
El campo de búsqueda está encima de la lista de mensajes; la flecha a su derecha abre las opciones de búsqueda con los campos, Tipo, Fecha y Ámbito. El sobre del campo de búsqueda muestra con un clic solo los mensajes no leídos. Los pasos están en el Manual de Roundcube, en Buscar en su correo. En otros webmails funciona de forma parecida: Gmail y Outlook.com tienen una barra de búsqueda con opciones avanzadas, y Gmail admite operadores de búsqueda como from: y has:attachment.
Resumen
- La búsqueda se hace en el servidor de correo (IMAP SEARCH); el texto de los adjuntos no se examina.
- Elija el campo más específico: Remitente, Destinatario o Asunto dan menos ruido que Mensaje completo.
- Tipo y Fecha acortan la lista, también sin palabra de búsqueda.
- Ámbito: Carpeta actual, Ésta y subcarpetas, o Todas las carpetas. Su propio correo enviado está en Enviados.
- Vaya de lo concreto a lo amplio y borre la búsqueda cuando termine.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio A5.3: ¿Qué búsqueda? Sanne tiene en su buzón Entrada, Enviados, Spam, Papelera, una carpeta Klanten (clientes) con una subcarpeta por cliente, y un Archivo dividido por años. Para cada pregunta, elija el Ámbito (Carpeta actual, Ésta y subcarpetas o Todas las carpetas) y el campo de búsqueda (Asunto, Remitente, Destinatario, Cuerpo o Mensaje completo). Elija siempre el ámbito más reducido y el campo más específico que seguro que funcionan. 1. Sanne tiene abierta Entrada. Sabe con seguridad que el correo de ahmed@example.net sigue ahí, pero no tiene ni idea de cuál era el asunto. 2. Sanne busca un correo que ella misma envió a levering@example.org. No sabe si sigue en Enviados o ya está en una de las carpetas de archivo. 3. Sanne tiene abierta la carpeta Klanten. Sabe que un cliente escribió una vez la palabra "rozenboog" en el texto de su correo, pero no en el asunto, y ya no recuerda qué cliente fue. El programa compara para cada pregunta su ámbito y su campo con la clave de respuestas y le da una explicación por cada error.
Para saber más
Los pasos del webmail que se describen se aplican al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma parecida.
- Roundcube Webmail 9.1: Buscar en su correo
- Roundcube Webmail 8.1: Añadir y encontrar contactos
- Recuperar buzón de correo o correos electrónicos eliminados desde la copia de seguridad
- RFC 9051, IMAP versión 4rev2, con la orden SEARCH (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051