Formatos ofimáticos: OOXML, ODF y PDF

Módulo 6: Archivos y documentos · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección podrá explicar qué son realmente docx, odt y pdf, por qué un documento puede verse distinto después de un cambio, y sabrá elegir el formato adecuado para colaborar, intercambiar y archivar.

Conceptos clave: formato de archivo, estándar abierto, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), formatos binarios antiguos (doc, xls, ppt), pdf y PDF/A (ISO 19005), csv, tipo de letra, tipo de letra métricamente equivalente, conversión

Un documento es un acuerdo

Un archivo es una serie de bytes. Solo mediante un formato de archivo sabe un programa qué significan esos bytes: esto es un encabezado, esto está en negrita, esto es una tabla de tres columnas. Si ese formato está descrito públicamente y cualquiera puede usarlo sin permiso ni licencia, hablamos de un estándar abierto (lección 2.2). Así, distintos programas pueden leer y escribir el mismo archivo, y usted no depende de un único fabricante.

Para los documentos ofimáticos existen dos grandes estándares abiertos y un formato para fijar contenido.

OOXML: docx, xlsx y pptx

Desde Office 2007, Microsoft Office guarda los documentos por defecto como Office Open XML, abreviado OOXML. Conoce las extensiones: docx, xlsx y pptx. El estándar está recogido como ECMA-376 y como norma internacional ISO/IEC 29500.

Un docx es en realidad un archivo zip con una estructura fija. Cambie el nombre de una copia de offerte.docx a offerte.zip y descomprímalo. Verá entre otros elementos:

[Content_Types].xml        qué componentes contiene
word/document.xml          el texto y el formato
word/styles.xml            los estilos
word/fontTable.xml         los tipos de letra que usa el documento
word/media/                las imágenes
docProps/core.xml          título, autor, fecha

Hay dos cosas que conviene saber. En primer lugar, ISO/IEC 29500 tiene una variante estricta (Strict) y otra más amplia (Transitional) que también admite peculiaridades antiguas de Word; Office guarda por defecto la variante Transitional. En segundo lugar, un docx puede contener elementos que solo Microsoft Office entiende, como macros en VBA (en docm y xlsm), botones ActiveX o complementos. El formato es abierto, pero no todo lo que puede contener funciona en cualquier sitio. De esto trata la lección 6.5.

ODF: odt, ods y odp

El OpenDocument Format (ODF) se desarrolló en la organización de estándares OASIS y está recogido como ISO/IEC 26300. Las extensiones son odt (texto), ods (hoja de cálculo) y odp (presentación). Un odt también es un archivo zip. El primer componente se llama mimetype y contiene literalmente el tipo de documento, por ejemplo application/vnd.oasis.opendocument.text. El contenido está en content.xml y los estilos en styles.xml.

ODF es el formato propio de LibreOffice y de las suites construidas sobre él, como Collabora Online. Muchas administraciones públicas en Europa indican ODF como formato preferente para el intercambio y el archivo. En los Países Bajos, ODF figura en la lista "aplicar o explicar" del Forum Standaardisatie, junto con pdf y PDF/A.

¿Qué formato elegir?

Ambos son estándares abiertos. La diferencia práctica está en quiénes son sus interlocutores y qué programa utiliza.

La regla más importante: elija un formato principal por tipo de documento y manténgalo. Cada vez que un archivo se convierte de ida y vuelta (docx a odt a docx), algo puede alterarse.

Formatos antiguos: doc, xls y ppt

Los archivos anteriores a 2007 (doc, xls, ppt) son formatos binarios: no son un zip con XML, sino una estructura de archivo propia de Microsoft. Las suites ofimáticas modernas aún los abren, pero no siempre sin errores, y pueden contener macros sin que la extensión lo indique. Recomendación al cambiar de proveedor: convierta los archivos antiguos que aún utiliza a docx, xlsx o pptx (o ODF) y conserve el original como archivo histórico.

Pdf y PDF/A

Un pdf está pensado para fijar el aspecto de algo, igual en cualquier dispositivo. Se puede editar, pero no es su finalidad. PDF/A (ISO 19005) es una variante más estricta para el archivo: todos los tipos de letra están incluidos en el archivo, no puede haber referencias externas ni scripts, de modo que el archivo por sí solo siga siendo legible durante muchos años. Elija PDF/A para todo lo que deba conservar a largo plazo, como las cuentas anuales.

Por qué un documento puede verse distinto

Tras un cambio, los compañeros suelen decir enseguida: "se ve diferente". La causa es casi siempre el tipo de letra. Un documento indica su tipo de letra (por ejemplo, Calibri), pero el tipo de letra en sí normalmente no está incluido. El programa que muestra el documento debe tener instalado ese tipo de letra. Si no lo tiene, utiliza un sustituto, y ese sustituto tiene anchuras de letra distintas. Una línea se distribuye de otro modo, una tabla se ensancha, una página se desplaza.

Para los tipos de letra más conocidos de Microsoft existen sustitutos de código abierto métricamente equivalentes: cada letra tiene exactamente la misma anchura, solo cambia un poco la forma. Así el texto se distribuye igual.

Tipos de letra como Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic o un tipo de letra corporativo propio no tienen un sustituto así. Una oficina en línea debe sustituirlos entonces por algo parecido, y entonces el texto puede distribuirse de otra manera. En Bakkerij De Korrel esto ocurrió con el tipo de letra corporativo del papel con membrete. La solución: hacer instalar el tipo de letra (si la licencia lo permite) en el proveedor, o elegir en la plantilla un tipo de letra libre.

Otros elementos que pueden alterarse al cambiar de formato: encabezados y pies de página con campos, índices (hay que actualizarlos de nuevo), comentarios y cambios con control de cambios, objetos incrustados, y en las hojas de cálculo el formato condicional y los gráficos.

En la práctica: así se ve en un proveedor

En Euro-Office dentro de un Nextcloud de WebOké se abren docx, xlsx y pptx sin conversión, y también odt, ods, odp, rtf, txt, csv y los formatos antiguos doc, xls y ppt. Con Archivo, Descargar como puede elegir entre otros DOCX, ODT, PDF o PDF/A; con Guardar copia como la copia se guarda en su Nextcloud. Para los cinco tipos de letra de la tabla, los sustitutos métricamente equivalentes están instalados en el servidor. Otras suites ofimáticas en línea tienen menús parecidos; los tipos de letra que reconocen varían según el proveedor. Consúltelo de antemano si utiliza un tipo de letra corporativo propio.

Resumen

• docx, xlsx y pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) y odt, ods y odp (ODF, ISO/IEC 26300) son ambos estándares abiertos y ambos archivos zip con XML.
• Elija el formato que use internamente su oficina ofimática y que conozcan sus colaboradores, y manténgase fiel a él.
• Los archivos binarios antiguos (doc, xls, ppt) se convierten; el original se conserva.
• Pdf para fijar contenido, PDF/A para conservar a largo plazo.
• Los desplazamientos suelen deberse a los tipos de letra; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman y Courier New tienen sustitutos métricamente equivalentes.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A6.3: Formato y tipos de letra de su propio documento. Suba un documento que utilice a menudo (por ejemplo, su plantilla de carta). El programa le indicará qué formato es realmente, qué tipos de letra contiene y si para cada tipo de letra existe un sustituto métricamente equivalente.

Para saber más

Los pasos de estos artículos corresponden a los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma parecida.

• Manual de Euro-Office 1.4: ¿Qué navegadores y formatos de archivo funcionan con Euro-Office?
• Manual de Euro-Office 2.5: Descargar como docx, xlsx, pptx, odt o pdf
• Manual de Euro-Office 12.3: Las fuentes se ven diferentes
• ISO/IEC 29500 y ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 y OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, lista de estándares abiertos (ODF, PDF/A), el organismo neerlandés que recomienda estándares abiertos para las administraciones públicas de los Países Bajos