Carpetas y sincronización: por qué tiene dos veces "Enviados"

Módulo 3: Gestionar su buzón de correo · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá explicar cómo funcionan las carpetas IMAP en el servidor, hacer que su programa de correo utilice las carpetas especiales correctas y evitar que el correo aparezca duplicado o se pierda.

Conceptos clave: carpeta IMAP, lista de carpetas en el servidor, carpetas especiales (Enviados, Papelera, Borradores, Spam, Archivo), special-use (RFC 6154), vinculación de carpetas, suscripción a carpetas, eliminar y eliminar definitivamente (expunge), periodo de sincronización, copia sin conexión

¿Dónde están realmente sus carpetas?

En la lección 1.3 vio la diferencia entre IMAP y POP3. Con IMAP, su correo está en el servidor, y su programa de correo muestra lo que hay allí. Esto también se aplica a las carpetas. Si crea una carpeta "Presupuestos" en Thunderbird, Thunderbird crea esa carpeta en el servidor. Después, su teléfono también la verá, y el webmail también.

Eso es exactamente lo que quiere. Pero también significa que un programa de correo puede crear carpetas en el servidor que usted no pretendía. Y si dos programas no se ponen de acuerdo sobre cómo se llama una carpeta, acaba con dos.

Algunas cosas que debe saber sobre las carpetas en un servidor IMAP:

• La Bandeja de entrada siempre se llama INBOX en el servidor. Es la única carpeta con un nombre fijo. Su programa la traduce como "Bandeja de entrada", "Inbox" o "Entrante".
• Todas las demás carpetas tienen un nombre libre. El servidor no conoce una carpeta "Enviados" "real", a menos que él mismo lo indique (véase más abajo).
• Las subcarpetas se separan mediante un carácter, normalmente un punto o una barra: INBOX.Offertes u Offertes/2026. Esto rara vez se ve, pero explica por qué algunos programas colocan todas las carpetas bajo la Bandeja de entrada.
• A veces un programa solo muestra las carpetas a las que está suscrito. Una carpeta que sí está en el servidor, pero a la que no está suscrito, parece entonces haber desaparecido.

El problema de las carpetas especiales

Su programa de correo necesita algunas carpetas para funcionar:

Cada programa tiene su propia preferencia. Apple Mail utiliza por sí mismo nombres distintos a Outlook, y Outlook a su vez distintos de la aplicación de Gmail. Si configura su buzón en tres dispositivos sin prestar atención, puede ocurrir lo siguiente:

• Outlook coloca el correo enviado en Sent Items.
• Su iPhone coloca el correo enviado en Sent Messages.
• El webmail coloca el correo enviado en Sent.

Entonces tiene tres carpetas de Enviados, y en cada dispositivo solo ve una parte de lo que ha enviado. Esta es la queja más frecuente sobre IMAP: "no veo en mi teléfono lo que he enviado desde mi ordenador".

La solución: special-use

Desde 2011 existe una extensión de IMAP mediante la cual el servidor indica para qué sirve cada carpeta: special-use (RFC 6154). El servidor dice entonces, por ejemplo, "esta carpeta se llama Sent y tiene la función \Sent". Un programa de correo moderno adopta esa indicación y ya no crea su propia carpeta.

La mayoría de los servidores de correo admiten esto, y la mayoría de los programas también. Pero aún suele fallar en:

• un buzón que existe desde hace años y en el que programas antiguos ya han creado sus propias carpetas;
• un buzón que se ha trasladado desde otro proveedor, donde las carpetas se llamaban de otra manera;
• programas que configuró manualmente antes de que el servidor ofreciera special-use;
• POP3 (ahí no existen carpetas en el servidor, así que cada dispositivo guarda su propia carpeta de Enviados localmente).

Vincular usted mismo las carpetas correctamente

¿Ya tiene carpetas duplicadas, o tiene dudas? Entonces elija una carpeta por función e indique a cada programa cuál es esa carpeta. Preferiblemente elija la carpeta que el propio servidor indica. Esa la reconocerá en el webmail: allí la carpeta de Enviados suele aparecer arriba del todo con su propio icono.

¿Dónde lo configura?

• Thunderbird: Configuración de la cuenta, su cuenta, Copias y carpetas (Enviados, Borradores, Archivo) y Configuración del servidor (qué ocurre con los mensajes eliminados, y a qué carpeta van).
• Apple Mail en el Mac: Ajustes, Cuentas, su cuenta, Comportamiento del buzón. En el iPhone: Ajustes, Mail, Cuentas, su cuenta, la cuenta propiamente dicha, Avanzado, y luego elegir la carpeta del servidor para cada función.
• Outlook clásico: en una cuenta IMAP elige, en la configuración de la cuenta (Más configuraciones, Avanzado), la ruta de la carpeta principal y la carpeta para los elementos eliminados. Para los elementos enviados, el Outlook clásico no ofrece opción en muchas versiones: utiliza la carpeta que indica el servidor, y si no, la suya propia.
• Aplicación de Gmail: funciona con la carpeta que indica el servidor; no se puede configurar carpeta por carpeta.

Después, mueva el correo de las carpetas sobrantes a la carpeta elegida y elimine las carpetas vacías. Hágalo en un solo dispositivo (preferiblemente el webmail o el ordenador) y espere a que los demás dispositivos lo asuman.

Eliminar funciona en dos pasos

En IMAP, eliminar es en realidad marcar con un indicador. Un mensaje recibe la marca de eliminado (\Deleted), pero sigue estando en el servidor. Solo cuando el programa da la orden de expunge, desaparece realmente. La mayoría de los programas lo hacen así:

1. Pulsa Eliminar. El programa traslada el mensaje a la Papelera (en realidad: lo copia a la Papelera y marca el original como eliminado).
2. El original se elimina definitivamente de forma inmediata o al cerrar el programa (expunge).
3. Solo cuando vacía la Papelera, el mensaje desaparece del servidor.

Algunos programas están configurados de otra manera. Entonces ve mensajes tachados que no acaban de desaparecer: están marcados, pero nunca se eliminan definitivamente. Y siguen contando para su espacio de almacenamiento. Busque en su programa Compactar carpeta (Thunderbird), Vaciar mensajes eliminados o un ajuste como "eliminar definitivamente los elementos eliminados al salir de la carpeta".

Importante: eliminar en un dispositivo es eliminar en todos los dispositivos. Ese es precisamente el sentido de IMAP. Si quiere eliminar un mensaje de su teléfono pero conservarlo en su ordenador, eso no es posible con IMAP. Como mucho, puede sincronizar un periodo más corto en el teléfono (véase más abajo).

¿Ha desaparecido algo de todos modos? Muchos proveedores conservan copias de seguridad desde las que se puede restaurar un buzón o una carpeta, pero normalmente solo durante un periodo limitado. No cuente con ello como archivo.

¿Cuánto sincroniza?

Un programa de correo no tiene por qué descargarlo todo. En el teléfono suele ser práctico sincronizar solo las últimas semanas, o hacer que solo la Bandeja de entrada reciba notificaciones push. Esto ahorra espacio y batería. No cambia nada en el servidor: el correo antiguo sigue ahí, simplemente no lo ve en ese dispositivo.

En el ordenador, la mayoría de los programas crean una copia sin conexión del buzón (Outlook en un archivo .ost, Thunderbird y Apple Mail en su propia carpeta). Es una copia, no una copia de seguridad: si elimina algo en el servidor, también desaparece de la copia sin conexión. Un lugar de conservación local real es una carpeta que usted mismo crea bajo Carpetas locales (Thunderbird), En mi Mac (Apple Mail) o en un archivo de datos .pst (Outlook). Lo que arrastre allí ya no estará en el servidor. Más sobre esto en la lección 3.2.

En la práctica: así se ve en un panel

En el webmail de WebOké (Roundcube) verá a la izquierda todas las carpetas del servidor. En Configuración, Carpetas puede crear, renombrar, eliminar carpetas y activar o desactivar una suscripción a ellas. En Configuración, Preferencias, Carpetas especiales verá qué carpeta se utiliza como Enviados, Borradores, Papelera y Spam. En otros proveedores funciona de forma parecida; es posible que el webmail se llame de otra manera, pero casi todos los webmail tienen una gestión de carpetas así.

Resumen

• Con IMAP, sus carpetas también están en el servidor. Cada dispositivo ve las mismas carpetas.
• Solo INBOX tiene un nombre fijo. Enviados, Papelera, Borradores y Spam se llaman de forma distinta según el programa, a menos que el servidor los indique (special-use, RFC 6154).
• Las carpetas de Enviados duplicadas se resuelven eligiendo una carpeta por función y configurando cada programa para que la use.
• Eliminar en IMAP consiste en marcar y después borrar definitivamente (expunge). Los mensajes marcados siguen contando para su espacio de almacenamiento.
• Una copia sin conexión no es una copia de seguridad; una carpeta local sí es un lugar de conservación independiente.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio O3.1: Revisar sus carpetas. Abra su buzón en el webmail y en cada dispositivo en el que lo utilice. Anote, para cada dispositivo, qué carpeta usa para Enviados, Papelera, Borradores y Spam. ¿Tiene carpetas duplicadas? Elija una por función, configure cada dispositivo para que la use, mueva el correo y elimine las carpetas vacías. Después, rellene la lista de verificación y responda a la pregunta: ¿qué carpeta indicó el propio servidor, y cómo lo reconoció?

Para saber más

Los pasos de estos artículos son válidos para los paneles de WebOké; en otros proveedores funciona de forma parecida.

• Manual de DirectAdmin 8.7: IMAP o POP3: ¿cuál es la diferencia?
• ¿Qué es IMAP o POP3 y cómo funciona?
• ¿Cómo elimino un mensaje en IMAP?
• Manual de DirectAdmin 18.11: Se ha eliminado un correo electrónico por accidente
• Recuperar buzón de correo o correos electrónicos eliminados desde la copia de seguridad
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)