Cómo hacer un inventario de sus servicios actuales
Módulo 3: Inventariar y planificar · Tiempo de lectura: 11 minutos
Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá elaborar un inventario completo de sus servicios actuales en la nube, incluidos los enlaces y el uso que no ve a simple vista.
Conceptos clave: inventario, componente, servicio actual, destino, propietario, prioridad, TI en la sombra, enlace, inicio de sesión único (SSO), buzón compartido, alias, lista de distribución, registro de verificación
¿Por qué hacer primero un inventario?
Un cambio de proveedor rara vez fracasa por el trabajo grande. Copiar el correo y trasladar archivos suele salir bien. Fracasa por lo que nadie había anotado: el formulario de contacto de la web que de repente deja de enviar correo, el escáner que envía a un buzón que ya no existe, el compañero que guardaba su lista de clientes en un Dropbox personal.
Un inventario es una lista de todo lo que hace actualmente en la nube: qué servicio, qué datos, quién es el propietario, qué ocurrirá con ello más adelante y cuánta importancia tiene. Cuesta unas horas y le ahorra días.
Bakkerij De Korrel empezó con ocho casillas. Después de una ronda por los compañeros, acabaron siendo trece.
Los ocho componentes
Empiece por estos ocho. Reaparecerán todos a lo largo del resto del curso.
| Componente | Qué anotar | Dónde encontrarlo |
|---|---|---|
| Correo electrónico | Dominios, buzones, alias, buzones compartidos, listas de distribución (direcciones de grupo), reenvíos, tamaño total | Panel de administración de su servicio de correo, DNS (registros MX) |
| Calendario | Calendarios personales, calendarios compartidos, calendarios de salas y equipos, suscripciones a calendarios externos | Ajustes del calendario, panel de administración |
| Contactos | Agendas personales, agendas compartidas, la lista de la organización | Aplicación de contactos, panel de administración |
| Archivos | Almacenamiento personal por persona, carpetas o unidades compartidas, comparticiones externas, tamaño total | Resumen de almacenamiento en el panel de administración (lección 3.2) |
| Documentos | Qué paquete ofimático, qué archivos con macros, plantillas, formularios, formatos propios (documentos de Google) | Almacenamiento de archivos, conversaciones con compañeros |
| Chat y reuniones | Servicio de chat, canales, servicio de videollamadas, quién se reúne con personas externas | Resumen de licencias, compañeros |
| Contraseñas | Dónde están las contraseñas ahora: gestor de contraseñas, navegador, notas en papel, una hoja de cálculo | Compañeros, ajustes del navegador |
| Copias de seguridad | Qué se respalda ahora, quién lo hace, hacia dónde y si alguna vez se ha probado la restauración | Administrador, servicio de copias de seguridad |
Lo que no ve a simple vista: los enlaces
Esta es la parte más importante del inventario. Un enlace es todo lo que está fuera de su servicio en la nube pero depende de él. Búsquelos en estos sitios:
- Inicio de sesión único (SSO). Aplicaciones en las que inicia sesión con su cuenta de Google o Microsoft. En los ajustes de seguridad de cada cuenta hay una lista de aplicaciones con acceso. Revísela en varios compañeros, no solo en la suya.
- Su sitio web. Los formularios de contacto y las tiendas en línea envían correo. ¿A través de qué servidor? ¿Con qué dirección?
- Dispositivos. Escáneres e impresoras multifunción que escanean hacia el correo o hacia una carpeta. Cajas registradoras, sistemas de alarma u otros dispositivos que envían correo.
- Otro software. Contabilidad, CRM, planificación, servicio de boletines. ¿Envían correo en nombre de su dominio? ¿Obtienen archivos de su almacenamiento?
- El DNS de su dominio. Allí ve quién puede enviar correo en nombre de su dominio (SPF), qué servicios han puesto un registro de verificación (registros TXT como
google-site-verification=oMS=) y si hay registros DKIM de otros servicios. El ejercicio A2.1 del módulo anterior ya le ayudó a averiguarlo. - Teléfonos y portátiles. ¿Qué aplicaciones se sincronizan con el servicio antiguo? Todas ellas deberán reconfigurarse más adelante (lección 7.2).
TI en la sombra: lo que los compañeros resuelven por su cuenta
La TI en la sombra es el software o almacenamiento que los compañeros usan por iniciativa propia sin que la organización lo haya gestionado: un Dropbox gratuito, un grupo de WhatsApp con clientes, un Gmail personal para el boletín, un planificador en línea. Normalmente no hay mala intención: alguien resolvió un problema.
Para el cambio de proveedor, la TI en la sombra es importante por dos razones. A menudo contiene datos de la organización que deben migrarse. Y si no lo pregunta, seguirá existiendo después del cambio, fuera de su nueva configuración europea.
Pregúntelo, por tanto, de una forma que invite a responder con sinceridad. No "¿quién usa servicios no autorizados?", sino: "Vamos a cambiar de proveedor y no queremos que nadie pierda nada. ¿Qué programas, sitios y aplicaciones utiliza usted para su trabajo, aunque los haya configurado usted mismo?". Una lista corta de ejemplos ayuda a la gente a recordar.
Por línea: cinco campos
Anote cinco datos para cada línea de su inventario:
- Servicio actual: por ejemplo, "Gmail a través de Google Workspace".
- Tamaño: lo más concreto posible, por ejemplo "12 buzones, 38 GB en total" o "3 calendarios compartidos".
- Propietario: ¿quién decide sobre esto y sabe cómo funciona? Debe ser alguien con nombre propio, no "todo el mundo".
- Destino: ¿qué ocurrirá con ello más adelante? Trasladarlo a un nuevo servicio, darlo de baja, archivarlo o dejarlo tal cual por ahora.
- Prioridad: alta (sin esto la organización no puede funcionar), media o baja.
Ejemplo de algunas líneas de la panadería:
| Componente | Servicio actual | Tamaño | Propietario | Destino | Prioridad |
|---|---|---|---|---|---|
| Correo electrónico | Google Workspace, example.com | 12 buzones, 38 GB; alias pedidos@ | Sanne (oficina) | Trasladar a un servicio de correo europeo | alta |
| Archivos | Google Drive, 1 unidad compartida "Recetas" | 64 GB, 4 comparticiones externas | Sanne | Trasladar a la carpeta de equipo | alta |
| Enlace | Formulario de pedidos de la web | envía a pedidos@ | desarrollador web | Ajustar la configuración SMTP | alta |
| Enlace | Sistema de caja, inicio de sesión con Google | 5 cuentas | Mo (sucursal) | Crear inicio de sesión propio | alta |
| Enlace | Escáner de la oficina | escanea hacia scan@ | Sanne | Nuevos datos SMTP | media |
| TI en la sombra | Dropbox del panadero (personal) | recetas, 2 GB | Jeroen | Trasladar a la carpeta de equipo y después darlo de baja | media |
Errores habituales
- Mirar solo su propia cuenta. Un administrador no ve automáticamente qué aplicaciones ha vinculado un usuario normal a su cuenta. Revíselo en varias personas.
- Olvidar los buzones compartidos.
info@,facturas@ypedidos@suelen no ser un buzón propio sino un alias, un buzón compartido o un grupo. En el cambio de proveedor, cada uno debe migrarse de la forma correcta (lección 4.4). - Contar licencias en lugar de uso. Doce licencias no significan que haya doce personas activas. Fíjese en el último inicio de sesión.
- Sin propietario. Una línea sin propietario no se atiende.
- No actualizar el inventario. Lo que descubra durante la migración, añádalo de todos modos.
En la práctica: así se ve con un proveedor
Al cambiar a un Nextcloud de WebOké y un paquete de correo de WebOké, el inventario se convierte directamente en su lista de tareas: para cada componente, el manual indica qué herramienta utilizar (por ejemplo, la herramienta de importación para Google, la migración de datos para OneDrive, la herramienta de migración de correo para el correo electrónico) y en qué orden. En otros proveedores europeos la herramienta se llama de otra forma, pero el inventario es exactamente el mismo: trata sobre su organización, no sobre el proveedor.
Resumen
- Un inventario evita que, al cambiar de proveedor, se le olviden cosas que nadie había anotado.
- Empiece con ocho componentes: correo electrónico, calendario, contactos, archivos, documentos, chat y reuniones, contraseñas, copias de seguridad.
- Busque enlaces: inicio de sesión único, sitio web, dispositivos, otro software, registros DNS, teléfonos.
- Pregunte a los compañeros sobre la TI en la sombra de una forma que invite a responder con sinceridad.
- Cada línea recibe servicio actual, tamaño, propietario, destino y prioridad.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio A3.1: ¿Está su inventario completo? Rellene el formulario de inventario para su propia organización (o para su uso privado). El programa comprueba si están los ocho componentes, si ha encontrado al menos tres enlaces, y si cada línea tiene servicio actual, tamaño, propietario, destino y prioridad.
Ejercicio E3.1: La ronda por los compañeros. Pregunte al menos a tres personas (o, si trabaja solo, revise sus propios dispositivos) qué programas, sitios y aplicaciones usan para su trabajo. Anote lo que todavía no tenía en su lista y lo que aprende de ello.
Ejercicio E3.1: La ronda por los compañeros
Pregunte al menos a tres compañeros (o revise sus propios dispositivos y navegador): "Vamos a cambiar de proveedor y no queremos que nadie pierda nada. Qué programas, sitios y aplicaciones utiliza usted para su trabajo, incluso si los ha configurado usted mismo?" La plantilla para A3.1 está en ese ejercicio.
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Para saber más
Los pasos de estos artículos corresponden a los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma parecida.