Módulo 5 · 5.3

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Importar y sincronizar en todos sus dispositivos

Módulo 5: Agenda y contactos · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá importar agendas y contactos sin duplicados, hacer que se sincronicen en iPhone, Android, Mac, Windows y en Outlook, y desactivar correctamente la sincronización antigua.

Conceptos clave: importar, agenda o libreta de direcciones vacía, duplicados, fusionar, suscribirse (solo lectura), cuenta de iOS (CalDAV y CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, agenda predeterminada, desactivar la sincronización antigua

El orden que evita los duplicados

El problema más habitual tras un cambio no es que falte algo, sino que todo aparezca duplicado. Esto se debe casi siempre al orden seguido. Siga este orden:

Importe primero, en el entorno web de su nuevo servicio.
Verifique que las cantidades sean correctas (lección 5.2).
Configure los dispositivos solo después.
Desactive la sincronización antigua en cada dispositivo en cuanto la nueva funcione.

Si invierte este orden, ocurre lo siguiente: su teléfono todavía tiene todos los contactos de Google, usted añade la nueva cuenta CardDAV, el teléfono sube "sus" contactos a la nueva libreta de direcciones, y después usted además importa el archivo vcf. El resultado es que cada contacto aparece dos o tres veces.

Importar en una agenda o libreta de direcciones vacía

Importe un archivo una sola vez, y preferiblemente en una agenda o libreta de direcciones nueva y vacía. Póngales un nombre reconocible, por ejemplo "Trabajo (de Google)". Si algo sale mal, elimine esa agenda o esa libreta de direcciones y empiece de nuevo, sin afectar al resto de sus datos.

Si tiene dudas sobre si una importación se ha realizado correctamente, consulte primero la lista antes de volver a intentarlo. Una segunda importación del mismo archivo genera duplicados en la mayoría de los servicios; solo si las citas tienen el mismo UID y van a la misma agenda, el servidor las reconoce como iguales.

Para la panadería esto significa lo siguiente: cada persona importa su propia agenda en una agenda personal llamada "Personal", y el administrador configura una vez la agenda compartida "Horario de reparto" y la comparte con el equipo.

¿Sigue habiendo duplicados?

Unos pocos: fusiónelos de dos en dos en la libreta de direcciones.
Todo duplicado: cree una libreta de direcciones nueva y vacía, importe el archivo original una sola vez y elimine la libreta de direcciones duplicada.
Con un Mac o un iPhone: la aplicación Contactos puede detectar duplicados por sí misma y proponer fusionarlos; el resultado vuelve al servidor mediante CardDAV.

Haga siempre primero una descarga de la libreta de direcciones (vcf) antes de ponerse a ordenar.

Suscribirse en lugar de importar

No todas las agendas necesitan trasladarse. Las vacaciones escolares, los partidos del club deportivo o los días festivos son agendas de otra persona que usted solo quiere consultar. A esas agendas se suscribe mediante un enlace (una dirección ics). Una suscripción es de solo lectura y se actualiza sola. Si importa una agenda de este tipo, obtendrá una copia que ya no se actualizará.

También puede ocurrir al revés: si quiere mostrar una agenda de su nuevo servicio en un programa que no admite CalDAV, como Outlook en la web, cree un enlace de suscripción. Tenga en cuenta que cualquier persona que disponga de ese enlace podrá ver la agenda. Utilícelo solo para una agenda sin datos privados.

Configuración por dispositivo

Para cada dispositivo necesita la dirección del servidor, su nombre de usuario y una contraseña de aplicación (lección 5.1). Cree una contraseña de aplicación distinta para cada dispositivo.

Dispositivo o programa	Cómo	Tenga en cuenta
iPhone y iPad	Ajustes, Calendario (o Aplicaciones, Calendario), Cuentas, Otra: cuenta CalDAV; y en Contactos una cuenta CardDAV	dos cuentas: una para la agenda, otra para los contactos; después elija su nueva agenda como agenda predeterminada
Android	la aplicación DAVx5 (en Google Play y F-Droid); esta coloca agendas y contactos en las aplicaciones habituales de su teléfono	excluya DAVx5 de la optimización de batería, de lo contrario la sincronización se detiene
Mac	Ajustes del sistema, Cuentas de Internet, Otra cuenta: CalDAV y CardDAV
Thunderbird	Calendario: nueva agenda en la red; Libreta de direcciones: libreta de direcciones CardDAV	Thunderbird suele encontrar las agendas por sí mismo a través de la dirección del servidor
Outlook clásico para Windows	el complemento gratuito CalDav Synchronizer, hacia una carpeta de agenda nueva y vacía	no funciona en el nuevo Outlook, Outlook en la web ni Outlook para Mac; allí solo un enlace de suscripción (solo lectura)

La agenda predeterminada

Un error muy frecuente: la nueva agenda está instalada, pero las citas nuevas que crea en su teléfono acaban en iCloud, en "En mi iPhone" o en su antigua agenda de Google. Esto se debe a la agenda predeterminada de su teléfono. Configúrela en la agenda de su nuevo servicio. Lo mismo se aplica a la cuenta predeterminada para los contactos nuevos.

Desactivar la sincronización antigua

Cuando la nueva sincronización funcione en un dispositivo, desactive la antigua:

iPhone: en Ajustes, Calendario, Cuentas, abra la cuenta de Google o Exchange y desactive Calendarios y Contactos (o elimine la cuenta si ya no la necesita para el correo).
Android: en los ajustes de cuentas, desactive la sincronización de agenda y contactos de la cuenta de Google. Tenga en cuenta que en Android suele seguir necesitando la propia cuenta de Google para la Play Store. Solo desactiva la sincronización de la agenda y los contactos.
Outlook: elimine la cuenta de Microsoft 365 únicamente cuando el correo también se haya trasladado (módulo 4).

Hágalo dispositivo por dispositivo y márquelo en su lista. Con doce empleados, cada uno con un teléfono y un portátil, son 24 dispositivos.

Reconfigurar el uso compartido y la colaboración

Las agendas compartidas no se trasladan automáticamente. Configúrelas de nuevo tras la importación:

compartir las agendas conjuntas con los compañeros o el grupo adecuado, con permisos de edición o de solo lectura;
hacer pública de forma consciente y por separado cualquier agenda que deba ser visible fuera de la organización (una agenda de horarios de apertura o de citas);
acordar quién envía las invitaciones para las citas conjuntas, de modo que no haya dos organizadores.

En la práctica: así se ve en un proveedor

En un Nextcloud de WebOké, usted importa una agenda en la aplicación Agenda, abajo a la izquierda en Configuración del calendario, con Importar calendario: elige el archivo ics y la agenda en la que entrarán las citas. Los contactos se importan en la aplicación Contactos, en Ajustes de contactos. En el iPhone añade una cuenta CalDAV y una cuenta CardDAV; si el iPhone indica que no puede verificar la cuenta, introduzca la dirección completa que figura en Configuración del calendario, en Dirección del servidor para iOS y macOS. En Android inicia sesión en DAVx5 a través de la pantalla de inicio de sesión de su Nextcloud, tras lo cual DAVx5 crea automáticamente una contraseña de aplicación. Para Outlook clásico utiliza CalDav Synchronizer. Otros servicios CalDAV funcionan de forma similar en los mismos dispositivos; solo cambia la dirección del servidor.

Resumen

Primero importar y verificar, después configurar los dispositivos y luego desactivar la sincronización antigua: así se evitan los duplicados.
Importe cada archivo una sola vez, en una agenda o libreta de direcciones nueva y vacía.
Suscríbase a las agendas de otras personas en lugar de importarlas.
iPhone y Mac admiten CalDAV y CardDAV de forma nativa; Android necesita DAVx5; Outlook clásico necesita el complemento CalDav Synchronizer.
Configure la agenda predeterminada en su nuevo servicio y reconfigure las agendas compartidas.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio E5.3: Un dispositivo completo. Elija su propio teléfono. Importe (o verifique) su agenda y contactos en el nuevo servicio, vincule el teléfono con una contraseña de aplicación propia, configure correctamente la agenda predeterminada y desactive la sincronización antigua. Después, cree una cita de prueba en su teléfono y compruebe si aparece en la agenda web. Rellene la lista de verificación.

Para saber más

Los pasos de estos artículos corresponden a los servicios de WebOké; en otros proveedores el funcionamiento es similar.

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