Copiar buzones de correo con IMAP

Módulo 4: Trasladar el correo electrónico · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá copiar un buzón de Google o Microsoft a un buzón europeo, sabrá por qué necesita OAuth o una contraseña de aplicación para ello, y podrá calcular cuánto tiempo tarda y qué no se traslada.

Conceptos clave: migración IMAP, copiar (no mover), imapsync, OAuth 2.0, autenticación básica, contraseña de aplicación, etiquetas de Gmail, sincronización repetida (delta), mbox, archivo pst

Copiar, no mover

Un traslado de correo con IMAP funciona como un transportista que trabaja con dos llaves: una de su buzón antiguo y otra del nuevo. Inicia sesión en ambos, recorre su buzón antiguo carpeta por carpeta y coloca cada mensaje en la misma carpeta de su buzón nuevo. En su buzón antiguo no cambia nada.

Esto tiene dos grandes ventajas:

• No se pierde nada. Si algo sale mal, todo sigue estando en el proveedor antiguo.
• Puede repetirlo. Un buen programa de migración reconoce los mensajes que ya se han copiado y los omite. Si vuelve a ejecutar la copia un día después, solo se añaden los mensajes nuevos. Esto se llama sincronización delta, y la necesita durante el periodo de transición (lección 4.4).

El programa más conocido para esto es imapsync, de código abierto y utilizado por muchos proveedores detrás de su propia herramienta de traslado. No necesita instalarlo usted mismo: la mayoría de los proveedores de correo tienen una herramienta de traslado en su panel que lo hace por usted.

Lo que organiza previamente

1. Cree los nuevos buzones, con las mismas direcciones que ahora. Para Bakkerij De Korrel son doce buzones personales, más info@ y bestellingen@.
2. Compruebe el almacenamiento. Vea el tamaño de cada buzón antiguo (módulo 3, lección 3.2) y asegúrese de que el buzón nuevo sea al menos igual de grande, con algo de margen adicional. Si el buzón nuevo se llena, la copia se detiene.
3. Ordene. Lo que no quiera conservar, no hace falta trasladarlo. Eliminar una carpeta con diez años de boletines ahorra horas.
4. Organice el acceso al buzón antiguo. Esta es la parte más complicada con Google y Microsoft, véase más abajo.
5. Busque el nombre del servidor IMAP antiguo. En Gmail es imap.gmail.com, en Microsoft 365 y Outlook.com es outlook.office365.com. Las herramientas de traslado lo rellenan automáticamente para proveedores conocidos.

Iniciar sesión en Google y Microsoft: por qué su contraseña ya no funciona

Antes, una herramienta de traslado simplemente iniciaba sesión con su dirección de correo y contraseña. Esto se llama autenticación básica. Como las contraseñas se filtran con frecuencia, los grandes proveedores la han desactivado.

Microsoft desactivó la autenticación básica para IMAP y POP en Exchange Online (Microsoft 365) a partir de octubre de 2022, y para las cuentas personales de Outlook.com en septiembre de 2024. Por tanto, una herramienta de traslado debe iniciar sesión mediante OAuth 2.0: usted mismo inicia sesión en una página de Microsoft, autoriza a la herramienta, y esta recibe una clave temporal (un token) en lugar de su contraseña. Así, su contraseña nunca llega a la herramienta.

En un entorno empresarial de Microsoft 365, el administrador puede haber configurado que los usuarios no puedan autorizar aplicaciones externas por sí mismos. En ese caso, el administrador debe aprobar primero la herramienta de traslado en el centro de administración. Planifique esto con antelación, porque suele ser justo la persona que está de vacaciones.

Google tampoco acepta ya contraseñas normales para IMAP en Google Workspace desde el 30 de septiembre de 2024 (para las cuentas personales de Gmail ya era así antes). Si la herramienta de traslado no puede usar OAuth con Google, utilice una contraseña de aplicación: una contraseña aparte de 16 caracteres que sirve únicamente para esa conexión concreta. Solo puede crear una contraseña de aplicación si la verificación en dos pasos está activada en la cuenta de Google. En Google Workspace, el administrador también puede haber desactivado las contraseñas de aplicación.

Tras el traslado, revoque la contraseña de aplicación, o revoque la autorización concedida a la herramienta de traslado. No deje puertas abiertas.

Las etiquetas de Gmail se convierten en carpetas

Gmail no tiene carpetas sino etiquetas. Un mismo mensaje puede tener varias etiquetas. A través de IMAP, Gmail muestra cada etiqueta como una carpeta, además de algunas carpetas especiales como [Gmail]/Todos los mensajes (o [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Enviados y [Gmail]/Spam.

El resultado en una copia:

• Un mensaje con dos etiquetas queda, tras el traslado, en dos carpetas, como dos copias. Por ello su buzón puede acabar siendo más grande que en Gmail.
• La carpeta Todos los mensajes contiene todo otra vez. Las buenas herramientas de traslado la omiten o solo copian lo que no está en ninguna otra parte. Revise en el paso de control qué carpetas se incluyen.
• El correo archivado (sin etiqueta) solo está en Todos los mensajes. Si omite esa carpeta por completo, se perderá esos mensajes. Lo más sencillo es asignar previamente en Gmail una etiqueta "Archivo" al correo archivado.

Microsoft 365 tiene carpetas normales, pero también carpetas que no son de correo: Calendario, Contactos, Tareas, Notas. A veces las verá a través de IMAP como carpetas vacías o extrañas. Las herramientas de traslado normalmente las omiten. El contenido se traslada aparte (módulo 5).

¿Cuánto tiempo tarda?

Esto depende sobre todo del número de mensajes y del tamaño de los archivos adjuntos, y de la velocidad a la que el proveedor antiguo le permita extraer los datos. Google y Microsoft limitan los grandes volúmenes de tráfico IMAP. Un buzón pequeño está listo en minutos, un buzón de decenas de gigabytes puede tardar un día o más. Por eso inicia la primera copia con bastante antelación al cambio, mientras todos siguen trabajando con normalidad en el buzón antiguo.

Para Bakkerij De Korrel esto significa: el lunes la primera copia de todos los buzones, el miércoles por la noche el cambio de DNS (lección 4.3), el jueves y una semana después otra copia delta.

Cuando IMAP no es posible

A veces IMAP no funciona, por ejemplo porque el administrador del entorno antiguo no da autorización o ya se ha marchado. Entonces hay dos salidas:

• Una exportación. El Outlook clásico puede exportar un buzón como archivo pst. Google Takeout le entrega su correo como archivo mbox. Ese archivo lo importa después con un programa de correo como Thunderbird (con una función de importación) en su nuevo buzón IMAP, o su proveedor le ayuda con ello. Esto supone más trabajo y es menos limpio: la estructura de carpetas y el estado de leído/no leído no siempre se conservan bien.
• A través de su programa de correo. Coloque la cuenta antigua y la nueva una al lado de la otra en un programa de correo y arrastre las carpetas. Perfecto para un buzón pequeño, poco práctico para doce empleados.

Una exportación también es recomendable como copia de seguridad justo antes de cancelar la suscripción antigua (lección 4.4 y módulo 8).

En la práctica: así se ve en un proveedor

En Mi WebOké, la herramienta de traslado se llama Migración de correo (bajo Mis productos). Tiene cinco pasos: Origen, Destino, Revisión, Migrar y Listo. En Origen elige el proveedor antiguo. Si elige Outlook, Hotmail o Live, o si introduce como servidor outlook.office365.com, aparece el botón Iniciar sesión con Microsoft: recibe un código, inicia sesión en Microsoft y acepta. Si elige Gmail, la herramienta pide una contraseña de aplicación y añade un enlace a la página correcta de Google. En Revisión ve cuántos mensajes y carpetas se han encontrado, y qué carpetas no se incluyen por ser carpetas de calendario o de contactos. El traslado continúa en el servidor aunque cierre la página, y un traslado repetido omite los mensajes que ya existen. En DirectAdmin existe además IMAPSync Migraciones, que solo funciona con una contraseña y por tanto no con el inicio de sesión de Microsoft.

Otros proveedores europeos tienen herramientas de traslado similares, a veces con nombres como "importar correo" o "importación IMAP". En cada herramienta, fíjese en tres cosas: si puede usar OAuth con Microsoft y Google, si puede ejecutarse repetidamente sin duplicados, y si muestra qué no se incluye.

Resumen

• Un traslado IMAP copia; su buzón antiguo permanece inalterado, y puede repetir la copia sin duplicados.
• Microsoft ya no acepta contraseñas para IMAP: inicio de sesión con OAuth, en su caso tras la aprobación del administrador. En Google utiliza OAuth o una contraseña de aplicación (con verificación en dos pasos).
• Las etiquetas de Gmail se convierten en carpetas; un mensaje con dos etiquetas queda duplicado tras la copia, y el correo archivado solo está en Todos los mensajes.
• Inicie la primera copia con bastante antelación al cambio de DNS; los buzones grandes pueden tardar un día.
• Si IMAP no funciona, una exportación pst o mbox es la salida. Al terminar, revoque las contraseñas de aplicación y las autorizaciones.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A4.2: Compruebe los servidores de su nuevo proveedor. Introduzca el nombre del servidor IMAP y SMTP que indica su nuevo proveedor de correo (o el que tiene previsto). El programa comprueba si IMAP es accesible en el puerto 993 y SMTP en el puerto 587 o 465, si el certificado es válido para ese nombre y todavía no está a punto de caducar, y si su dominio tiene registros con los que los programas de correo encuentran la configuración automáticamente.

Ejercicio E4.2: Mudanza de prueba de un buzón. Traslade un buzón (el suyo propio, o uno de prueba) con una herramienta de traslado. Anote el método de inicio de sesión, el número de mensajes y carpetas antes y después, qué carpetas no se incluyeron, y cuánto tiempo tardó. Después, revoque la contraseña de aplicación o la autorización.

Para saber más

Los pasos de estos artículos corresponden a los servicios de WebOké; en otros proveedores el funcionamiento es parecido.

• Manual de WebOké 7.2: Migración de correo a WebOké (también desde Microsoft 365)
• Manual de DirectAdmin 10.1: Migrar su correo electrónico: las posibilidades
• Manual de DirectAdmin 10.2: IMAPSync Migraciones en DirectAdmin
• Manual de DirectAdmin 10.3: Migración de correo mediante Mi WebOké
• Trasladar su correo a WebOké con la herramienta de migración de correo
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Ayuda de Google Workspace: Less secure apps y contraseñas de aplicación; Ayuda de Gmail: IMAP y etiquetas
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/