Contar datos, usuarios y propiedad

Módulo 3: Inventariar y planificar · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá determinar el volumen de sus datos por servicio y por usuario, decidir quién es el propietario de qué datos, y hacer limpieza previa para que el cambio sea más rápido y seguro.

Conceptos clave: uso de almacenamiento, tamaño del buzón, almacenamiento personal, unidad compartida o sitio de equipo, uso compartido externo, licencia, usuario activo, propietario de los datos, administrador, limpieza, obligación de conservación

¿Por qué contar?

Con el inventario de la lección 3.1 ya sabe qué tiene. Ahora quiere saber cuánto y de quién. Hay tres motivos para ello:

1. ¿Cabe? Su nuevo paquete debe ser lo bastante grande, también para el crecimiento de los próximos años.
2. ¿Cuánto tiempo llevará? Copiar correo y archivos se hace a una velocidad determinada. Copiar decenas de gigabytes puede llevar horas o incluso días, y un buzón con cien mil mensajes requiere más tiempo que uno con diez archivos adjuntos grandes.
3. ¿Quién decide? Para cada carpeta y cada buzón alguien debe decir: esto se migra, esto puede eliminarse.

Almacenamiento por servicio y por usuario

Los grandes servicios en la nube muestran en el portal de administración cuánto almacenamiento se utiliza, normalmente desglosado en correo, archivos y fotos, y por usuario. En Google Workspace y Microsoft 365 lo encontrará en el entorno de administración, en los informes o en el resumen de almacenamiento; los nombres exactos de los menús cambian con regularidad, así que busque en la ayuda de su servicio los términos «storage usage» o «uso de almacenamiento».

Anote por usuario:

Fíjese también en el último inicio de sesión. Las cuentas que llevan meses sin utilizarse suelen pertenecer a personas que ya no están. Estas no se migran como cuenta activa normal, sino que se archivan los datos o se transfieren a un compañero.

¿No dispone de un portal de administración, por ejemplo porque cada persona tiene un buzón gratuito independiente? Entonces cada persona lo comprueba por sí misma: en la configuración del correo o del almacenamiento se indica cuánto espacio se está utilizando.

El almacenamiento compartido es de la organización

En la mayoría de los servicios existe una diferencia entre:

• almacenamiento personal: los archivos de una persona, incluso si los comparte con otros. En Google se llama «Mi unidad», en Microsoft OneDrive.
• almacenamiento compartido de un equipo o de la organización: en Google una unidad compartida, en Microsoft un sitio de equipo en SharePoint o los archivos de un canal de Teams.

Esa diferencia es importante. Un archivo en el almacenamiento personal de un compañero desaparece si se cancela su cuenta, incluso si todo el equipo lo utilizaba. Un archivo en almacenamiento compartido permanece. Al migrar, querrá que los archivos conjuntos pasen también a un almacenamiento compartido en el nuevo servicio: en Nextcloud, por ejemplo, una carpeta de equipo (lección 6.2).

Por eso, averigüe dónde se encuentra realmente cada carpeta importante. A menudo resulta que la carpeta «Clientes» está en realidad en la unidad personal del propietario de la panadería, y se ha compartido con todos. En ese caso, esa persona es la propietaria y debe exportarla ella misma, o un administrador debe transferir antes la propiedad.

Usos compartidos externos

Un uso compartido externo es un archivo o carpeta que ha compartido con alguien ajeno a su organización, o un enlace público. Al migrar, estos prácticamente nunca se trasladan: el enlace solo funciona en el servicio antiguo. Por ello, anote:

• qué carpetas se han compartido con clientes, proveedores o el gestor contable;
• qué enlaces públicos existen y si todavía son necesarios;
• qué se ha compartido con usted: las carpetas de otros que ve en su propia unidad no están en su almacenamiento y, por tanto, no se migran.

Esto último sorprende a muchas personas. «Compartido conmigo» no es una copia propia. Si desea conservar algo, haga una copia propia o pídasela al propietario.

Limpiar antes de migrar

Las herramientas de migración trasladan todo lo que les indique. Lo que no desee conservar, es mejor eliminarlo de antemano. Limpiar previamente:

• hace que la copia sea más rápida;
• facilita la verificación posterior (hay menos que contar);
• reduce el riesgo: los datos que no tiene tampoco pueden filtrarse.

Eso sí, no elimine nada que deba conservar. En los Países Bajos, para Hacienda rige en general una obligación de conservación de siete años para la contabilidad (artículo 52, apartado 4, de la Ley General Tributaria neerlandesa), y para algunos datos, como los relativos a bienes inmuebles, de diez años. Para los datos de personal y los datos médicos rigen otros plazos. En España pueden aplicarse plazos distintos; si tiene dudas, consúltelo con su gestor o asesor jurídico. Lo que deba conservar pero no utilice a diario, también puede archivarlo: guardarlo aparte, por ejemplo en una carpeta de archivo con acceso restringido.

Y a la inversa: los datos personales que ya no necesite no debe seguir conservándolos según el RGPD (principio de limitación del plazo de conservación, artículo 5, apartado 1, letra e). Un cambio de proveedor es un buen momento para hacer esa limpieza.

¿Cuánto tarda la copia?

Una estimación aproximada ayuda con la planificación (lección 3.3). La velocidad depende del servicio antiguo (que a menudo limita el número de solicitudes por minuto), del nuevo servicio y del número de archivos. Para la planificación, calcule con margen:

• muchos archivos o mensajes pequeños van más lentos que pocos grandes;
• una primera copia de un buzón grande puede tardar una noche o más; una segunda ronda (solo los mensajes nuevos) va rápida;
• haga una prueba con un buzón y una carpeta, y extrapole a partir de esa prueba.

Licencias y usuarios

Cuente también las licencias: cuántos usuarios, qué tipo (por ejemplo, con o sin paquete ofimático) y hasta cuándo son válidas. En el nuevo servicio elegirá por persona lo que necesita. No todo el mundo necesita un paquete ofimático en línea o videollamadas.

Determine también quién será el administrador a partir de ahora. Un administrador crea cuentas y configura permisos. Eso es distinto del propietario de los datos: el compañero cuyo buzón es. Una buena norma: al menos dos administradores, y los administradores no consultan los datos de otros salvo que así se haya acordado (lección 7.3).

En la práctica: así se ve en un proveedor

En un Nextcloud de WebOké, su almacenamiento se ve en dos lugares: abajo a la izquierda en la aplicación Archivos para usted mismo, y como administrador en Mi WebOké para todo el paquete. Los archivos de una carpeta de equipo no cuentan para una sola persona, y los archivos que alguien comparte con usted cuentan para el propietario. Los usuarios se crean en Gestión de usuarios, donde también se ve el último inicio de sesión. En otros proveedores estos resúmenes están en otro lugar, pero el principio es el mismo.

Resumen

• Cuente por servicio y por usuario cuánto correo y cuántos archivos hay, y fíjese en el último inicio de sesión.
• El almacenamiento compartido (unidad compartida, sitio de equipo) es de la organización; el almacenamiento personal desaparece junto con la cuenta.
• Los usos compartidos externos y «compartido conmigo» no se migran: anótelos.
• Haga limpieza previa, pero respete las obligaciones de conservación; archive lo que deba conservar.
• Registre licencias, administradores y propietarios de los datos; al menos dos administradores.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio E3.2: Las cifras de su organización. Busque por usuario el almacenamiento de correo y archivos, el último inicio de sesión, y si la cuenta se migra. Averigüe para sus tres carpetas conjuntas más importantes si están en almacenamiento personal o compartido, y quién es el propietario. Anote los usos compartidos externos que todavía sean necesarios.

Para saber más

Los pasos de estos artículos se aplican a los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma similar.

• Manual de Nextcloud 6.4: Consultar el almacenamiento: qué cuenta y qué no
• Manual de Nextcloud 14.2: Crear, editar, desactivar y eliminar usuarios
• Manual de Nextcloud 5.10: Transferir la propiedad cuando un compañero se marcha
• Manual de Nextcloud 14.7: Permisos: ¿quién gestiona qué en su Nextcloud?
• RGPD, artículo 5, apartado 1, letra e (limitación del plazo de conservación); Hacienda neerlandesa (Belastingdienst), obligación de conservación de la contabilidad: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren