Para, Cc, Cco y Responder a

Módulo 3: Escribir correo · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá elegir de forma consciente entre Para, Cc y Cco para cada destinatario, sabrá qué hacen exactamente Responder a todos, Responder a y la redirección, y evitará que se filtren direcciones.

Conceptos clave: Para, Cc, Cco, sobre, Responder a todos, Responder a la lista, Responder a (Reply-To), Seguimiento a, reenviar como adjunto, brecha de datos, límite diario

Tres campos, tres funciones

Al escribir un correo, verá de forma predeterminada un solo campo para los destinatarios. Con el signo más que hay al lado puede añadir más. Esos campos no son decoración: cada uno le indica al destinatario cuál es su función.

Para es para quien debe hacer algo o de quien espera una respuesta. Si pone a tres personas en Para, las tres se sentirán aludidas. O ninguna de ellas, porque cada una piensa que otra se encargará. Por eso, ponga preferiblemente a una sola persona en Para, o indique en la primera frase quién hace qué.
Cc (copia de carbón, una copia) es para quien solo debe estar informado. Quien está en Cc no tiene que hacer nada, pero sabe lo que ocurre. Todos los destinatarios ven quién está en Cc.
Cco (copia de carbón oculta, en inglés Bcc) es para quien recibe una copia que los demás no deben ver. Quien está en Cco es invisible para los destinatarios de Para y Cc, y los destinatarios en Cco tampoco se ven entre sí.

¿Cómo puede ser invisible la Cco si el correo sí llega a esas personas? Se debe a la diferencia entre el sobre y las cabeceras que vio en la lección 1.1. El servidor de correo entrega a las direcciones que figuran en el sobre (RCPT TO). Las cabeceras To y Cc son solo texto dentro del mensaje. Con Cco, su programa de correo sí pone la dirección en el sobre, pero elimina la cabecera Bcc del mensaje que reciben los demás. El estándar del formato de mensajes (RFC 5322) describe exactamente ese comportamiento.

Cco y el RGPD: una dirección visible puede ser una brecha de datos

Una dirección de correo como mohamed@example.net es un dato personal: pertenece a una persona identificable. Si envía un correo a cuarenta clientes y los pone a todos en Para o Cc, cada cliente recibe las direcciones de los otros treinta y nueve. Ellos nunca dieron su consentimiento para eso.

El RGPD llama a un suceso así violación de la seguridad de los datos personales (artículo 4, punto 12, del RGPD): un fallo de seguridad que, entre otras cosas, provoca la comunicación no autorizada de datos personales. En lenguaje corriente: una brecha de datos. Si debe notificarla a la autoridad de control depende del riesgo para las personas afectadas (artículo 33 del RGPD). Cuarenta direcciones de clientes de una floristería no es lo mismo que cuarenta direcciones de participantes en un grupo de apoyo sobre deudas: en el segundo caso, el simple hecho de que alguien figure en la lista ya revela algo delicado. Si tiene dudas, déjelo documentado y averigüe si es necesario notificarlo. El curso Seguridad en internet profundiza en este tema.

La regla es sencilla: si escribe a un grupo de personas que no se conocen (ni tienen por qué conocerse), póngalas en Cco y póngase usted mismo en Para. Esto también vale si elige un grupo de su libreta de direcciones: el webmail pone entonces todas las direcciones en el campo que utilice.

Una trampa que poca gente conoce: un destinatario en Cco que hace clic en Responder a todos se delata. Su respuesta llega a todos los de Para y Cc, que de repente ven que tenía una copia oculta. Si pone a alguien en Cco para que esté informado, dígale que no responda. Si quiere implicar a alguien abiertamente, utilice Cc.

Responder: Responder, Responder a todos, Responder a la lista

Ante un mensaje recibido tiene tres formas de responder.

Responder va solo al remitente (o a la dirección indicada en Responder a, vea más abajo).
Responder a todos va al remitente y a todos los de Para y Cc. Utilícelo solo si todos los demás necesitan realmente su respuesta. Un «¡Gracias!» a veinte personas es ruido.
Responder a la lista (mediante la flecha junto a Responder a todos) es para el correo de una lista de distribución. El software de listas añade una cabecera List-Post al mensaje (RFC 2369), y el webmail envía entonces su respuesta a la lista en lugar de a la persona que lo escribió.

Si duda entre Responder y Responder a todos, mire los campos Para y Cc antes de enviar. Verá exactamente quién lo recibirá. Quite a quien no deba estar.

Responder a y Seguimiento a

Con Responder a (la cabecera Reply-To) indica: quiero recibir las respuestas a este correo en otra dirección. Por ejemplo, Laura envía un correo desde laura@example.com sobre un pedido, pero quiere que las respuestas lleguen a la dirección compartida info@example.com, para que Pablo también las vea. Entonces escribe info@example.com en Responder a. Cuando el cliente haga clic en Responder, info@ ya aparecerá como destinatario.

Responder a también es un truco muy utilizado por los estafadores: el remitente parece correcto, pero su respuesta va a un dominio totalmente distinto (lección 2.4). Por eso, al responder, revise de vez en cuando la dirección que rellena el webmail.

Seguimiento a (la cabecera Mail-Followup-To) procede del mundo de las listas de distribución. Con ella indica adónde deben ir las respuestas posteriores de un debate, por ejemplo solo a la lista y no también a usted personalmente. No todos los programas de correo la tienen en cuenta. En el correo profesional habitual, déjela vacía.

Reenviar: en el texto o como adjunto

Con Reenviar envía un mensaje recibido a otra persona. Con la flecha de al lado elige cómo:

en línea (en el texto): el mensaje original aparece como cita debajo de su texto. Es práctico para poner a alguien al día rápidamente. El destinatario puede leerlo como un correo normal.
como adjunto: el mensaje original completo se adjunta como archivo .eml, con todas sus cabeceras. Lo necesita cuando alguien debe poder ver de dónde procede realmente un correo, por ejemplo si reenvía un caso de phishing a un servicio de ayuda.

Al reenviar, fíjese en lo que contiene la cita. Un hilo largo suele incluir direcciones, números de teléfono o acuerdos de personas que no saben que usted lo está pasando a otra persona. Elimine lo que el nuevo destinatario no necesite ver.

Muchos destinatarios: el límite diario

Un buzón está pensado para correo personal, no para boletines. Para evitar abusos, solo puede enviar un número limitado de correos al día. En WebOké, ese límite se aplica a todo su paquete en conjunto: todos los buzones, el webmail y su sitio web. Atención: cada destinatario cuenta. Un mensaje con doscientas direcciones en Cco son doscientos correos. Si quiere llegar con regularidad a un grupo grande, utilice un servicio de boletines. Este se encarga también de las bajas y de mantener una lista ordenada, lo que corresponde a un boletín. Otros proveedores tienen límites similares.

Ejemplo: un correo, tres campos

Laura envía el presupuesto de las flores de boda a Mohamed.

Para:  Mohamed <mohamed@example.net>
Cc:   Pablo <pablo@example.com>
Responder a: info@example.com
Asunto: Presupuesto flores de boda 14 de junio: confirme antes del 1 de mayo, por favor

Mohamed debe dar su aprobación, así que está en Para. Pablo prepara las flores y se mantiene informado: Cc. Mohamed ve que Pablo está informado, y eso está bien, porque quizá Pablo le llame más adelante. Las respuestas llegan a info@, que revisan tanto Laura como Pablo.

En la práctica: así funciona en el webmail

En Redactar está el campo Destinatario. Con el signo más a la derecha de ese campo añade Cc, Cco, Responder a y Seguimiento a. Con el botón de las figuras de personas elige contactos o un grupo de su libreta de direcciones. Encima de un mensaje abierto están Responder, Responder a todos (con Responder a la lista bajo la flecha) y Reenviar (con la opción en línea o como adjunto). Los pasos se encuentran en el Manual de Roundcube. En otros webmails, como Gmail u Outlook.com, los botones se llaman casi igual y funcionan de forma similar.

La pantalla Redactar con Remitente, Destinatario, Asunto, el texto y el botón Enviar — (1) Remitente, (2) Destinatario, (3) Asunto, (4) su mensaje, (5) Enviar

Resumen

Para es para quien debe hacer algo, Cc para quien se mantiene informado y Cco para quien debe permanecer invisible.
Cco funciona mediante el sobre: la dirección recibe el correo, pero la cabecera Bcc no llega a los demás.
Las direcciones visibles de personas que no se conocen pueden ser una brecha de datos (artículo 4, punto 12, del RGPD); si debe notificarla depende del riesgo (artículo 33 del RGPD).
Use Responder a todos solo si todos necesitan su respuesta; un destinatario en Cco que lo utiliza se delata.
Responder a envía las respuestas a otra dirección; cada destinatario cuenta para el límite diario.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A3.1: ¿A quién pone en cada campo? Lea las cinco situaciones y elija en cada una si la persona o el grupo mencionado va en Para, Cc o Cco. (1) Laura envía el presupuesto de las flores de boda y quiere que Mohamed lo apruebe: ¿dónde pone a Mohamed? (2) En el mismo correo, Laura quiere que Pablo sepa lo acordado; Pablo no tiene que hacer nada y Mohamed puede ver que Pablo está informado: ¿dónde pone a Pablo? (3) Laura escribe a cuarenta clientes que no se conocen entre sí para avisarles de que la tienda cierra el día de la Fiesta Nacional (12 de octubre): ¿dónde pone a los clientes? (4) Laura pide al servicio de reparto (planificacion@example.org) y a Pablo que confirmen antes del viernes si pueden el sábado; espera una respuesta de ambos: ¿dónde pone al servicio de reparto? (5) Laura responde a la queja de un cliente y quiere una copia en su propia dirección de archivo archivo@example.com; esa dirección no hace nada con el correo y el cliente no tiene por qué verla: ¿dónde pone archivo@example.com? En cada situación elige en los campos de selección y el programa compara sus respuestas con la clave. En cada situación verá si su elección es correcta y por qué.

Para saber más

Los pasos en el webmail se refieren al webmail de WebOké; en otros webmails funciona de forma similar.

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