Cómo circula su correo electrónico: MX, IMAP y SMTP

Módulo 4: Trasladar el correo electrónico · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá explicar la ruta de un correo electrónico, nombrar los elementos que cambian durante un traslado de correo, y señalar qué más debe trasladarse además de los propios mensajes.

Conceptos clave: registro MX, servidor de correo, buzón, IMAP, POP3, SMTP, submission (puertos 587 y 465), webmail, programa de correo, alias, buzón compartido, reglas

Por qué primero debe entender la ruta

El correo electrónico parece una sola cosa: usted escribe, pulsa Enviar, y otra persona lo lee. En realidad colaboran al menos cuatro componentes. Durante un traslado, usted cambia algunos de ellos, y quien no sepa cuáles, acaba tocando el botón equivocado. El resultado es correo que durante un día sigue llegando al proveedor anterior, o teléfonos que siguen enviando silenciosamente a través del servidor antiguo.

Bakkerij De Korrel tiene el dominio example.com. Los doce empleados usan actualmente Microsoft 365 para el correo. La panadería quiere pasarse a un proveedor de correo europeo. Antes de trasladar nada, dibujan la ruta.

El viaje de un correo a info@example.com

Un cliente envía un pedido a info@example.com. Esto es lo que ocurre:

1. El programa de correo del cliente entrega el correo a su propio servidor de salida. Esto ocurre mediante SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), a través del puerto para la entrega de correo: submission, puerto 587 con STARTTLS o puerto 465 con TLS.
2. Ese servidor quiere entregar el correo a example.com. Pregunta en el DNS: «¿cuáles son los registros MX de example.com?». El registro MX apunta al servidor que acepta el correo del dominio.
3. El servidor emisor se conecta con ese servidor, de nuevo mediante SMTP (ahora entre servidores, puerto 25), y entrega el correo.
4. El servidor receptor coloca el correo en el buzón de info@.
5. Los empleados leen el buzón con un programa de correo o el webmail. Esto se hace normalmente mediante IMAP, puerto 993 con TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

El registro MX está en el DNS de su dominio, no en su proveedor de correo. Quien gestiona el DNS determina, por tanto, a dónde va el correo de su dominio. Para saber exactamente cómo funcionan los registros MX y las prioridades, consulte el curso de DNS, lección 4.1.

IMAP o POP3: ¿dónde está en realidad su correo?

Con IMAP, el correo permanece en el servidor. Su portátil, su teléfono y el webmail muestran todos el mismo buzón. Si mueve un correo a una carpeta en su teléfono, también aparecerá en esa carpeta en su portátil.

Con POP3, el programa de correo descarga el correo y a menudo lo elimina después del servidor. El correo queda entonces únicamente en ese ordenador concreto.

Para un traslado, esto supone una gran diferencia. Un buzón IMAP se puede copiar de servidor a servidor: todo está en el servidor. Con POP3, una parte de su historial puede estar únicamente en un PC antiguo. Ese correo debe trasladarlo aparte, por ejemplo arrastrando las carpetas antiguas de su programa de correo a su nuevo buzón IMAP.

Pregúntese: ¿hay alguien en su organización que todavía use POP3? Esto se ve en la configuración de la cuenta del programa de correo: si aparece POP o el puerto 995, es POP3.

Microsoft 365 y Google Workspace también usan protocolos propios para sus propias aplicaciones, como Exchange ActiveSync y la aplicación de Gmail. Usted apenas lo notará, pero significa que no toda configuración pasa automáticamente a IMAP. Después del traslado, cada dispositivo debe configurarse de nuevo (lección 4.4).

¿Qué cambia durante un traslado?

La buena noticia más importante está en la última fila: como usted tiene su propio dominio, su dirección de correo se mantiene igual. Los clientes no notan nada. Esta es precisamente la razón por la que un dominio propio es tan valioso para su independencia (lección 8.2). Si ahora tiene una dirección como bakkerij.dekorrel@gmail.com, podrá copiar el correo, pero la dirección en sí seguirá siendo de Google. En ese caso tendrá que comunicar a todos una nueva dirección.

Qué más forma parte de su correo además de los mensajes

Un buzón es más que un montón de mensajes. En una copia IMAP se trasladan los mensajes y las carpetas, pero muchas otras cosas no. Haga una lista de antemano:

• Alias: direcciones adicionales que llegan al mismo buzón, como bestellingen@ y facturen@ que llegan a info@.
• Buzones compartidos y grupos: en Microsoft 365, De Korrel tiene un buzón compartido bestellingen@ que leen cuatro personas, y un grupo team@ que llega a todos. En el nuevo proveedor, esto se convierte en un buzón normal con varios usuarios, un reenvío o una lista de distribución.
• Reglas y filtros: «correo del mayorista a la carpeta Compras». Estos se guardan en el servidor o en el programa de correo y no se trasladan con una copia IMAP.
• Firmas: suelen estar en el programa de correo o en la configuración del webmail.
• Respuestas automáticas (mensajes de ausencia).
• Reenvíos a una dirección externa.
• Remitentes que no están en un buzón: el sitio web que envía formularios de pedido, la caja registradora que envía tickets, el escáner que envía pdf, la contabilidad que envía facturas. Estos envían en nombre de example.com a través de un servidor. También debe incluirlos en SPF (lección 4.3).
• Carpetas de agenda y contactos en Exchange. Estas no se trasladan con una copia de correo. Se trasladan aparte (módulo 5).

Esta lista convierte un «traslado de correo» en un proyecto claro. En el inventario del módulo 3 ya tenía una línea «correo electrónico»; ahora divide esa línea en varias.

En la práctica: así se ve en un proveedor

En WebOké, la configuración para un programa de correo está reunida en la guía de DirectAdmin: IMAP puerto 993 con SSL/TLS, SMTP puerto 587 con STARTTLS o 465 con SSL/TLS, y como nombre de usuario la dirección de correo completa. Como nombre de servidor utilice el nombre de dominio (si su sitio web también está en WebOké y tiene un certificado válido) o el nombre de servidor de su paquete. En otros proveedores de correo europeos los puertos son los mismos; solo cambia el nombre del servidor, y algunos proveedores le hacen iniciar sesión con un nombre de usuario independiente en lugar de con la dirección de correo. Consulte siempre las páginas de ayuda de su nuevo proveedor.

Resumen

• El correo se envía mediante SMTP, el registro MX en el DNS determina dónde llega, y normalmente se lee mediante IMAP.
• El registro MX está en el DNS de su dominio: quien gestiona el DNS, dirige el correo.
• Con un dominio propio, su dirección de correo se mantiene igual tras un traslado; con una dirección gratuita de una gran empresa, no.
• Los buzones IMAP se copian bien; el correo que solo está en un PC vía POP3 debe trasladarse aparte.
• Alias, buzones compartidos, reglas, firmas, respuestas automáticas y dispositivos que envían en nombre de su dominio no se trasladan automáticamente. Anótelos de antemano en una lista.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A4.1: ¿Dónde llega su correo actualmente? Introduzca su propio dominio. El programa buscará los registros MX y la dirección IP del servidor de correo, y consultará en el registro de direcciones IP qué organización gestiona esa red y en qué país está registrada. Usted indicará de antemano qué proveedor de correo cree tener. Después verá si es correcto.

Ejercicio E4.1: Su lista de correo. Elabore para su propia organización la lista de esta lección: buzones, alias, buzones compartidos y grupos, reglas, firmas, respuestas automáticas, reenvíos, dispositivos y programas que envían en nombre de su dominio, y quién sigue usando POP3.

Para saber más

Los pasos de estos artículos se refieren a los servicios de WebOké; en otros proveedores el funcionamiento es similar.

• Manual de DirectAdmin 8.7: IMAP o POP3: ¿cuál es la diferencia?
• Manual de DirectAdmin 8.1: Todos los ajustes de un vistazo: servidores, puertos y seguridad
• ¿Qué es IMAP o POP3 y cómo funciona?
• Curso gratuito de DNS 4.1: Registros MX y prioridad
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, puerto 587), RFC 8314 (TLS para submission e IMAP, puertos 465 y 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)