Usar CCO y privacidad: enviar correos a un grupo cuyos miembros no se conocen entre sí
Si envía un correo de una sola vez a sus clientes, a sus socios o a los padres de un club deportivo, no querrá que todos vean las direcciones de correo de los demás. Para eso existe el campo Cco. En este artículo le explicamos cuándo usar Para, Cc o Cco, por qué las direcciones visibles pueden constituir una brecha de datos y cómo enviar correo a un grupo de forma segura desde el webmail.
Para, Cc y Cco
| Campo | ¿Para quién? | ¿Quién ve la dirección? |
|---|---|---|
| Para | Quien tiene que hacer algo o de quien espera una respuesta | Todos los destinatarios |
| Cc (con copia, carbon copy) | Quien lee el mensaje pero no tiene que hacer nada | Todos los destinatarios |
| Cco (con copia oculta, blind carbon copy) | Quien recibe una copia que los demás no deben ver | Nadie, ni siquiera los demás destinatarios en Cco |
Cco funciona porque un servidor de correo entrega el mensaje a las direcciones del sobre, no a lo que aparece en el propio mensaje. Su dirección en Cco sí figura en el sobre, pero el encabezado Cco no se incluye en el mensaje que reciben los demás.
Las direcciones visibles pueden ser una brecha de datos
La dirección de correo de una persona, como sanne@example.com, es un dato personal. Si envía un correo a cuarenta clientes en Para o Cc, cada cliente recibe las direcciones de los otros treinta y nueve. Ellos nunca han dado su consentimiento para ello.
El RGPD lo denomina violación de la seguridad de los datos personales (artículo 4, apartado 12): un fallo de seguridad que provoca, entre otras cosas, la comunicación no autorizada de datos personales. Dicho de forma sencilla: una brecha de datos. Si debe notificarlo a la autoridad de control (en los Países Bajos, la Autoriteit Persoonsgegevens) depende del riesgo para las personas afectadas (artículo 33). Cuarenta direcciones de clientes de una floristería no son lo mismo que cuarenta direcciones de participantes en un grupo de apoyo sobre deudas. En este segundo caso, el simple hecho de que alguien figure en la lista ya revela algo delicado. Si tiene dudas, documéntelo y averigüe si es necesario notificarlo. Esto no constituye asesoramiento jurídico.
Cómo enviar correo a un grupo de forma segura
- En el webmail, haga clic en Redactar.
- En Para, escriba su propia dirección. Así el correo tiene un destinatario correcto y usted recibe una copia.
- Haga clic en el signo más situado a la derecha del campo Para y elija Cco.
- Escriba todas las demás direcciones en el campo Cco.
- Antes de hacer clic en Enviar, compruebe una vez más que no haya en Para ni en Cc direcciones que no deban estar ahí.
Un grupo de su libreta de direcciones
¿Ha creado un grupo en su libreta de direcciones, como Proveedores o Socios? Escriba el nombre del grupo en el campo o selecciónelo con el botón de las figuras de personas que hay junto al campo. El webmail colocará entonces todas las direcciones del grupo en el campo donde haya elegido el grupo. Si elige el grupo en Para, todos los miembros del grupo verán las direcciones de los demás. Por lo tanto, elija siempre en Cco un grupo de personas que no se conocen entre sí. Puede consultar cómo crear un grupo en Crear grupos.
Muchos destinatarios: el límite diario y un servicio de boletines
Un buzón está pensado para el correo personal, no para boletines. Puede enviar un número limitado de correos al día, y ese límite se aplica a todo su paquete en conjunto: todos los buzones, el webmail y su sitio web. Cada destinatario cuenta, también los que están en Cco. Un mensaje con doscientas direcciones en Cco equivale, por tanto, a doscientos correos. Consulte Límite para el envío de correo.
Si quiere llegar con regularidad a un grupo grande, utilice un servicio de boletines. Este se encarga de las bajas y de mantener una lista ordenada. Un grupo de su libreta de direcciones no tiene botón para darse de baja: si alguien pide que no se le envíen más correos, elimínelo usted mismo del grupo. Encontrará más información en la lección Consentimiento, bajas y una lista limpia del curso Correo electrónico en orden.
¿Ha dejado visibles todas las direcciones por error?
Un correo enviado no se puede recuperar. Documente lo ocurrido: qué correo, cuándo y a quién. Después, valore si debe notificarlo. En la lección Brechas de datos y la obligación de notificación del curso Seguridad en línea puede leer qué es una brecha de datos y cómo funciona la obligación de notificarla.
Los pasos en el webmail también se describen en el manual de Roundcube, en Escribir un mensaje nuevo. Encontrará el texto del RGPD en EUR-Lex.