El período de transición y el cierre
Módulo 4: Trasladar el correo electrónico · Tiempo de lectura: 10 minutos
Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá superar los días posteriores al cambio de MX sin pérdida de correo, convertir correctamente todos los dispositivos y ajustes, y comprobar y cerrar la mudanza de correo.
Conceptos clave: período de transición, caché, copia delta, correo de prueba, conversión de dispositivos, eliminación de la cuenta antigua, ralentización, buzón compartido, reenvío, respuesta automática, exportación de archivo, cancelación
Por qué existe un período de transición
Después del cambio del MX (lección 4.3), no todo el correo llega de inmediato al nuevo servidor. Los servidores que todavía tienen el antiguo registro MX en su memoria (caché) seguirán enviando durante un tiempo al antiguo proveedor. La duración depende del TTL: con un TTL de 300 segundos se trata de minutos, con un TTL de un día se trata de un día. Además, algunos servidores intentan entregar más tarde un correo que antes no se pudo entregar, a la dirección que conocían en ese momento.
El resultado: durante unos días llega correo en dos sitios a la vez. Esto no es un problema, siempre que lo sepa y no cierre el buzón antiguo demasiado pronto.
Véalo como dos buzones de correo uno junto al otro. El nuevo ya está colgado, la dirección en la puerta ha cambiado, pero el cartero que aún mira su lista antigua echa la carta en el buzón viejo. Durante una semana, por tanto, mira en ambos. Después tapa el antiguo y lo vacía una última vez.
Día 1: la segunda copia y una primera comprobación
Al día siguiente del cambio, vuelva a ejecutar la migración de todos los buzones. Los mensajes que ya se han copiado se omiten; solo se añade el correo que todavía llegó al antiguo proveedor.
A continuación, compruébelo con correos de prueba:
- Recepción. Envíe, desde otra dirección (por ejemplo una dirección personal en su teléfono a través de internet móvil), un correo a cada dirección importante:
info@,bestellingen@y algunas direcciones personales. ¿Llega al nuevo buzón? - Envío. Envíe desde el nuevo buzón un correo a una dirección de Gmail y a una de Outlook.com. ¿Llega, y no en la carpeta de spam? Revise las cabeceras (en Gmail: Mostrar original). Allí verá
spf=pass,dkim=passydmarc=passsi todo está correcto. - Formularios. Rellene el formulario de contacto de su sitio web y compruebe si llega el aviso.
Si el envío no funciona o el correo cae en spam, revise primero SPF y DKIM (lección 4.3).
Conversión de dispositivos y programas
Cada teléfono, portátil y tableta debe pasar al nuevo servidor. No lo haga modificando el nombre del servidor en la cuenta antigua, sino así:
- Añada el buzón del nuevo proveedor como cuenta nueva, con IMAP y el nombre de servidor y los puertos del nuevo proveedor.
- Compruebe que el correo está ahí (la copia).
- Elimine la cuenta antigua del dispositivo.
Este último paso es más importante de lo que parece. Una cuenta antigua olvidada sigue iniciando sesión en segundo plano. Con el antiguo proveedor esto no supone ningún problema mientras dure la suscripción, pero si el buzón antiguo se ha dado de baja, o si el nombre de servidor que usa la cuenta antigua apunta ahora al nuevo servidor, el dispositivo intentará iniciar sesión cada pocos minutos con una contraseña incorrecta. Muchos servidores de correo ralentizan o bloquean entonces la dirección IP, y de repente toda la oficina puede dejar de poder enviar correo.
En Bakkerij De Korrel todo el mundo usa la aplicación Outlook en el teléfono. Las antiguas cuentas de Microsoft 365 se eliminan; se añade la nueva cuenta IMAP. Dos empleados usan la aplicación de Correo integrada del iPhone; allí se procede de la misma manera.
Piense también en los dispositivos sin pantalla: el escáner que envía pdf por correo a info@, la caja registradora, la tienda online. Estos envían a través de un servidor SMTP. Si allí todavía figura el servidor de Microsoft, dejará de funcionar en cuanto desaparezca la cuenta antigua.
Qué vuelve a configurar
De su lista de la lección 4.1 saque ahora todo lo que no se incluyó en la copia, y configúrelo en el nuevo proveedor:
| Antiguo (Microsoft 365) | Nuevo | Preste atención a |
|---|---|---|
alias facturen@ sobre info@ | alias o reenvío a info@ | pruébelo con un correo |
buzón compartido bestellingen@ para cuatro personas | buzón propio que las cuatro personas añaden en su programa de correo, o un reenvío a las cuatro | en un buzón compartido no se ve quién ya ha respondido a un correo; acuerden una forma de trabajar |
grupo team@ | reenvío a todos los empleados o una lista de correo | |
| reglas en Outlook | reglas en el nuevo proveedor (filtros en el correo web) o en el programa de correo | las reglas en el servidor funcionan en todos los dispositivos |
| firmas | de nuevo en cada programa de correo y correo web | |
| mensaje de ausencia | respuesta automática o mensaje de vacaciones |
En qué fijarse durante las primeras semanas
- El buzón antiguo. Durante la primera semana, compruebe a diario si sigue llegando correo nuevo. Si después de unos días sigue llegando correo, es que algo no se ha convertido correctamente: quizá un proveedor envía a través de un reenvío antiguo, o todavía hay un MX en otro sitio.
- Informes DMARC. Si tiene una dirección
rua, recibirá informes diariamente. Si ve allí un servidor que envía correo en su nombre pero no pasa SPF ni DKIM, es que se ha olvidado de un remitente. - Invitaciones de calendario. Estas funcionan a través del correo. Si el calendario ya funciona en el nuevo servicio (módulo 5), compruebe si llega una invitación y si la aceptación vuelve al organizador.
Cierre y cancelación
Si todo funciona bien durante unas semanas, proceda a cerrar el proceso:
- Ejecute una última copia, por si aún llegara algo más.
- Haga una exportación de archivo de los buzones antiguos (pst o mbox, lección 4.2) y guárdela como copia de seguridad. Tenga en cuenta las obligaciones de conservación: el correo empresarial con datos fiscales debe conservarse en los Países Bajos, por norma general, durante siete años.
- Limpie el DNS (lección 4.3, paso 5): el include antiguo, el DKIM antiguo, los registros de verificación, autodiscover.
- Revoque autorizaciones: contraseñas de aplicación en Google, la herramienta de migración aprobada en Microsoft.
- Retire el dominio del entorno antiguo y cancele las licencias. No cancele antes de haberlo comprobado todo; tras la cancelación, el antiguo proveedor puede eliminar sus datos pasado un plazo.
- Solicite una confirmación del antiguo proveedor de que sus datos se han eliminado, si lo necesita para su documentación del RGPD (lección 9.3).
En la práctica: así se ve en un proveedor
En el manual de DirectAdmin de WebOké, el cierre se describe en cuatro pasos: configurar correctamente el MX (en un dominio que se traslada a WebOké ya queda bien configurado de inmediato), volver a copiar un día después, configurar los dispositivos como cuenta nueva y eliminar la cuenta antigua, y cancelar solo después de unas semanas. Los reenvíos, las respuestas automáticas y los mensajes de vacaciones se configuran en DirectAdmin bajo Gestor de E-Mail. El manual de WebOké tiene un artículo El correo no llega: cómo comprobarlo usted mismo. En otros proveedores, los apartados se llaman de otra forma, pero el orden es el mismo.
Resumen
- Unos días después del cambio sigue llegando correo al lugar antiguo; mantenga abierto el buzón antiguo y vuelva a copiar.
- Compruebe con correos de prueba: recepción, envío (spf, dkim y dmarc en pass en las cabeceras) y los formularios de su sitio web.
- Añada en cada dispositivo el nuevo buzón como cuenta nueva y elimine la antigua; las cuentas antiguas olvidadas provocan ralentizaciones.
- Los alias, buzones compartidos, grupos, reglas, firmas y respuestas automáticas se vuelven a configurar.
- Cierre el proceso con una última copia, una exportación de archivo, la limpieza del DNS, la revocación de autorizaciones y solo entonces la cancelación.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio A4.4: ¿Está completo el cambio? Realice esta comprobación unas semanas después del cambio. El programa compara sus registros de correo con lo que vio anteriormente en su caso (en los ejercicios de la lección 4.1 o 4.3): el antiguo proveedor ya no debe aparecer en el MX, el include antiguo debe haberse eliminado del registro SPF, y debe existir un registro DMARC.
Ejercicio E4.4: Ronda de pruebas y lista de cierre. Realice los tres correos de prueba de esta lección y anote el resultado. A continuación, complete la lista de cierre y marque lo que ya esté hecho.
Ejercicio E4.4: Ronda de pruebas y lista de cierre
Envíe tres correos de prueba y complete la lista de cierre.
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Para seguir leyendo
Los pasos de estos artículos son válidos para los servicios de WebOké; en otros proveedores funciona de forma parecida.
- Manual de DirectAdmin 10.4: Después de la migración: registros MX y sus dispositivos
- Manual de DirectAdmin 8.1: Todos los ajustes de un vistazo: servidores, puertos y seguridad
- Manual de DirectAdmin 8.8: Enviar o recibir correo no funciona: así lo soluciona
- Manual de DirectAdmin 7.5: Redirecciones de Correo: reenviar correo a otra dirección
- Manual de WebOké 7.4: El correo no llega: cómo comprobarlo usted mismo
- Manual de WebOké 13.6: ¿Estoy bloqueado? Desbloquear su dirección IP usted mismo
- Correo electrónico recibido durante el traslado de su nombre de dominio
- Belastingdienst (administración tributaria neerlandesa): obligación de conservación de la contabilidad (por norma general, 7 años en los Países Bajos)