Una estrategia de salida, también para su nueva nube

Módulo 8: Copias de seguridad, salida y gestión · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección podrá elaborar y probar una estrategia de salida, de modo que también pueda abandonar sin daños a su nuevo proveedor más adelante, y sabrá qué derechos le otorgan el RGPD y el Reglamento de Datos europeo.

Conceptos clave: estrategia de salida, prueba de salida, formato de exportación, estándar abierto, plazo de preaviso, periodo de transición, devolución y eliminación de datos, art. 28 apartado 3 letra g RGPD, Reglamento de Datos de la UE (Reglamento (UE) 2023/2854), derecho de cambio, costes de cambio, nombre de dominio bajo gestión propia

¿Por qué pensar ya en marcharse?

Acaba de cambiar, o todavía está en ello. ¿Por qué habría de pensar ya en el siguiente cambio? Porque de lo contrario aprenderá dentro de cinco años la misma lección de este curso. Con su antiguo servicio se topó con muros (lección 2.3): archivos en un formato propio, chats que no se podían llevar consigo, un inicio de sesión mediante una cuenta que quería dar de baja. Una estrategia de salida evita que vuelva a construir esos muros con su nuevo servicio.

También hay motivos que no elige usted mismo: el proveedor es adquirido (por ejemplo, por una empresa de fuera de la UE, de modo que las preguntas de la lección 2.1 de repente tienen una respuesta distinta), sube mucho sus precios, deja de ofrecer un servicio, o quiebra. Quien tiene un plan puede entonces elegir con calma. Quien no tiene un plan debe migrar bajo presión de tiempo.

Las tres capas de una estrategia de salida

Capa uno, técnica: ¿puede sacar sus datos, en un formato utilizable?

Por cada elemento anota cómo lo exporta y en qué formato. Con un servicio que usa estándares abiertos (lección 2.2), esto resulta sencillo:

Capa dos, contractual: ¿qué dice su acuerdo sobre la salida?

Léalo al firmar, no al dar de baja: el plazo de preaviso, si durante ese plazo todavía puede acceder plenamente a sus datos, cuánto tiempo después del final puede seguir recuperando sus datos, y cuándo y cómo se eliminan. ¿Desea recibir una confirmación de eliminación?

Capa tres, organizativa: ¿quién sabe cómo hacerlo?

Un plan que solo existe en la cabeza de un compañero no es un plan. Ponga la estrategia de salida en un documento junto a su administración, con los administradores y los datos de acceso de la cuenta de administración (en el gestor de contraseñas, lección 7.4).

Lo que regula el RGPD

Si utiliza el servicio para datos personales de terceros (clientes, socios, empleados), el proveedor es su encargado del tratamiento y firma un contrato de encargo del tratamiento (lección 9.2). El artículo 28, apartado 3, letra g, del RGPD establece que en ese contrato debe constar que el encargado, al finalizar el servicio, a elección de usted, elimine todos los datos personales o se los devuelva, y suprima las copias existentes, salvo que una ley obligue a conservarlos. Esa es su base legal para recuperar sus datos al marcharse y hacer que después se eliminen. Solicite también de forma efectiva esa eliminación, y pida una confirmación.

Esto es una explicación, no un asesoramiento jurídico. Si tiene dudas sobre su propia situación, consúltelo con un jurista o con su delegado de protección de datos.

Lo que regula el Reglamento de Datos de la UE

Desde el 12 de septiembre de 2025 se aplica el Reglamento de Datos de la UE (Reglamento (UE) 2023/2854). El capítulo VI (artículos 23 a 31) trata sobre el cambio entre servicios en la nube y se aplica a los proveedores de los llamados servicios de tratamiento de datos, entre ellos los servicios habituales en línea de almacenamiento, correo y colaboración. Los puntos principales:

• El proveedor debe posibilitar el cambio y eliminar las barreras (art. 23), y los acuerdos sobre el cambio deben constar en un contrato por escrito (art. 25).
• El plazo de preaviso para iniciar un cambio es de como máximo dos meses (art. 25, apartado 2, letra d).
• A continuación sigue un periodo de transición de como máximo 30 días naturales durante el cual el proveedor presta ayuda y el servicio sigue funcionando (art. 25, apartado 2, letra a). Si eso no es técnicamente viable, el proveedor debe comunicarlo en un plazo de 14 días hábiles y puede proponer un periodo más largo de como máximo siete meses (art. 25, apartado 4). Puede prorrogar el periodo de transición una vez (art. 25, apartado 5).
• Después del periodo de transición dispone de al menos 30 días naturales para recuperar sus datos (art. 25, apartado 2, letra g), y después el proveedor debe eliminarlo todo por completo (letra h).
• El proveedor debe describir de antemano qué datos puede llevarse y en qué formatos (art. 25, apartado 2, letra e, y art. 26).
• Costes de cambio: hasta el 12 de enero de 2027 un proveedor solo puede cobrar costes reducidos que no superen sus propios costes; a partir del 12 de enero de 2027 ya no podrá cobrar ningún coste de cambio (art. 29). Las cuotas habituales de suscripción y una penalización por cancelación anticipada no entran en esta categoría.

Existen excepciones, por ejemplo para servicios construidos en gran medida a medida para un único cliente, y para versiones de prueba (art. 31). El Reglamento de Datos facilita, por tanto, el cambio, pero no exporta sus datos por usted. Un formato de exportación que nadie más puede leer sigue siendo un problema; por eso los estándares abiertos siguen siendo importantes.

Su nombre de dominio: la llave más importante

Hay una cosa que facilita enormemente cualquier salida: su propio nombre de dominio, bajo su propia gestión. Si su dirección de correo es info@example.com y el nombre de dominio está a nombre de su organización, puede trasladar el correo a cualquier proveedor cambiando los registros MX (lección 4.3). Si su dirección es bakkerijdekorrel@gmail.com o el nombre de dominio está vinculado a la cuenta de su proveedor, al marcharse perderá su dirección o dependerá de su colaboración.

Compruebe, por tanto:

• si el nombre de dominio está a nombre de la organización (titular), no de un exempleado o de quien construyó la web;
• si sabe con qué registrador está registrado y cómo solicitar el código de transferencia;
• si su nube utiliza una dirección en su propio dominio, como cloud.example.com, de modo que las aplicaciones y los enlaces no dependan de una dirección del proveedor.

La prueba de salida

Una estrategia de salida se prueba igual que una copia de seguridad: haciéndolo de verdad, a pequeña escala. En De Korrel, Ruud lo hace una vez al año, en una tarde tranquila:

1. Exporta una carpeta de documentos, el calendario compartido "Reparto" (ICS) y la libreta de direcciones "Proveedores" (vCard).
2. Abre esos archivos en otro entorno: otro programa de calendario, otra libreta de direcciones, otro paquete ofimático.
3. Comprueba: ¿llegan las citas con las horas y repeticiones correctas? ¿Están los números de teléfono junto a los nombres correctos? ¿Se abren los documentos con el formato correcto?
4. Anota lo que no funcionó, y ajusta la estrategia.

En el ejercicio A8.2 hará que un programa compruebe eso automáticamente.

En la práctica: así se ve con un proveedor

Un Nextcloud de WebOké funciona con estándares abiertos: sus archivos los recupera con la aplicación de escritorio o WebDAV, los calendarios se exportan como ICS y los contactos como vCard, y los documentos se guardan como docx, xlsx, pptx u odt en sus archivos. La guía también describe cómo cambiar desde otro proveedor de Nextcloud con la aplicación de escritorio y archivos ICS y vCard; el mismo camino funciona en sentido contrario. El correo se encuentra en un paquete de correo que puede copiar con IMAP a cualquier otro proveedor. Los nombres de dominio se pueden transferir a otro registrador con un código de transferencia.

En otros proveedores europeos funciona de forma similar, si utilizan los mismos estándares abiertos. Pregúntelo antes de firmar.

Resumen

• Planifique su salida desde el principio: técnica (formatos de exportación), contractual (preaviso, devolución, eliminación) y organizativa (quién sabe cómo hacerlo).
• Art. 28, apartado 3, letra g, RGPD: al finalizar, devolver o eliminar los datos, a su elección.
• El Reglamento de Datos: plazo de preaviso de como máximo dos meses, periodo de transición de como máximo 30 días (excepcionalmente siete meses), al menos 30 días para recuperar los datos, y desde el 12 de enero de 2027 sin costes de cambio.
• Su propio nombre de dominio bajo su propia gestión es la llave más importante para cualquier salida.
• Pruebe su salida una vez al año a pequeña escala.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A8.2: Prueba de salida con comprobación automática. Exporte desde su nuevo servicio un calendario (ICS), una libreta de direcciones (vCard) y algunos documentos, y súbalos como zip o como archivos individuales. El programa comprueba si los archivos son válidos y están en un formato abierto o habitual, y compara los recuentos con los que usted indique.

Ejercicio E8.2: Su estrategia de salida en una página. Rellene por cada elemento cómo exporta y en qué formato, busque en su contrato o condiciones generales el plazo de preaviso y los acuerdos sobre devolución y eliminación, y compruebe a nombre de quién está registrado su nombre de dominio.

Para seguir leyendo

Los pasos de estos artículos se aplican a los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma similar.

• Manual de Nextcloud 13.7: De Nextcloud Free a un paquete de pago, o de otro proveedor de Nextcloud
• Manual de Nextcloud 14.5: Su Nextcloud en un dominio propio (cloud.suempresa.es)
• Manual de WebOké 5.12: Transferir un dominio a otro proveedor: código de transferencia (EPP) y bloqueo de transferencia
• Manual de WebOké 11.7: Privacidad: descargar o solicitar la eliminación de sus datos
• Reglamento (UE) 2023/2854 (Reglamento de Datos), capítulo VI, artículos 23 a 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• RGPD (Reglamento (UE) 2016/679), artículo 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679