Aplicaciones en el teléfono y el ordenador

Módulo 7: Colaborar, aplicaciones y seguridad · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de la lección: Después de esta lección podrá trasladar todos los ordenadores y teléfonos de su organización al nuevo servicio, en el orden correcto, y retirar las aplicaciones antiguas de forma que no se duplique ni se pierda nada.

Conceptos clave: aplicación de sincronización de escritorio, sincronizar, archivos virtuales, sincronización selectiva, unidad de red (WebDAV), aplicación móvil, subida automática de fotos, contraseña de aplicación, dirección de la nube, certificado, sincronización duplicada, gestión de dispositivos

Dónde se nota realmente el cambio

Para la mayoría de las personas, "la nube" no es un sitio web, sino una carpeta en el portátil, un calendario en el teléfono y fotos que se suben solas a algún sitio. Si esas cosas dejan de funcionar después del cambio, para esas personas el cambio ha fracasado, por muy bien que haya ido la migración en el servidor.

En Bakkerij De Korrel son 12 personas con un total de 9 portátiles, 2 ordenadores en la tienda, 12 teléfonos y una tableta en la panadería para las recetas. Cada dispositivo tiene ahora aplicaciones de Google o Microsoft: Google Drive para escritorio u OneDrive, la aplicación de Gmail o de Outlook, el calendario y los contactos de la cuenta de Google o de Microsoft, y Google Fotos o la subida de cámara de OneDrive. Todas esas aplicaciones deben cambiar por otras, y las antiguas deben retirarse.

Tres maneras de acceder a sus archivos desde el ordenador

La aplicación de sincronización de escritorio suele ser la mejor opción. En Nextcloud se llama Nextcloud Files; otros servicios europeos tienen aplicaciones similares. Es importante el ajuste archivos virtuales: usted ve todas sus carpetas y archivos, pero un archivo solo se descarga cuando lo abre. Así, una nube de 200 GB cabe en un portátil con un disco de 128 GB. Con la sincronización selectiva elige en cambio qué carpetas se descargan por completo en el ordenador.

Tenga en cuenta una diferencia que suele sorprender: con archivos virtuales, "eliminar" significa también eliminar de verdad en la nube. Si solo quiere recuperar espacio, elija Liberar espacio (o como se llame en su aplicación), no Eliminar.

La regla de oro: nunca dos aplicaciones de sincronización en la misma carpeta

El error más grave al cambiar es que la aplicación de sincronización antigua y la nueva funcionen a la vez, o que alguien haga que la nueva aplicación sincronice con la carpeta de la antigua. En ese caso tiene dos programas que creen ser, cada uno, el dueño de los mismos archivos. El resultado: archivos duplicados, copias de conflicto y, en el peor de los casos, archivos que un programa elimina porque el otro los ha movido.

El orden correcto es, por tanto:

1. Los archivos ya se han trasladado en el servidor (lección 6.1) y se han comprobado.
2. Desactive la aplicación de sincronización antigua (Google Drive para escritorio, OneDrive, Dropbox): cierre sesión o pause la sincronización y después desinstálela. Los archivos que están en la carpeta antigua permanecen en el ordenador, pero ya no se actualizan.
3. Instale la nueva aplicación y haga que use una carpeta nueva y propia.
4. Compruebe que los archivos están en la nueva carpeta.
5. Cambie el nombre de la carpeta antigua (por ejemplo OneDrive-ANTIGUO-no-usar) y elimínela al cabo de unas semanas, si nadie echa nada en falta.

No eliminar esa carpeta antigua de inmediato es su red de seguridad: si había algo en el portátil que nunca llegó a la nube, todavía lo encontrará ahí.

Teléfonos y tabletas

En un teléfono suelen ser cuatro cosas:

Con las fotos hay una trampa. Si ya ha trasladado las fotos antiguas mediante una migración (lección 6.1), y después deja que la nueva aplicación también suba "todas las fotos existentes", aparecerán duplicadas. Por eso, al activar la subida automática, elija si la aplicación sube todo o solo a partir de una fecha. Y nunca active la opción de eliminar las fotos del teléfono después de subirlas, y menos aún durante las primeras semanas.

En el iPhone, iOS concede poco tiempo en segundo plano a las aplicaciones. La subida suele continuar solo cuando la aplicación está abierta. No es un fallo del servicio; abra la aplicación de vez en cuando mientras carga el teléfono con wifi.

Iniciar sesión: inicio de sesión normal o contraseña de aplicación

Puesto que su nuevo servicio utiliza verificación en dos pasos (lección 7.3), algunas aplicaciones no pueden iniciar sesión con su contraseña habitual. No pueden introducir el código adicional. Hay dos tipos de aplicaciones:

• Aplicaciones que muestran una pantalla de inicio de sesión del servicio, como la aplicación de escritorio y la aplicación móvil de Nextcloud. Inicia sesión igual que en el navegador, con código. Después, la aplicación gestiona ella misma una clave de acceso propia.
• Aplicaciones que solo pueden introducir un nombre de usuario y una contraseña, como el calendario y los contactos integrados del iPhone, Thunderbird o una unidad de red. Para estas crea una contraseña de aplicación: una contraseña aparte y larga, exclusiva para esa aplicación concreta en ese dispositivo concreto.

Asigne a cada contraseña de aplicación un nombre como Calendario iPhone Anne. Si Anne pierde su teléfono, solo revoca esa contraseña.

La dirección de la nube y el certificado

Cada dispositivo debe recibir la dirección correcta de su nube. Utilice desde el principio la dirección definitiva, preferiblemente en su propio dominio (cloud.example.com). Si empieza con una dirección provisional del proveedor y después pasa a su propio dominio, tendrá que volver a configurar todos los dispositivos.

La dirección debe funcionar mediante https con un certificado válido. Si una aplicación muestra una advertencia de certificado, nunca la ignore haciendo clic. Esa es exactamente la advertencia que debería recibir si alguien intenta interceptar su tráfico. Haga que lo solucionen primero. En el ejercicio A7.2 lo comprueba automáticamente.

Gestión de dispositivos y borrado remoto

Las organizaciones más grandes utilizan gestión de dispositivos (MDM): un sistema con el que el administrador instala aplicaciones y puede borrar un teléfono perdido. Para una organización como De Korrel, eso suele ser excesivo. Lo que sí es importante: en su nuevo servicio puede ver qué dispositivos han iniciado sesión y revocar un dispositivo. Algunos servicios pueden borrar de forma remota los archivos de su propia aplicación en cuanto el dispositivo vuelve a estar en línea. Eso solo funciona para esa aplicación, no para el resto del teléfono.

En la práctica: así se ve con un proveedor

En una instalación de Nextcloud de WebOké, instale en el ordenador Nextcloud Files (Windows, Mac o Linux). Al añadir su cuenta, la aplicación abre una ventana del navegador en la que inicia sesión con su código; después elige una carpeta y si desea archivos virtuales. En el teléfono, utilice la aplicación oficial Nextcloud de Nextcloud GmbH; no existe una aplicación propia de WebOké. En ella introduce la dirección de su Nextcloud. El calendario y los contactos funcionan a través de la cuenta integrada del iPhone o mediante DAVx5 en Android, con una contraseña de aplicación.

En otros proveedores europeos funciona de forma similar: una aplicación de escritorio, una aplicación móvil y, para el calendario y los contactos, los estándares CalDAV y CardDAV.

Resumen

• Los usuarios notan el cambio en sus dispositivos. Planifique ese paso con la misma atención que la migración en el servidor.
• Nunca dos aplicaciones de sincronización en la misma carpeta: primero desactive la antigua, después active la nueva en una carpeta propia, y elimine la carpeta antigua solo después de unas semanas.
• Los archivos virtuales ahorran espacio; eliminar significa eliminar de verdad.
• Evite fotos duplicadas: elija una fecha de inicio al activar la subida automática.
• Utilice desde el principio la dirección definitiva de la nube con un certificado válido, y contraseñas de aplicación para las aplicaciones sin pantalla de inicio de sesión.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A7.2: Comprobar su dirección de nube. Introduzca la dirección de su nueva nube (por ejemplo cloud.example.com). El programa comprueba el certificado, la redirección de http a https, el ajuste de HSTS y, en el caso de Nextcloud, si la instalación es accesible y está soportada.

Ejercicio E7.2: Lista de dispositivos y orden del cambio. Elabore una lista de todos los dispositivos de su organización indicando, por dispositivo, qué aplicaciones sincronizan actualmente, y ordene los pasos para cada dispositivo en la secuencia correcta: desactivar el antiguo, activar el nuevo, comprobar, eliminar el antiguo.

Para saber más

Los pasos de estos artículos se aplican a los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma similar.

• Manual de Nextcloud 7.1: ¿Por qué la aplicación de escritorio? Navegador, aplicación o unidad de red
• Manual de Nextcloud 7.2: Instalar Nextcloud Files en Windows
• Manual de Nextcloud 7.3: Instalar Nextcloud Files en Mac (File Provider)
• Manual de Nextcloud 7.5: Archivos virtuales: véalo todo, descargue solo lo que abre
• Manual de Nextcloud 8.1: ¿Qué aplicaciones necesita en su teléfono y tablet?
• Manual de Nextcloud 8.4: Subir fotos automáticamente
• Manual de Nextcloud 16.18: Trasladar su Nextcloud a un dominio propio: ¿qué debe ajustar después en las aplicaciones?
• Manual de Nextcloud 15.7: Advertencia de certificado o conexión no segura