Borradores, respuestas y opciones adicionales

Módulo 3: Escribir correo · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección sabrá dónde se guardan los borradores y las respuestas predefinidas, podrá editar un mensaje como nuevo y sabrá qué hacen y qué no hacen Confirmación de recibo, Notificación de estado de la entrega, Prioridad y Guardar mensaje enviado en.

Conceptos clave: borrador, carpeta Borradores, guardado automático, Respuestas, Editar como nuevo, Confirmación de recibo, Notificación de estado de la entrega (DSN), Prioridad, Guardar mensaje enviado en

Borradores: medio mensaje en el servidor

Un borrador es un mensaje que todavía no se ha enviado. Si mientras escribe hace clic en Guardar, el webmail coloca su mensaje en la carpeta Borradores. Si no hace nada, el webmail también lo guarda por sí mismo cada pocos minutos. Con qué frecuencia lo hace se configura en Configuración > Composición de Mensajes.

Lo importante es dónde se encuentra ese borrador. La carpeta Borradores es una carpeta IMAP normal en el servidor de correo (lección 1.2). Por lo tanto, el borrador no está en su navegador ni en su portátil, sino en el servidor. Eso tiene tres consecuencias:

• Puede empezar un correo en la oficina y terminarlo en casa o en su teléfono. Abra la carpeta Borradores y haga doble clic en el mensaje.
• Si su navegador se cierra o cierra la pestaña por error, como mucho pierde los últimos minutos.
• Un borrador cuenta para su espacio de almacenamiento y se puede leer igual que el resto de su correo. Quien tenga acceso a su buzón, también tiene acceso a sus borradores.

Cuando envía el borrador, el webmail lo quita de Borradores y coloca la versión enviada en Enviados.

Un riesgo: si además del webmail utiliza un programa de correo, ambos deben usar la misma carpeta como Borradores. De lo contrario, en un programa no verá lo que empezó en el otro. La lección 5.1 trata de esas carpetas especiales. Un segundo riesgo: si abre el mismo borrador a la vez en dos programas y guarda en ambos, obtendrá dos versiones.

Los borradores también son una buena herramienta para no enviar con prisas. Escriba un correo complicado, guárdelo como borrador y vuelva a leerlo una hora después. A menudo verá entonces qué se puede mejorar (lección 3.2).

Respuestas: textos fijos con un solo clic

¿Recibe a menudo la misma pregunta? Sanne recibe cada semana correos como "¿También entregan el fin de semana?" y "¿Cuánto tiempo se mantiene bonito un ramo?". En lugar de escribir cada vez la misma respuesta, crea un Texto de respuesta: un texto fijo con un nombre, que inserta con un clic mientras escribe.

Un Texto de respuesta no es una respuesta automática. No ocurre nada por sí solo: usted elige el texto, puede modificarlo y lo envía usted mismo. Por eso tampoco supone ningún problema añadir una frase personal. En realidad, debería hacerlo siempre: una respuesta que claramente sale de una plantilla resulta fría.

Consejos para unas buenas respuestas:

• Deles un nombre corto y reconocible, como "Entrega fin de semana".
• Redáctelas de forma que se sostengan por sí solas, sin saludo ni despedida. Esos los escribe usted en cada correo, para que el nombre del cliente sea el correcto.
• No incluya datos que se quedan anticuados rápidamente, como un precio o una fecha, o revíselos con regularidad.

El webmail guarda las respuestas en su configuración, no en su buzón. Por lo tanto, las tiene en el webmail en cualquier dispositivo, pero no en un programa de correo como Outlook o Thunderbird. Esos tienen sus propias plantillas.

Editar como nuevo

A veces quiere volver a enviar un mensaje, pero con algún cambio: la misma invitación a un grupo nuevo, o un correo que envió antes pero que no llegó. Con Editar como nuevo (en un mensaje abierto, bajo Más) el webmail abre un mensaje nuevo con los mismos destinatarios, el mismo asunto, el mismo texto y los mismos adjuntos. Usted ajusta lo necesario y lo envía.

La diferencia con Reenviar: al reenviar se crea un mensaje nuevo suyo sobre el anterior, con "Fwd:" en el asunto y el mensaje anterior como cita o adjunto. Con Editar como nuevo vuelve a ser simplemente un original. Es práctico, pero revise los destinatarios: una lista antigua puede incluir personas que ahora no deberían recibirlo.

Las opciones adicionales al escribir

A la derecha de la pantalla Redactar hay opciones que se eligen para cada mensaje. Se parecen entre sí, pero hacen cosas muy distintas.

Confirmación de recibo. Pide al programa de correo del destinatario que avise de que el mensaje se ha abierto. Técnicamente, su webmail añade para ello una cabecera a su mensaje (Disposition-Notification-To). Normalmente el destinatario ve una pregunta en pantalla y puede negarse. Muchos programas nunca envían una confirmación. Si recibe una, sabe que el mensaje se ha abierto, no que se haya leído o entendido. Si no recibe ninguna, no sabe nada.

Notificación de estado de la entrega (DSN). DSN significa Delivery Status Notification. Aquí no se lo pide al destinatario, sino a los servidores de correo del camino, que avisen de que el mensaje se ha entregado en el servidor del destinatario. Por lo tanto, no dice nada sobre si se ha abierto o leído, pero sí que el correo ha llegado. No todos los servidores lo admiten, así que tampoco aquí la ausencia de aviso significa que haya fallado. Por cierto, un mensaje de error (rebote o bounce) lo recibe siempre, también sin esta opción (lección 8.4).

Prioridad. Puede asignar a un mensaje la prioridad La más alta, Alta, Normal, Baja o La más baja. Muchos programas muestran un signo de exclamación cuando la prioridad es alta. Utilícela pocas veces. Quien elige La más alta en cada correo deja de tomarse en serio al cabo de una semana, y algunos filtros de spam consideran sospechoso que un remitente desconocido marque todo como urgente. Para una urgencia real es mejor hacer una llamada o poner un asunto claro ("Hoy antes de las 14.00: confirmación de entrega").

Guardar mensaje enviado en. Aquí elige en qué carpeta se guarda la versión enviada. Por defecto es Enviados. También puede hacer que un mensaje vaya directamente a una carpeta de proyecto, para que toda la correspondencia con un cliente esté junta. Atención: un mensaje enviado que no guarda en ninguna parte no lo podrá encontrar más adelante.

Continuar formateando hace que, al reenviar y responder, se conserve el formato del mensaje original. La lección 3.2 trata del texto sin formato y del formato.

Ejemplo: Daan y la pregunta sobre la entrega

Ahmed le pregunta a Daan si las flores se pueden entregar el sábado antes de las 9. Daan empieza a escribir, pero primero tiene que consultarlo con el repartidor. Hace clic en Guardar y sigue con otro trabajo. Por la tarde, desde su teléfono, abre la carpeta Borradores, añade que es posible, inserta el Texto de respuesta "Entrega fin de semana" para las condiciones generales y lo envía. No pide Confirmación de recibo ni pone prioridad: para Ahmed es simplemente un correo normal y claro.

En la práctica: así funciona en el webmail

Guardar se encuentra en la parte superior de la pantalla Redactar. Las respuestas se crean en Configuración > Respuestas, y se insertan con el botón Respuestas en la parte superior al escribir. Editar como nuevo se encuentra en un mensaje abierto, bajo Más. Las opciones Confirmación de recibo, Notificación de estado de la entrega (DSN), Prioridad y Guardar mensaje enviado en están a la derecha al escribir. El manual de Roundcube describe los pasos. En otros webmails estas funciones tienen nombres parecidos, aunque allí un Texto de respuesta a veces se llama plantilla o texto rápido.

Resumen

• Los borradores están en el servidor, en la carpeta Borradores, así que puede continuar en cualquier dispositivo.
• Las respuestas son textos fijos que usted mismo inserta; se guardan en el webmail, no en su buzón.
• Editar como nuevo convierte un mensaje antiguo en un original nuevo; revise entonces los destinatarios.
• Confirmación de recibo se lo pide al destinatario, Notificación de estado de la entrega (DSN) se lo pide a los servidores; no recibir respuesta no demuestra nada.
• Use Prioridad pocas veces; con Guardar mensaje enviado en elige la carpeta para su versión enviada.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio D3.4: Crear una respuesta predefinida. Elija una pregunta que reciba a menudo (o, si no tiene ninguna: "¿Cuál es su horario de apertura?") y cree para ella un Texto de respuesta en Configuración > Respuestas, con un nombre corto y un texto sin saludo ni despedida. Después empiece un correo nuevo dirigido a usted mismo, escriba un saludo, inserte el Texto de respuesta con el botón Respuestas, escriba una despedida y guarde primero el mensaje como borrador. Abra la carpeta Borradores, termínelo y envíelo. A continuación, responda: ¿en qué carpeta estaba su borrador y podría haberlo terminado también en su teléfono?, ¿qué ha modificado en el Texto de respuesta para este correo concreto?, ¿qué datos de su Texto de respuesta debe revisar con regularidad?, y ¿por qué no ha utilizado Confirmación de recibo ni prioridad (o por qué sí)?

Para saber más

Cuando se indican pasos en el webmail, se refieren al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma similar.

• Roundcube Webmail 4.4: Formato, borradores y opciones adicionales
• Roundcube Webmail 4.2: Responder y reenviar
• Roundcube Webmail 10.1: La configuración más importante
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 3.1: Carpetas y sincronización: por qué tiene dos veces "Enviado"
• RFC 3464, el formato de las notificaciones de entrega (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464