Módulo 3 · 3.1

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Para, Cc, Cco y Responder a

Módulo 3: Escribir correo · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección, podrá elegir de forma consciente entre Para, Cc y Cco para cada destinatario. Sabrá qué hacen exactamente Responder a todos, Responder a y el reenvío, y evitará que se filtren direcciones.

Conceptos clave: Para, Cc, Cco, sobre, Responder a todos, Responder a la lista, Responder a (Reply-To), Mail-Followup-To, reenviar como adjunto, brecha de datos, límite diario

Tres campos, tres funciones

Al escribir un correo, verá por defecto un solo campo para los destinatarios. Con el signo más que hay a su lado puede añadir otros. Esos campos no son decoración: cada uno le indica al destinatario cuál es su función.

Para es para quien tiene que hacer algo o de quien espera una respuesta. Si pone a tres personas en Para, las tres se sentirán aludidas. O ninguna de ellas, porque todas pensarán que se encargará otra. Por eso es preferible poner a una sola persona en Para, o indicar en la primera frase quién hace qué.
Cc (carbon copy, copia al carbón) es para quien solo debe estar al tanto. Quien está en Cc no tiene que hacer nada, pero sabe lo que ocurre. Todos los destinatarios ven quién está en Cc.
Cco (copia de carbón oculta, en inglés Bcc, blind carbon copy) es para quien recibe una copia que los demás no deben ver. Quien está en Cco es invisible para los destinatarios de Para y Cc, y los destinatarios en Cco tampoco se ven entre sí.

¿Cómo puede ser invisible Cco si el correo sí llega a esas personas? Se debe a la diferencia entre el sobre y las cabeceras, que vio en la lección 1.1. El servidor de correo entrega el mensaje a las direcciones del sobre (RCPT TO). Las cabeceras To y Cc son solo texto dentro del mensaje. Con Cco, su programa de correo pone la dirección en el sobre, pero elimina la cabecera Bcc del mensaje que reciben los demás. El estándar del formato de mensajes (RFC 5322) describe exactamente ese comportamiento.

Cco y el RGPD: una dirección visible puede ser una brecha de datos

Una dirección de correo como ahmed@example.net es un dato personal: pertenece a una persona identificable. Si envía un correo a cuarenta clientes y los pone a todos en Para o Cc, cada cliente recibe las direcciones de los otros treinta y nueve. Y ninguno de ellos dio su permiso para ello.

El RGPD llama a un suceso así violación de la seguridad de los datos personales (artículo 4, apartado 12, del RGPD): un fallo de seguridad que, entre otras cosas, provoca la comunicación no autorizada de datos personales. En lenguaje corriente: una brecha de datos. Si debe notificarla a la autoridad de control depende del riesgo para las personas afectadas (artículo 33 del RGPD). Cuarenta direcciones de clientes de una floristería no es lo mismo que cuarenta direcciones de participantes en un grupo de apoyo sobre deudas: en el segundo caso, el simple hecho de que alguien figure en la lista ya revela algo delicado. Si tiene dudas, documéntelo y averigüe si es necesario notificarlo. El curso Seguro en línea profundiza en este tema.

La regla es sencilla: si escribe a un grupo de personas que no se conocen (ni tienen por qué conocerse), póngalas en Cco y póngase usted mismo en Para. Esto también se aplica si elige un grupo de su libreta de direcciones: el webmail pondrá entonces todas las direcciones en el campo que utilice.

Una trampa que poca gente conoce: un destinatario en Cco que hace clic en Responder a todos se delata. Su respuesta llega a todos los de Para y Cc, que de repente ven que tenía una copia oculta. Si pone a alguien en Cco para que esté al tanto, dígale que no responda. Si quiere implicar a alguien abiertamente, utilice Cc.

Responder: Responder, Responder a todos, Responder a la lista

Ante un mensaje recibido, tiene tres formas de responder.

Responder envía la respuesta solo al remitente (o a la dirección de Responder a, véase más abajo).
Responder a todos envía la respuesta al remitente y a todos los de Para y Cc. Utilícelo solo si todos los demás necesitan de verdad su respuesta. Un "¡Gracias!" a veinte personas es ruido.
Responder a la lista (mediante la flecha junto a Responder a todos) es para el correo de una lista de distribución. El software de listas añade al mensaje una cabecera List-Post (RFC 2369), y el webmail envía entonces su respuesta a la lista en lugar de a la persona que lo escribió.

Si duda entre Responder y Responder a todos, revise los campos Para y Cc antes de enviar. Verá exactamente quién lo recibirá. Quite a quien no deba estar.

Responder a y Mail-Followup-To

Con Responder a (la cabecera Reply-To) indica: quiero recibir las respuestas a este correo en otra dirección. Por ejemplo, Sanne envía un correo sobre un pedido desde sanne@example.com, pero quiere que las respuestas lleguen a la dirección compartida info@example.com, para que Daan también las vea. Entonces escribe info@example.com en Responder a. Cuando el cliente haga clic en Responder, info@ ya aparecerá como destinatario.

Responder a también es un truco muy utilizado por los estafadores: el remitente parece correcto, pero su respuesta va a un dominio completamente distinto (lección 2.4). Por eso, cuando responda, fíjese de vez en cuando en la dirección que rellena el webmail.

Responder a todos en el formulario de redacción (el campo de la cabecera Mail-Followup-To, distinto del botón del mismo nombre) procede del mundo de las listas de distribución. Con él indica adónde deben ir las respuestas posteriores de una discusión, por ejemplo solo a la lista y no también a usted personalmente. No todos los programas de correo lo tienen en cuenta. En el correo profesional normal, déjelo vacío.

Reenviar: en el texto o como adjunto

Con Reenviar envía un mensaje recibido a otra persona. Con la flecha que hay al lado elige cómo:

en línea (en el texto): el mensaje original aparece como cita debajo de su texto. Es práctico para poner a alguien al día rápidamente. El destinatario puede leerlo como un correo normal.
como adjunto: el mensaje original completo se envía como archivo .eml, con todas sus cabeceras. Lo necesitará cuando alguien tenga que poder ver de dónde vino realmente un correo, por ejemplo si reenvía un correo de phishing a un servicio de asistencia.

Al reenviar, fíjese en lo que contiene la cita. Un hilo largo suele incluir direcciones, números de teléfono o citas de personas que no saben que usted lo está pasando a otra persona. Quite lo que el nuevo destinatario no necesite ver.

Muchos destinatarios: el límite diario

Un buzón está pensado para correo personal, no para boletines. Para evitar abusos, puede enviar un número limitado de correos al día. En WebOké, ese límite se aplica a todo su paquete en conjunto: todos los buzones, el webmail y su sitio web. Atención: cada destinatario cuenta. Un mensaje con doscientas direcciones en Cco equivale a doscientos correos. Si quiere llegar con regularidad a un grupo grande, utilice un servicio de boletines. Este también gestiona las bajas y mantiene una lista ordenada, lo que forma parte de un boletín. Otros proveedores tienen límites similares.

Ejemplo: un correo, tres campos

Sanne envía a Ahmed el presupuesto de las flores para la boda.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed tiene que dar su aprobación, así que está en Para. Daan prepara las flores y está al tanto: Cc. Ahmed ve que Daan lee el correo, y eso está bien, porque quizá Daan le llame más tarde. Las respuestas llegan a info@, que revisan tanto Sanne como Daan.

En la práctica: así funciona en el webmail

En Redactar aparece el campo Destinatario. Con el signo más a la derecha de ese campo añade Cc, Cco, Responder a y Responder a todos (Mail-Followup-To). Con el botón de las figuras de personas elige contactos o un grupo de su libreta de direcciones. Encima de un mensaje abierto están Responder, Responder a todos (con Responder a la lista bajo la flecha) y Reenviar (con la opción en línea o como adjunto). Los pasos se encuentran en el Manual de Roundcube. En otros webmails, como Gmail u Outlook.com, los botones tienen nombres casi iguales y funcionan de forma similar.

La pantalla Redactar con Remitente, Destinatario, Asunto, el texto y el botón Enviar — (1) Remitente, (2) Destinatario, (3) Asunto, (4) su mensaje, (5) Enviar

Resumen

Para es para quien tiene que hacer algo, Cc para quien está al tanto y Cco para quien debe permanecer invisible.
Cco funciona mediante el sobre: la dirección recibe el correo, pero la cabecera Bcc no llega a los demás.
Las direcciones visibles de personas que no se conocen pueden ser una brecha de datos (art. 4.12 del RGPD); si debe notificarla depende del riesgo (art. 33 del RGPD).
Use Responder a todos solo si todos necesitan su respuesta; un destinatario en Cco que lo utiliza se delata.
Responder a envía las respuestas a otra dirección; cada destinatario cuenta para el límite diario.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A3.1: ¿Dónde pone a cada uno? Lea las cinco situaciones y elija en cada una si la persona o el grupo mencionado debe ir en Para, Cc o Cco. (1) Sanne envía el presupuesto de las flores para la boda y quiere que Ahmed lo apruebe: ¿dónde pone a Ahmed? (2) En el mismo correo, Sanne quiere que Daan sepa lo acordado; Daan no tiene que hacer nada y Ahmed puede ver que Daan lo lee: ¿dónde pone a Daan? (3) Sanne escribe a cuarenta clientes que no se conocen entre sí para avisar de que la tienda cerrará el Día del Rey (Koningsdag): ¿dónde pone a los clientes? (4) Sanne pide al servicio de reparto (planning@example.org) y a Daan que confirmen antes del viernes si pueden el sábado; espera una respuesta de ambos: ¿dónde pone al servicio de reparto? (5) Sanne responde a la queja de un cliente y quiere una copia en su propia dirección de archivo archief@example.com; esa dirección no hace nada con el correo y el cliente no tiene por qué verla: ¿dónde pone archief@example.com? En cada situación elige una opción de los campos de selección y el programa compara sus respuestas con la clave. En cada situación verá si su elección es correcta y por qué.

Para saber más

Los pasos que se describen para el webmail se aplican al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma similar.

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