Probar macros, plantillas y compatibilidad

Módulo 6: Archivos y documentos · Tiempo de lectura: 12 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá determinar, con un conjunto de prueba de sus propios documentos, qué funciona bien en una nueva oficina en línea, qué debe adaptar y qué es mejor dejar en otro programa, con especial atención a las macros VBA, las plantillas, las fuentes y la combinación de correspondencia.

Conceptos clave: conjunto de prueba, compatibilidad, macro VBA (xlsm, docm), macro JavaScript, función propia (#NAME?), complemento (add-in), plantilla (dotx, xltx, potx), identidad corporativa, control de contenido, campo de formulario, combinación de correspondencia, control de cambios, comentarios, nombres de funciones y separador

¿Por qué probar, si los formatos ya son abiertos?

En la lección 6.3 vio que docx y odt son estándares abiertos. Eso no significa que cada programa gestione igual de bien todo lo que hay en un archivo así. Una carta sencilla o una hoja de cálculo básica funciona en cualquier sitio. El problema surge con los elementos especiales: macros, botones, complementos, campos de formulario, plantillas complejas y fuentes que no están disponibles. Esos elementos están casi siempre precisamente en los documentos con los que funciona una organización: el generador de presupuestos, el formulario de horas, el papel con membrete.

Por eso, antes del cambio, crea un conjunto de prueba y lo revisa de forma sistemática. No para demostrar que el nuevo paquete es bueno, sino para saber qué debe resolver.

Paso 1: elija su conjunto de prueba

Elija entre 15 y 25 documentos. No al azar, sino los documentos más importantes o más complejos:

• los documentos más utilizados (pregunte a sus compañeros o mire en su servicio antiguo la sección "recientes");
• todas las plantillas y el papel con membrete;
• cada archivo con macros (extensiones xlsm, docm, pptm, y antiguos xls o doc que puedan contener macros);
• documentos con formularios, combinación de correspondencia (cartas a partir de una lista de direcciones) o enlaces a otros archivos;
• documentos que intercambia con terceros (asesoría, cliente);
• algunos archivos grandes o antiguos.

En Bakkerij De Korrel resultaron ser 18, entre ellos el generador de presupuestos (Excel con macro), el papel con membrete (plantilla de Word con la fuente de la identidad corporativa), la lista de precios, la tarjeta de vacaciones, la felicitación navideña anual a los clientes y la presentación para la feria.

Paso 2: pruebe cada documento en puntos fijos

Abra cada documento en la nueva oficina y haga con él lo que haría normalmente. Anote por documento:

1. ¿Se abre? ¿Y tiene el mismo aspecto (formato, interlineado, paginación)?
2. Editar y guardar: modifique algo, guárdelo, vuelva a abrirlo. ¿Sigue siendo correcto?
3. De vuelta al socio: abra el archivo editado en el programa del destinatario (por ejemplo, Word en la asesoría). ¿Sigue teniendo buen aspecto allí?
4. Elementos especiales: ¿funcionan los botones, las fórmulas, los campos, el índice, los encabezados y pies de página?
5. Edición conjunta: ¿pueden dos personas trabajar en él al mismo tiempo sin problemas?
6. Impresión y pdf: ¿es correcta la impresión?

Las macros: la realidad sin rodeos

Una macro es un pequeño programa dentro de un documento: un botón que genera un presupuesto, copia datos u ordena una lista. En Microsoft Office, las macros están escritas en VBA (Visual Basic for Applications). Los archivos con macros tienen su propia extensión: xlsm, docm y pptm. Dentro del archivo zip, el código se encuentra en un componente llamado vbaProject.bin.

Los paquetes de oficina en línea de las nubes europeas no ejecutan VBA. Euro-Office y ONLYOFFICE utilizan macros en JavaScript; Collabora y LibreOffice tienen su propio lenguaje Basic y Python, y pueden ejecutar de forma limitada parte del código VBA en el programa de escritorio LibreOffice. En el navegador, en la práctica no puede confiar en ello. El archivo sí se abre: ve todos los datos y fórmulas, pero los botones no hacen nada.

¿Qué puede hacer?

Dos trampas habituales. Conserve siempre el original: si guarda un xlsm en otro paquete, el código VBA puede quedar inutilizable para Excel. Y las funciones propias: si una fórmula utilizaba una función VBA creada a medida, como =DESCUENTO(A1), en el nuevo paquete dará un valor de error como #NAME?.

La seguridad también influye. Las macros en archivos de terceros pueden ser perjudiciales. Un buen paquete le preguntará al abrir el archivo si desea ejecutar las macros automáticas. Elija sí solo si confía en el archivo.

Plantillas e identidad corporativa

Una plantilla (dotx, xltx, potx, u ott en ODF) es un documento de partida: papel con membrete, presupuesto, presentación con la identidad corporativa. Pruebe tres cosas:

• Fuente: ¿está instalada la fuente de la identidad corporativa en el servidor de la oficina en línea? Si no es así, el texto se desplazará (lección 6.3). Pregunte al proveedor si puede instalarla, o elija una fuente libre que se le parezca.
• Logotipo y encabezado y pie de página: ¿se muestran correctamente, también en la segunda página?
• Campos: fecha, números de página, índice. Haga que se actualicen una vez.

Cree en la nueva nube una carpeta fija llamada Plantillas, con permiso de solo lectura para la mayoría de las personas, para que nadie modifique el original por error.

Formularios, combinación de correspondencia y control de cambios

• Campos de formulario y controles de contenido (listas desplegables, casillas de verificación, selectores de fecha en Word) no funcionan de la misma manera en todos los paquetes. Pruebe a rellenarlos y a enviarlos de vuelta.
• La combinación de correspondencia (cartas a partir de una lista de direcciones) funciona en muchos paquetes en línea, aunque a veces con límites, como un número máximo de destinatarios por envío o la falta de hojas de etiquetas. Pruébelo con su lista de direcciones real.
• El control de cambios y los comentarios suelen ir y venir sin problemas. Compruebe no obstante que los nombres de los autores sean correctos y elimínelos antes de enviar un documento fuera de la organización.
• Los complementos (add-ins) de Microsoft Office, como los de un paquete contable o CRM, no funcionan en otra oficina. Consulte si el proveedor de ese complemento ofrece otra forma de integración.

Hojas de cálculo: nombres de funciones y separadores

Quien está acostumbrado a Excel en neerlandés escribe =SOM(B3:B11) y =ALS(B5>0;"winst";"verlies"), con un punto y coma entre los elementos. Una oficina en línea puede estar configurada con nombres en inglés y comas (=SUM(...), =IF(...,...)). El archivo en sí no cambia por ello: las funciones se guardan en el archivo de una forma fija. Lo que varía es lo que usted escribe. Compruebe el ajuste del idioma de las fórmulas y la región, e informe a sus compañeros de qué forma deben utilizar.

Paso 3: decida documento por documento

Asigne a cada documento de su conjunto de prueba un resultado: verde (funciona), naranja (funciona tras un ajuste, anote cuál) o rojo (no funciona, elija una solución de la tabla de macros). Unos cuantos documentos en rojo no son motivo para no cambiar de nube. Sí son motivo para resolverlos antes de la fecha del cambio, o para mantener de forma consciente una licencia de Excel para el generador de presupuestos hasta que se sustituya.

En la práctica: así se ve en un proveedor

En Euro-Office, dentro de un Nextcloud de WebOké, un xlsm se abre con todos los datos, pero sin los botones VBA funcionando. En la pestaña Vista y Macros puede crear una macro en JavaScript o grabar una; en Funciones personalizadas puede crear una función propia. En Archivo, Ajustes avanzados se encuentran el idioma de las fórmulas y la región. La combinación de correspondencia está en la pestaña Colaboración. En otros paquetes los menús se llaman de otra forma, pero los límites son parecidos: VBA no funciona por completo en el navegador en ninguno de los paquetes en línea europeos.

Resumen

• Los estándares abiertos no garantizan nada sobre macros, complementos y formularios: pruebe sus propios documentos.
• Cree un conjunto de prueba de 15 a 25 documentos importantes y complejos, y pruébelos en puntos fijos.
• Las macros VBA no funcionan en los paquetes en línea; compruebe primero si sigue necesitando la macro y conserve siempre el original.
• Compruebe las plantillas en cuanto a fuente, logotipo y campos, y guárdelas en una carpeta fija con permiso de lectura.
• Marque cada documento en verde, naranja o rojo, y resuelva los rojos antes de la fecha del cambio.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A6.5: Análisis de compatibilidad de su propio documento. Suba un documento que considere importante (por ejemplo, una hoja de cálculo con macros o su plantilla). El programa buscará macros, enlaces externos, objetos incrustados, campos de formulario, cambios registrados y comentarios, funciones desconocidas y fuentes sin sustituto, y le dará por cada punto un resultado en verde, naranja o rojo con un consejo.

Ejercicio E6.5: Su conjunto de pruebas. Rellene el conjunto de prueba para al menos diez de sus propios documentos, con el resultado de cada punto de prueba y una decisión por documento.

Para saber más

Los pasos de estos artículos son válidos para los servicios de WebOké; en otros proveedores el funcionamiento es similar.

• Manual de Euro-Office 15.30: Un archivo de Excel con macros de VBA: ¿y ahora qué?
• Manual de Euro-Office 15.2: Copiar fórmulas de Excel: nombres de función en español y el punto y coma
• Manual de Euro-Office 15.22: Crear cartas a partir de una lista de direcciones
• Manual de Euro-Office 12.2: Un documento se abre en modo de solo lectura
• Manual de Euro-Office 12.3: Las fuentes se ven diferentes
• Manual de Euro-Office 15.24: Eliminar comentarios y cambios antes de enviar un documento