Chatear y reunirse

Módulo 7: Colaborar, aplicaciones y seguridad · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de la lección: Tras esta lección podrá elegir una alternativa europea para el chat y las videollamadas, y organizar el traspaso desde Teams, Slack o Zoom, incluido lo que debe hacer con el historial de conversaciones.

Conceptos clave: chat, conversación o canal, videoconferencia, invitado sin cuenta, lobby (sala de espera), moderador, cifrado en el transporte, cifrado de extremo a extremo, historial de chat, obligación de conservación, estándar abierto (Matrix), autoalojamiento

Por qué el chat es la parte más difícil

El correo, los calendarios y los archivos tienen estándares abiertos: IMAP, CalDAV, WebDAV. Esos puede copiarlos de un proveedor a otro. Con el chat y las videoconferencias la cosa cambia. Microsoft Teams, Slack, Zoom y WhatsApp tienen cada uno su propio sistema. Una conversación de Teams no se puede "importar" a otra aplicación de chat. Así que empieza de cero.

Esto suena peor de lo que es. En Bakkerij De Korrel se trata de tres cosas: preguntar algo rápido a un compañero ("¿ya están listos los bollos de pasas?"), una reunión semanal con los panaderos que trabajan desde casa para la planificación, y de vez en cuando una videollamada con un cliente o proveedor. Esto puede hacerse con cualquier programa de chat moderno. Lo complicado está en los hábitos y en los mensajes antiguos.

¿Qué necesita? Cuatro preguntas

Antes de elegir un programa, responda a cuatro preguntas:

Alternativas europeas y abiertas

Hay, a grandes rasgos, dos tipos de soluciones: chat y llamadas como parte de su entorno en la nube, y programas independientes.

Hay dos cosas que llaman la atención. Suiza y el Reino Unido no son miembros de la UE. Para ambos países, la Comisión Europea ha adoptado una decisión de adecuación: los datos pueden transferirse allí sin medidas adicionales (lección 2.1). Y "código abierto, desarrollado por una empresa estadounidense" (Jitsi) significa algo distinto de "servicio de una empresa estadounidense". Si ejecuta Jitsi en un servidor propio o con un proveedor europeo, su conversación no pasa por 8x8. El software es de todos; el servicio es de quien gestiona el servidor.

Transporte, extremo a extremo y quién gestiona el servidor

Casi todos los programas cifran la conexión entre su dispositivo y el servidor. Esto se llama cifrado en el transporte. Alguien en la misma red wifi no puede leer la conversación, pero el propio servidor sí podría hacerlo en principio.

Con el cifrado de extremo a extremo, solo los participantes pueden leer o escuchar la conversación, ni siquiera el administrador del servidor. Threema y Wire lo hacen por defecto. Matrix puede hacerlo por conversación, y en Element está activado por defecto para las conversaciones privadas. En Nextcloud Talk y Jitsi depende de la versión y de la configuración del servidor. Dé por hecho que el administrador del servidor puede ver los mensajes de chat, a menos que su proveedor indique por escrito lo contrario.

Para una panadería que trata la planificación, el cifrado en el transporte suele bastar, siempre que el servidor esté en manos de una entidad de confianza sujeta al derecho europeo. Si trata datos médicos o negociaciones confidenciales, el cifrado de extremo a extremo pesa más.

Invitados, lobby y moderadores

Los clientes y proveedores no tienen cuenta en su entorno. Para eso existe el enlace de invitado: cualquiera con el enlace puede participar a través del navegador, sin instalar nada. Esto resulta práctico, pero también conlleva un riesgo, porque un enlace puede reenviarse.

Tres hábitos lo hacen seguro:

1. Ponga una contraseña al enlace y envíela por otro canal, por ejemplo por sms.
2. Use una lobby (sala de espera): los invitados esperan hasta que un moderador abre la reunión y los deja entrar.
3. Desactive el acceso de invitados al terminar, o cree una nueva conversación para cada reunión.

¿Qué hacer con el historial de chat antiguo?

Los mensajes de Teams, Slack o WhatsApp no se trasladan. Por eso decida de antemano:

• ¿Qué debe conservarse? Acuerdos con clientes, decisiones, presupuestos tratados en un chat. En realidad, eso no debería estar solo en un chat. Páselo a un documento o al correo antes de cambiar de sistema.
• ¿Qué puede eliminarse? La mayoría: "llego 5 minutos tarde", fotos de la comida, preguntas sueltas.
• ¿Cómo conservar el resto? Teams y Slack tienen funciones de exportación para administradores (en Microsoft 365 mediante eDiscovery, en Slack mediante la función de exportación del espacio de trabajo, según su plan). Obtendrá archivos (a menudo en JSON o HTML) que conservará como archivo en una carpeta con acceso restringido. No serán buscables en su nuevo programa de chat.
• ¿Durante cuánto tiempo? Conserve el archivo el tiempo que necesite para su contabilidad o sus acuerdos, y no más. Si contiene datos personales, el RGPD también se aplica a ese archivo.

Guarde también por separado los archivos que se hayan compartido en los canales de Teams. En Microsoft 365, normalmente están en SharePoint o OneDrive y se trasladan con la migración de archivos (lección 6.1), no con el chat.

El traspaso en sí

Un programa de chat solo funciona si todo el mundo lo usa. Cambiar a medias es lo peor que puede pasar: entonces nadie sabe dónde está un mensaje. Por eso:

1. Elija una única fecha en la que el nuevo programa pase a ser el único programa de chat.
2. Cree de antemano las conversaciones que necesite: una general, una por equipo (en De Korrel: "panadería", "tienda", "reparto") y una para la reunión semanal.
3. Haga que todos instalen la aplicación en el teléfono y el ordenador antes de esa fecha (lección 7.2).
4. Ponga en el programa antiguo un mensaje fijado: "A partir del lunes chateamos en Talk. No responder más aquí."
5. Pase el programa antiguo a solo lectura al cabo de unas semanas y después déjelo de usar.

En la práctica: así se ve con un proveedor

En este ejemplo usamos Nextcloud Talk en un Nextcloud de WebOké. Talk está incluido en los paquetes con licencia de Office. Abra Talk mediante el icono de la parte superior. En la página de inicio, sus conversaciones aparecen a la izquierda; con el botón Iniciar reunión ahora crea al instante una reunión con un enlace, y con Comprobar dispositivos prueba la cámara y el micrófono. El acceso de invitados se activa por conversación en Ajustes de la conversación, en Administración; ahí también establece una contraseña. La lobby está en Reunión. En este entorno no es posible grabar conversaciones ni llamar a números de teléfono normales.

En otros proveedores de Nextcloud, y en los servicios de Matrix, Jitsi o BigBlueButton, funciona de forma parecida: el enlace de invitado, la contraseña, la sala de espera y los moderadores a veces tienen otro nombre, pero la idea es la misma.

Resumen

• Las conversaciones de chat no se trasladan a un nuevo programa. Pase de antemano a un documento o al correo lo que sea importante, y exporte el resto como archivo.
• Elija en función de cuatro preguntas: quién, cuántos, qué debe conservarse, cómo de sensible es.
• El cifrado en el transporte protege por el camino; el cifrado de extremo a extremo también protege frente al servidor. Importa quién gestiona el servidor.
• Seguridad con invitados: contraseña, lobby, desactivar el acceso de invitados después.
• Haga el cambio en una fecha fija, con las aplicaciones ya instaladas.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio E7.1: Preparar su cambio de chat. Responda a las cuatro preguntas de esta lección para su propia organización, elabore una lista de los grupos y canales de chat que tiene actualmente, y determine por grupo: qué debe conservarse, dónde se guardará y qué conversación del nuevo programa lo sustituye.

Para saber más

Los pasos de estos artículos se aplican a los servicios de WebOké; con otros proveedores funciona de forma similar.

• Manual de Nextcloud 10.1: ¿Qué es Talk y quién dispone de esta aplicación?
• Manual de Nextcloud 10.3: Videollamadas y reuniones: cámara, micrófono, fondo y levantar la mano
• Manual de Nextcloud 10.5: Invitar a invitados mediante un enlace (sin cuenta)
• Manual de Nextcloud 16.22: Invitados en una reunión de Talk con una sala de espera (lobby)
• La videollamada en Nextcloud Talk no funciona: causas y soluciones
• Especificación de Matrix: https://spec.matrix.org/