Módulo 3 · 3.3

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Un plan de migración: orden, riesgos y marcha atrás

Módulo 3: Inventariar y planificar · Tiempo de lectura: 12 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá elaborar un plan de migración con fases en el orden correcto, una lista de riesgos, un momento de decisión go/no-go y un plan de marcha atrás.

Conceptos clave: plan de migración, fase, piloto, big bang, cambio por fases, dependencia, TTL, momento de congelación, periodo de transición, lista de riesgos (probabilidad e impacto), go/no-go, plan de marcha atrás (rollback), dar de baja

¿Por qué un plan?

Con su inventario (lección 3.1) y sus cifras (lección 3.2) ya sabe qué debe suceder. Un plan de migración indica en qué orden, cuándo, por quién y qué hacer si algo sale mal. Evita los dos errores clásicos: hacer las cosas en el orden equivocado (cambiar el MX antes de que existan los nuevos buzones) y dar de baja el servicio antiguo demasiado pronto.

¿Big bang o por fases?

Existen dos vías principales.

Vía	En qué consiste	Adecuada para	Riesgo
Big bang	Todo se traslada en un solo momento, por ejemplo un fin de semana	Organizaciones pequeñas con pocas integraciones	Si algo sale mal, sale mal en todas partes a la vez
Por fases	Se traslada por partes o por grupos de personas, repartido en varias semanas	Organizaciones más grandes o con muchas integraciones	Durante un tiempo conviven dos sistemas; las personas se confunden

Para la mayoría de las organizaciones pequeñas, un cambio por fases, por componente funciona bien: primero los archivos, después el calendario y los contactos, luego el correo y por último el resto. El correo se traslada de una vez para todos, porque el dominio solo puede apuntar a un sitio a la vez.

Empiece siempre con un piloto: una o dos personas que ya hacen todo en el nuevo servicio durante una o dos semanas. Ellas detectan los problemas y usted ajusta el plan antes de que siga el resto.

Las fases

Una migración tiene cinco fases.

1. Preparación

Inventario y cifras terminados (lecciones 3.1 y 3.2).
Nuevo servicio elegido, contrato y contrato de encargo del tratamiento firmados (lecciones 2.4 y 9.2).
Exportación o copia de seguridad de todo lo del servicio antiguo, antes de cambiar nada. Esta es su red de seguridad.
Haber eliminado lo que ya no hace falta.
Usuarios y administradores creados en el nuevo servicio, verificación en dos pasos activada (lección 7.3).
El TTL de sus registros MX reducido, por ejemplo a 300 segundos. Hágalo al menos un TTL antiguo antes del cambio. Si el TTL estaba en 86400 segundos (un día), redúzcalo al menos un día antes (lecciones 6.1 y 6.3 del curso de DNS).

2. Piloto

Una o dos personas pasan al nuevo servicio.
Se prueban los documentos más complicados, las aplicaciones móviles y las integraciones.
Se redacta la chuleta y la explicación para el resto (lección 9.1).

3. Traslado

Copiar los archivos; reorganizar carpetas y recursos compartidos (lecciones 6.1 y 6.2).
Exportar e importar calendarios y contactos (lecciones 5.2 y 5.3).
Copiar los buzones de correo una primera vez, mientras el buzón antiguo sigue recibiendo correo con normalidad (lección 4.2).
Cambiar las integraciones: sitio web, escáner, caja registradora, software.

4. Transición

En el momento acordado: cambiar los registros MX, actualizar SPF, DKIM y DMARC (lección 4.3).
Poco después, y de nuevo un día más tarde: copiar los buzones de correo otra vez, de modo que el correo que mientras tanto llegó al servicio antiguo también se traslade (lección 4.4).
Cambiar los dispositivos de todos; desactivar las aplicaciones de sincronización antiguas (lección 7.2).
Un momento de congelación para los archivos: a partir de ese momento nadie trabaja ya en el almacenamiento antiguo.

5. Cierre

Verificar: contar carpetas, archivos, citas, contactos y correos.
Dejar que ambos coexistan unas semanas, el antiguo solo en modo lectura si es posible.
Solo entonces dar de baja el servicio antiguo, y pedir confirmación de que sus datos se eliminan allí (lección 9.3).
Actualizar el registro de actividades de tratamiento y la política de privacidad (lección 9.3).

Las dependencias que no puede invertir

Algunos pasos deben seguir sí o sí un orden determinado. Estas son las reglas estrictas:

La exportación o copia de seguridad del servicio antiguo va antes de cualquier cambio.
El piloto va antes del despliegue a todos.
Los buzones de correo del nuevo servicio existen antes de cambiar el MX. De lo contrario, el nuevo servidor rechaza el correo.
El TTL se ha reducido al menos un TTL antiguo antes del cambio de MX.
La primera copia del correo se hace antes del cambio de MX; la segunda copia después del cambio de MX.
Los calendarios se han importado antes de vincular los teléfonos. De lo contrario, el teléfono sincroniza a mitad de una importación y obtiene duplicados.
El servicio antiguo se da de baja en último lugar, después de la verificación.

El ejercicio A3.3 le permite construir este orden usted mismo y lo comprueba.

Riesgos: probabilidad por impacto

Una lista de riesgos recoge lo que puede salir mal, lo probable que es y lo grave que sería. Puntúe la probabilidad y el impacto, por ejemplo de 1 a 3, y multiplíquelos. Todo lo que tenga una puntuación de 6 o 9 recibe una medida.

Riesgo	Probabilidad	Impacto	Puntuación	Medida
El correo no llega durante el cambio	2	3	6	Reducir el TTL con antelación, hacer el cambio fuera de horas punta, segunda sincronización
Los documentos con macros no funcionan	3	2	6	Conjunto de pruebas en el piloto (lección 6.5), mantener Excel en paralelo temporalmente
Los compañeros siguen trabajando en el almacenamiento antiguo	3	2	6	Momento de congelación, almacenamiento antiguo solo lectura, explicación
El teléfono muestra todo duplicado	2	1	2	Importar primero, vincular después; desactivar la cuenta antigua
La caja registradora deja de funcionar tras eliminar cuentas	2	3	6	Cuenta propia antes de eliminar (lección 2.3)
El contrato del servicio antiguo se renueva automáticamente	2	2	4	Fecha de baja en el calendario

Go/no-go y plan de marcha atrás

Acuerde de antemano quién decide en el momento del cambio de MX, y con base en qué. Un momento go/no-go con una breve lista de comprobación: todos los buzones creados y probados, primera copia lista, TTL bajo, piloto sin problemas importantes, compañeros informados. Si alguno de esos puntos no está en verde: no seguir adelante, y elegir una nueva fecha. Esto se siente como un fracaso, pero es precisamente para eso para lo que existe este momento.

Un plan de marcha atrás (rollback) describe cómo volver atrás si algo sale mal después del cambio. En el correo es relativamente sencillo mientras el servicio antiguo siga existiendo: vuelva a poner los registros MX en sus valores antiguos (que anotó de antemano, o de los que tiene una copia de seguridad del DNS), y copie de vuelta el correo que mientras tanto llegó al nuevo servicio. Esto solo es posible si todavía no ha dado de baja el servicio antiguo. Por eso se da de baja en último lugar.

Planificación en el tiempo

Un ejemplo para la panadería, con doce personas:

Semana	Qué
1	Inventario, cifras, elección, contrato; exportación del servicio antiguo
2	Creación de usuarios, 2FA, piloto con dos personas; TTL reducido al final de la semana
3	Traslado de archivos y calendarios; primera copia de correo; cambio de integraciones
4	Lunes por la mañana temprano: cambio de MX; el mismo día y el martes, segunda copia; cambio de dispositivos
5	Verificación, horas de consulta
6 a 8	Ambos en paralelo; después se da de baja el servicio antiguo y se actualiza el registro

Elija el momento del cambio con cuidado. No justo antes de un periodo de mucho trabajo (en una panadería, no la semana antes de las fiestas), no cuando el administrador se va de vacaciones, y con tiempo para resolver problemas al día siguiente.

En la práctica: así se ve con un proveedor

La guía de WebOké Nextcloud establece un orden fijo: primero crear los usuarios y proteger la cuenta, después los archivos, luego los calendarios y contactos, después las aplicaciones, y dar de baja el servicio antiguo solo cuando todo esté en orden. Para el correo, la herramienta de migración de correo funciona con una primera copia antes y una segunda copia después del cambio de MX. Otros proveedores europeos recomiendan prácticamente el mismo orden, porque se deriva de cómo funcionan el correo y la sincronización.

Resumen

Un plan de migración fija el orden, el tiempo, los responsables y la marcha atrás.
Un cambio por fases, por componente, con un piloto previo, funciona para la mayoría de las organizaciones pequeñas; el correo se traslada para todos a la vez.
Orden estricto: exportación primero, piloto antes del despliegue, buzones y TTL bajo antes del cambio de MX, segunda copia después, importar antes de vincular, dar de baja en último lugar.
Una lista de riesgos con probabilidad e impacto muestra dónde necesita medidas.
Un momento go/no-go y un plan de marcha atrás permiten decir también "todavía no" con seguridad.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A3.3: Ordene los pasos correctamente. Recibirá dieciocho pasos de una migración desordenados. Colóquelos en un orden que funcione. El programa comprueba las reglas estrictas de esta lección y le indica exactamente qué regla incumple.

Ejercicio A3.3: Ordene los pasos correctamente

Elija para cada lugar qué paso corresponde (cada paso exactamente una vez), indique el TTL antiguo de sus registros MX y los momentos en los que reduce el TTL (paso "Reducir el TTL") y cambia el MX. Horas en formato dd-mm-aaaa hh:mm. El programa comprobará su orden conforme a once reglas estrictas.

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 4

Paso 5

Paso 6

Paso 7

Paso 8

Paso 9

Paso 10

Paso 11

Paso 12

Paso 13

Paso 14

Paso 15

Paso 16

Paso 17

Paso 18

TTL antiguo de los registros MX en segundos (por ejemplo, 3600)

¿Cuándo reduce el TTL? (dd-mm-aaaa hh:mm)

¿Cuándo cambia el MX? (dd-mm-aaaa hh:mm)

No guardamos lo que escriba ni lo que encontremos. Su navegador recuerda sus respuestas y si ha superado el ejercicio. Si ha iniciado sesión, en Mis cursos solo guardamos que el ejercicio estaba (casi) correcto; allí también puede eliminarlo.

Ejercicio E3.3: Su propio plan de migración. Con la plantilla, elabore un plan de migración para su propia organización: fases con fechas, responsables, una lista de riesgos con al menos cinco riesgos, una lista de comprobación go/no-go y un plan de marcha atrás.

Ejercicio E3.3: Su propio plan de migración

Rellene la plantilla a partir de su inventario (A3.1/E3.1) y sus cifras (E3.2), y pida a un compañero que lo revise.

Cada fase tiene una fecha o semana y un responsable.
El orden obligatorio de A3.3 se cumple en mi plan.
La reducción del TTL se sitúa al menos un TTL antiguo antes del cambio de MX.
Hay una lista de riesgos con al menos cinco riesgos, con probabilidad, impacto y medida.
Hay una lista de verificación de go/no-go y sé quién decide.
Hay un plan de contingencia, con los valores de MX antiguos anotados.
La fecha de cancelación del servicio anterior es posterior a la comprobación y está dentro del plazo de preaviso del contrato.
Un compañero ha leído el plan.

Cuál es el mayor riesgo de su plan, y qué hace si ocurre de todos modos? (al menos 3 frases)

Sus marcas y notas se quedan solo en este navegador; no las enviamos a ningún sitio. Si ha iniciado sesión, en Mis cursos solo guardamos que ha realizado el ejercicio.

Para saber más

Los pasos de estos artículos corresponden a los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma parecida.

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