Un correo que se lee

Módulo 3: Escribir correo · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección sabrá escribir un correo que se entiende rápido: con un asunto que dice qué debe hacerse, la pregunta al principio, una estructura ordenada, una cita que ayuda y una elección consciente entre texto plano y formato.

Conceptos clave: línea de asunto, frase clave, un solo tema por correo, citar, debajo o encima de la cita, texto plano, editor HTML, multipart/alternative, tono, Confirmación de recibo

Los lectores primero echan un vistazo

Quien abre su correo no lo lee de arriba abajo. En la lista de mensajes ve un nombre y un asunto, quizá lo abre, lee las primeras líneas y entonces decide: hacerlo ahora, hacerlo más tarde o dejarlo. Un buen correo está escrito para esos pocos segundos. No es cuestión de frases bonitas, sino de orden: lo más importante primero.

Dos cosas deciden si su correo supera ese primer vistazo: el asunto y la primera frase.

El asunto: un resumen con una acción

La línea de asunto es lo único que el destinatario ve antes de abrir el mensaje, y lo único por lo que buscará más adelante. "Una pregunta", "Info" o "Re: Re: Fwd: offerte" no dicen nada. Un buen asunto responde a dos preguntas: ¿de qué se trata y qué espera usted?

• Mal: vraagje
• Mejor: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Lo mejor: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

El último asunto contiene una fecha y una acción. Sin abrir el mensaje, Ahmed sabe que tiene que decidir algo y para cuándo. Seis meses después, Sanne vuelve a encontrar el correo buscando "bruiloft" (boda) o "tafels" (mesas) (lección 5.3).

Si la conversación cambia de tema, cambie también la línea de asunto. Un hilo que se llama "Presupuesto" pero que ahora trata de una reclamación es imposible de encontrar.

La primera frase es la pregunta

Empiece por lo esencial: la pregunta, la decisión o la noticia. El contexto viene después. Esto también se llama la frase clave. Compare "Espero que todo vaya bien, aquí estamos muy ocupados con el Día de la Madre, Daan estuvo de vacaciones y he vuelto a revisar el presupuesto..." con "Ahmed, ¿podría indicarme dos cosas antes del 1 de mayo: los colores y el número de mesas?" Ahmed puede responder a la segunda versión de una sola vez. Una introducción amable está bien, pero no la ponga antes de la pregunta.

Algunas reglas que ayudan:

• Un solo tema por correo. Dos temas en un mismo correo suelen significar que el segundo se olvida. Además, no puede archivar el correo en una sola carpeta ni reenviarlo a la persona adecuada.
• Párrafos cortos, con una línea en blanco entre ellos. Nadie lee un bloque de quince líneas en un teléfono.
• ¿Varias preguntas? Numérelas. Así el destinatario puede responder con "1. pastel, 2. catorce mesas".
• Indique una fecha si necesita algo, y explique por qué ("así puedo hacer el pedido al vivero a tiempo").
• Termine con el siguiente paso, no con tres signos de exclamación.

Citar: solo lo que ayuda

Si responde a un correo, el webmail coloca el mensaje original como cita en su respuesta, con un > delante de cada línea en texto plano o una línea vertical cuando hay formato. Esa cita es útil: el destinatario ve a qué responde usted. Pero en un hilo largo la cita crece con cada vuelta, hasta que su respuesta de dos líneas desaparece bajo cuatro pantallas de texto.

Por eso, elimine lo que no hace falta. Deje solo la frase a la que responde y escriba su respuesta debajo. Esto se llama responder intercalado:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Empezar encima o debajo de la cita es cuestión de costumbre. En el correo profesional se ha vuelto habitual escribir encima de la cita, porque lo más reciente queda arriba. En las listas de correo técnicas, la norma es escribir debajo o entre las líneas. Elija lo que encaje con las personas con las que se escribe y sea coherente. El webmail le permite elegirlo en Configuración > Composición de Mensajes > Al responder.

Una trampa: en un hilo citado a veces hay cosas que el nuevo destinatario no necesita leer, como un comentario interno o un número de teléfono. Revise la cita antes de añadir a alguien o de reenviar el mensaje.

¿Texto plano o formato?

Un correo puede escribirse de dos maneras.

• Texto plano: solo letras, sin negrita, colores ni imágenes en el texto. Llega igual en todas partes, ocupa poco y se lee bien en cualquier pantalla, también en una aplicación de correo sencilla o con un lector de pantalla.
• HTML (formato): con negrita, títulos, colores, enlaces detrás de palabras e imágenes. Un programa de correo que envía formato suele incluir también una versión en texto plano en el mismo mensaje. Esto se llama multipart/alternative: el destinatario recibe la versión que su programa puede mostrar mejor.

El formato tiene sentido cuando ayuda al contenido: una tabla con horarios, un título encima de cada apartado, una fecha límite en negrita. No tiene sentido si es solo decoración: letras de colores, un fondo o cinco tipos de letra. El formato también puede perderse o llegar de otra manera, por ejemplo si el destinatario solo lee texto plano. Por tanto, nunca exprese el significado únicamente con un color ("las fechas en rojo están completas").

En el webmail de WebOké se escribe en texto plano de forma predeterminada. El editor HTML se activa para cada mensaje con el botón de la imagen arriba a la izquierda del campo de texto, o de forma predeterminada en Configuración > Composición de Mensajes.

Tono, revisión y la Confirmación de recibo

Al correo le faltan su voz y su cara. Una frase corta que usted considera eficiente puede resultarle brusca al otro. Algunas reglas prácticas: salude y despídase, escriba "¿podría...?" en lugar de "tiene que...", no escriba nunca nada que no le diría también en voz alta al destinatario, y espere antes de enviar si está enfadado. Dejar un borrador guardado y releerlo una hora después (lección 3.4) evita muchos arrepentimientos.

Antes de hacer clic en Enviar, revise una vez más: ¿es correcto el destinatario, es correcto el asunto, está la pregunta al principio, va el adjunto incluido (lección 3.3)?

Con la opción Confirmación de recibo pide al destinatario que le avise de que ha abierto su correo. Úsela con moderación. El destinatario ve una pregunta en pantalla, puede negarse, y muchos programas nunca envían una confirmación. Por tanto, no recibir confirmación no significa nada. Además, pedir una confirmación en cada correo transmite desconfianza. Si quiere asegurarse de que algo ha llegado, pídalo simplemente en el texto.

En la práctica: así funciona en el webmail

Puede elegir encima o debajo de la cita en Configuración > Composición de Mensajes. Allí también indica si escribe con formato de forma predeterminada. El editor HTML se activa para cada mensaje con el botón de la imagen. La Confirmación de recibo se encuentra entre las opciones a la derecha de la pantalla Redactar. El manual de Roundcube describe los botones paso a paso. En otros webmails y programas de correo las opciones tienen nombres parecidos, y las reglas de redacción valen en todas partes.

Resumen

• Escriba para el primer vistazo: el asunto y la primera frase deciden si su correo se lee.
• Un buen asunto dice de qué se trata y qué espera usted, preferiblemente con una fecha.
• Un solo tema por correo, párrafos cortos, preguntas numeradas y un siguiente paso claro.
• Cite solo lo que ayuda; elija encima o debajo de la cita y manténgase fiel a esa elección.
• Use formato solo si ayuda al contenido; pida una Confirmación de recibo solo de forma excepcional.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio D3.2: Reescriba un correo desordenado. Abra el material slechte-mail.txt: un correo de Sanne a Ahmed con el asunto "vraagje" (una pregunta), en el que se mezclan cuatro temas y la verdadera pregunta no aparece hasta el final. Reescríbalo en el webmail como un mensaje nuevo dirigido a usted mismo (no lo envíe a otra persona). Utilice esta lista de comprobación: el asunto dice de qué se trata, qué debe hacerse y para cuándo; la primera frase es la pregunta; las preguntas están numeradas; los asuntos que no pertenecen a este tema se han quitado (o van en un correo aparte); en Para solo figura quien debe responder; el correo es más corto que el original. Después responda: ¿qué frase del original era en realidad la esencial, qué ha omitido y por qué, y debe Daan ir en Para, en Cc o en ninguno de los dos? Por último, compare su resultado con la respuesta modelo de este ejercicio.

Para saber más

Cuando se indican pasos en el webmail, se aplican al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma similar.

• Roundcube Webmail 4.2: Responder y reenviar
• Roundcube Webmail 4.4: Formato, borradores y opciones adicionales
• Roundcube Webmail 10.1: La configuración más importante
• Roundcube Webmail 9.1: Buscar en su correo