Trasladar archivos desde Google Drive, OneDrive y Dropbox

Módulo 6: Archivos y documentos · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección sabrá elegir el método adecuado para trasladar sus archivos a una nube europea, y reconocerá las trampas habituales: archivos propios de Google, "Compartido conmigo", unidades compartidas, caracteres prohibidos y rutas demasiado largas.

Conceptos clave: herramienta de migración, conexión (OAuth), Google Takeout, sincronización de escritorio en paralelo, rclone, archivo propio de Google (Docs, Sheets, Slides), acceso directo .gdoc, "Compartido conmigo", unidad compartida, caracteres prohibidos, longitud de ruta, comprobación de cantidad y tamaño

Los archivos son la parte más grande y más lenta

En Bakkerij De Korrel casi todo está en la nube: recetas, el horario, facturas, fotos para la web y la carpeta "Personal" con los contratos. En conjunto, más de 180 GB, repartidos entre Google Drive (la mayoría de las personas) y OneDrive (el propietario, que antes tenía Microsoft 365). Eso es más que todo el correo y los calendarios juntos. Los archivos son, por tanto, lo que más tiempo cuesta, y también donde más cosas salen mal.

El orden correcto ya lo vio en la lección 3.3: primero ordenar en el servicio antiguo, después crear los usuarios en el nuevo, luego trasladar los archivos y solo después instalar las aplicaciones de sincronización en los ordenadores y teléfonos. En esta lección nos centramos en el propio traslado.

Cuatro maneras de trasladar archivos

Hay, a grandes rasgos, cuatro vías. Cuál elija depende de la cantidad de datos, del número de personas y de su destreza técnica.

Un ejemplo con rclone, suponiendo que haya configurado previamente los dos servicios con los nombres gdrive y nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Si quita --dry-run, rclone copia de verdad. Con rclone check compara después el origen y el destino.

Trampa 1: los archivos propios de Google no son archivos

Un Google Doc, una Hoja de cálculo o una presentación de Slides no es un archivo docx o xlsx. Es un documento que solo existe en Google. Quien quiera llevárselo debe exportarlo, y entonces se convierte a un formato normal.

• Google Takeout le permite elegir por tipo: Docs como docx, odt o pdf, Sheets como xlsx, ods o pdf, Slides como pptx, odp o pdf. Por defecto recibe los formatos de Microsoft.
• Una herramienta de migración suele convertirlos también. Compruebe después si los documentos de Google aparecen realmente como docx o xlsx.
• La aplicación de sincronización de Google (Google Drive para escritorio) no coloca en su carpeta un documento real, sino un pequeño archivo con la extensión .gdoc, .gsheet o .gslides. Eso es un acceso directo: unas líneas de texto con un enlace y un identificador de documento. No contiene ni una letra de su texto. Si copia esa carpeta a su nueva nube, tendrá miles de referencias vacías a Google. Si después cancela Google, esas referencias ya no apuntarán a ningún sitio.

Durante la conversión no se traslada todo. El texto, las tablas, las imágenes y la mayor parte del formato se conservan bien. El historial de versiones no se traslada, y los elementos propios de Google, como los chips inteligentes o los enlaces entre documentos, se convierten en texto normal o desaparecen. Un formulario de Google no se convierte en un formulario funcional: como mucho obtendrá las respuestas. Los formularios hay que volver a crearlos en el nuevo servicio.

En OneDrive y Dropbox esto es mucho menos problemático: allí normalmente ya hay archivos de Office normales. Excepción en Microsoft: los blocs de notas de OneNote no son archivos normales. Esos se exportan por separado desde OneNote (por ejemplo como pdf o docx) o se trasladan a mano a una aplicación de notas.

Trampa 2: "Compartido conmigo" y unidades compartidas

Lo que otros han compartido con usted no es suyo. En Google aparece en Compartido conmigo, en OneDrive en Compartido. Una herramienta de migración o Takeout normalmente no traslada esos archivos, y con razón: es el propietario quien debe trasladarlos.

En una organización esto es un punto importante. En Bakkerij De Korrel, la encargada ha elaborado durante años todos los horarios. Estos están en su Drive, compartidos con todo el mundo. Si cada uno traslada su propio Drive, solo ella tendrá los horarios. Por eso:

• Elabore de antemano la lista de la lección 3.2: qué carpetas están compartidas y de quién son.
• Deje que el propietario traslade las carpetas compartidas, o trasládelas de forma centralizada a una carpeta de equipo (lección 6.2).
• Las unidades compartidas de Google Workspace (antes Teamdrives) pertenecen a la organización, no a una persona. No están dentro del Drive personal de nadie. Debe seleccionarlas aparte o hacer que un administrador las exporte. rclone puede hacerlo con la opción para unidades compartidas.

Trampa 3: nombres que Windows no acepta

En el navegador y en un Mac casi todo está permitido en un nombre de archivo. Windows es más estricto. Si sus archivos, después del cambio, llegan a un ordenador Windows a través de una aplicación de sincronización, estos archivos se omitirán:

Lo más práctico es resolver esto antes del cambio, o justo después en el navegador de su nueva nube, antes de que empiecen las aplicaciones de sincronización. Acuerde con el equipo: nada de signos de puntuación en los nombres, salvo el guion y el guion bajo.

Trampa 4: pensar que ya está terminado

Una migración que dice estar "terminada" todavía no se ha comprobado. Compare, para cada usuario:

1. El número de archivos y el tamaño total de algunas carpetas grandes, antes y después. En los documentos de Google el tamaño siempre difiere (al convertirse se vuelven archivos reales), así que en ese caso cuente solo la cantidad.
2. Una muestra: abra unos cuantos archivos de cada tipo. Un docx que provenga de un Google Doc, una hoja de cálculo grande, un pdf, una foto.
3. La fecha: ¿sigue apareciendo la fecha de modificación original, o todo tiene la fecha de hoy? Con una herramienta de migración y con rclone normalmente se conserva; al subir archivos por el navegador, no siempre.
4. Busque accesos directos: busque en la nueva nube .gdoc, .gsheet y .gslides. Si los encuentra, esos documentos no se han trasladado realmente.

Solo cuando esto sea correcto, desactive la aplicación de sincronización antigua y active la nueva (lección 7.2). Trabaje, desde el inicio del cambio, lo máximo posible en la nueva nube: lo que guarde en la antigua durante el cambio no se trasladará automáticamente.

En la práctica: así funciona con un proveedor

En este ejemplo utilizamos un Nextcloud de WebOké. En Ajustes hay dos herramientas disponibles. Con la WebOké Import Tool conecta su cuenta de Google y traslada, tarea por tarea, una carpeta de Google Drive; esa aplicación solicita primero acceso a soporte técnico, porque Google solo permite este tipo de aplicaciones para cuentas registradas. Con Migración de datos conecta OneDrive (iniciando sesión en Microsoft) o Dropbox (con un código de acceso) y elige el Directorio de importación, la carpeta donde llegará todo. Ambas herramientas siguen funcionando en segundo plano; puede cerrar la ventana.

Otros proveedores de Nextcloud y otras nubes europeas disponen de herramientas de migración similares, o remiten a rclone o a la aplicación de escritorio. Las opciones y las trampas descritas en esta lección se aplican en todos los casos.

Resumen

• Elija una herramienta de migración del nuevo servicio si está disponible; Takeout, dos aplicaciones de sincronización o rclone son las alternativas.
• Los Google Docs, Sheets y Slides deben convertirse. Un archivo .gdoc es solo un enlace, no un documento.
• "Compartido conmigo" no se traslada: el propietario o un administrador traslada las carpetas compartidas y las unidades compartidas.
• Elimine los caracteres prohibidos y las rutas demasiado largas antes de que empiecen las aplicaciones de sincronización en Windows.
• Compruebe la cantidad, el tamaño, una muestra y las fechas antes de dejar el servicio antiguo.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A6.1: Comprobar una exportación de prueba. Exporte desde su servicio actual una carpeta con al menos un documento de Google (o un archivo de Office de OneDrive), por ejemplo con Google Takeout o con Descargar. Suba un archivo de esa exportación. El programa comprobará si se trata de un archivo real docx, xlsx, pptx, odt, ods u odp, y no de un acceso directo o de otra cosa. Indique también qué formatos generó su exportación.

Ejercicio E6.1: Elegir su método de traspaso. Elija, para cada usuario o grupo, el método (herramienta de migración, exportación, dos aplicaciones de sincronización o rclone), anote el volumen y quién trasladará las carpetas compartidas y las unidades compartidas, y elabore su lista de comprobación para después del cambio.

Para seguir leyendo

Los pasos de estos artículos corresponden a los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma similar.

• Manual de Nextcloud 13.1: Prepararse: qué llevarse y en qué orden
• Manual de Nextcloud 13.2: Migrar Google Drive, Fotos, Calendario y Contactos con la herramienta de importación de WebOké
• Manual de Nextcloud 13.3: Trasladar Dropbox con Migración de datos
• Manual de Nextcloud 13.4: Trasladar OneDrive con Migración de datos
• Manual de Nextcloud 4.8: Nombres de archivo que causan problemas
• Manual de Nextcloud 16.1: Limpiar archivos con caracteres no permitidos para que Windows vuelva a sincronizar
• Migrar de Google Drive a WebOké Nextcloud
• Migrar de Microsoft OneDrive a WebOké Nextcloud
• Migrar de Dropbox a WebOké Nextcloud
• Google, ayuda de Takeout (formatos de exportación para Drive); documentación de rclone (rclone.org, Google Drive y WebDAV)