Comparar costes y gestión de forma justa
Módulo 8: Copias de seguridad, salida y gestión · Tiempo de lectura: 10 minutos
Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá comparar de forma justa los costes totales y la gestión de su configuración antigua y nueva, sin fijarse solo en el precio por usuario, y dejar por escrito quién se encarga de cada tarea de gestión.
Conceptos clave: coste total (TCO), costes únicos y recurrentes, licencia por usuario, almacenamiento, ampliaciones, costes de migración, formación, tiempo propio, servicio gestionado, autoalojamiento, tareas de gestión, quién hace qué (RACI), estabilidad de precios, escalabilidad
La comparación incorrecta
La primera pregunta que casi todo el mundo hace es: "¿Cuánto cuesta por usuario al mes?" Ese número lo compara con su licencia actual, y asunto resuelto. Esa es la comparación incorrecta, por dos motivos.
En primer lugar, no está comparando lo mismo. Un paquete de un proveedor incluye correo, archivos, ofimática y chat; en otro, la ofimática es una licencia aparte, el correo está en otro paquete y el almacenamiento adicional es más caro. En segundo lugar, deja fuera todo lo que no aparece en una factura: su tiempo y el de sus compañeros, la formación, la gestión, la propia migración.
En esta lección no utilizamos precios de proveedores reales. Estos cambian, y lo importante es el método. Usted mismo rellenará los importes, con presupuestos y listas de precios que solicite en ese momento.
Coste total: todo en una lista
Por coste total (en inglés total cost of ownership, TCO) entendemos todos los costes a lo largo de un periodo fijo, por ejemplo tres años, incluidos los costes únicos. Un periodo de tres años resulta práctico porque así los costes únicos de migración se tienen en cuenta de forma justa.
| Tipo | Ejemplos | Único o recurrente |
|---|---|---|
| Licencias y suscripciones | Por usuario, por paquete, licencias de ofimática, chat, buzones de correo | Recurrente |
| Almacenamiento | Almacenamiento adicional por encima del paquete, crecimiento de sus datos por año | Recurrente, creciente |
| Ampliaciones | Archivado, copia de seguridad adicional, seguridad adicional, funciones de gestión avanzadas | Recurrente |
| Nombre de dominio y DNS | Registro, eventual servicio DNS | Recurrente |
| Copia de seguridad fuera del servicio | Segundo servicio o almacenamiento, discos externos (lección 8.1) | Recurrente y único |
| Migración | Ayuda de un especialista o del proveedor, posible pago doble durante la transición | Único |
| Periodo duplicado | Servicio antiguo y nuevo a la vez durante la transición, plazo de cancelación | Único |
| Formación | Cursos, elaboración de chuletas, horas de los compañeros | Único, y con nuevos compañeros |
| Tiempo propio para gestión | Horas al mes para usuarios, consultas, actualizaciones (en autoalojamiento), controles | Recurrente |
| Costes de salida al marcharse | Exportación, posibles costes del proveedor (prohibidos a partir del 12 de enero de 2027 según el Reglamento de Datos (Data Act), lección 8.2) | Único, posterior |
| Dispositivos y software | Por ejemplo un programa de escritorio, un gestor de contraseñas | Recurrente o único |
La casilla más importante es también la que más se olvida: el tiempo propio. Calcúlelo multiplicando el número de horas por un importe fijo por hora que usted mismo elija. Aunque nadie lo facture, le cuesta algo.
Un ejemplo de cálculo sin precios reales
En Bakkerij De Korrel, Ruud trabaja con variables, de modo que el ejemplo sea válido para cualquiera:
G= número de usuarios (12)L= licencia por usuario al mes, incluida la ofimática cuando sea necesarioO= almacenamiento adicional al mesB= copia de seguridad externa al mesU= horas de gestión propia al mes,T= importe por hora que la panadería aplica a su propio tiempoM= costes únicos de migración (ayuda más horas propias xT)D= periodo duplicado: meses en que se paga a la vez lo antiguo y lo nuevo, multiplicado por el coste mensual antiguoOp= formación (horas x número de compañeros xT)
Coste total en 36 meses:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpRuud hace esta suma dos veces: una para "seguir igual", otra para "cambiar". En "seguir igual", M, D y Op son cero, pero sí tiene en cuenta las subidas de precio que el proveedor actual ha anunciado, y el tiempo que ahora se pierde con contraseñas compartidas y archivos extraviados.
El resultado no es "gana el más barato". Es una cifra que permite hablar con claridad: el cambio cuesta tanto de una vez, y después tanto más o menos al mes, a cambio de más control y menos dependencia (módulo 1). A veces lo europeo sale más caro, a veces más barato. Ambos resultados son un buen motivo para elegir con conocimiento de causa.
¿Servicio gestionado o autoalojamiento?
Con software europeo y abierto (Nextcloud, Matrix, Jitsi) también puede optar por el autoalojamiento: instalar el software en un servidor propio o alquilado. Esto parece barato, porque el software es gratuito. Calcúlelo con honestidad:
| Servicio gestionado | Autoalojamiento | |
|---|---|---|
| Servidor, almacenamiento, copia de seguridad | A cargo del proveedor | Gestionar y pagar usted mismo |
| Actualizaciones y parches de seguridad | Proveedor | Usted, a tiempo, también durante las vacaciones |
| Avería a las 7 de la mañana | Proveedor | Usted |
| Conocimiento | En manos del proveedor | En las suyas, o en las de ese compañero habilidoso |
| Control | Alto, si el proveedor es europeo y usted dispone de una buena salida | El más alto |
Para una organización de doce personas sin conocimientos propios de informática, el autoalojamiento suele ser un riesgo, no un ahorro. Un servidor que pasa meses sin actualizaciones es menos seguro que un servicio bien gestionado. Para una organización con administradores propios, puede ser precisamente la mejor opción.
Asignar la gestión: ¿quién hace qué?
Incluso con un servicio gestionado queda trabajo por hacer. Deje por escrito quién hace qué, con una división sencilla: quién ejecuta, quién es el responsable final, a quién se consulta y a quién se mantiene informado (a menudo llamado RACI, por sus siglas en inglés).
| Tarea | Ejecuta | Responsable final | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| Dar de alta a un nuevo compañero, asignar licencia | Gerente de oficina | Propietario | Al incorporarse |
| Compañero que se marcha: traspasar, desactivar | Gerente de oficina | Propietario | Al salir |
| Comprobar quién es administrador y quién tiene licencias | Gerente de oficina | Propietario | Cada trimestre |
| Prueba de restauración de la copia de seguridad | Gerente de oficina | Propietario | Anualmente |
| Prueba de salida | Gerente de oficina | Propietario | Anualmente |
| Iniciar actualizaciones (si el servicio lo deja en manos del cliente) | Gerente de oficina | Propietario | En cada versión importante |
| Actualizar el contrato de encargo del tratamiento y el registro | Propietario | Propietario | Ante cualquier cambio, como mínimo una vez al año |
| Responder preguntas de los compañeros | Embajador (lección 9.1) | Gerente de oficina | Continuo |
Una tarea sin nombre asignado no se realiza. Una tarea con un único nombre no se realiza si esa persona está enferma. Por eso, asigne también un suplente a las tareas más importantes.
Otros aspectos a tener en cuenta al comparar
- Estabilidad de precios: ¿con qué frecuencia y de qué forma puede cambiar el precio, y tiene usted entonces derecho de cancelación?
- Escalabilidad: ¿qué ocurre con 15 o 25 usuarios, o con el doble de almacenamiento? ¿Pasaría entonces a otro paquete?
- Qué incluye realmente: soporte en su idioma, copias de seguridad desde las que usted mismo pueda restaurar algo, un contrato de encargo del tratamiento, posibilidades de exportación.
- Periodo de prueba: ¿puede probar primero con un proyecto piloto con algunos compañeros (lección 3.3)?
En la práctica: así se ve en un proveedor
En un WebOké Nextcloud existen paquetes que se diferencian por el número de usuarios y el almacenamiento, licencias de Office por usuario, y la posibilidad de ampliar el almacenamiento o los usuarios en Mi WebOké. WebOké se encarga de las actualizaciones, la seguridad y las copias de seguridad del sistema; el propietario del paquete inicia él mismo una nueva versión principal, con un solo clic. La gestión de usuarios, las licencias y las pruebas de restauración quedan en manos del cliente. Los precios quedan deliberadamente fuera de esta formación.
En otros proveedores, el reparto es diferente. Por eso, rellene la tabla "quién hace qué" para cada proveedor e inclúyala en su comparación.
Resumen
- Compare el coste total a lo largo de un periodo fijo, no solo el precio por usuario.
- Tenga en cuenta los costes únicos (migración, periodo duplicado, formación) y, sobre todo, su propio tiempo.
- El autoalojamiento es software sin licencia, pero con trabajo: calcúlelo con honestidad.
- Deje por escrito las tareas de gestión con un nombre y un suplente.
- Preste atención a la estabilidad de precios, la escalabilidad y lo que realmente incluye el paquete.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio E8.3: Plantilla de costes y reparto de la gestión. Rellene la plantilla de costes en OPDRACHTEN.md para "seguir igual" y "cambiar", con importes de presupuestos o listas de precios que usted mismo solicite, a lo largo de 36 meses. Después, rellene la tabla "quién hace qué" con nombres y suplentes.
Ejercicio E8.3: Plantilla de costes y reparto de la gestión
Rellene la plantilla de costes dos veces (permanecer y cambiar) con importes de presupuestos o listas de precios propios, y reparta la gestión.
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Para saber más
Los pasos de estos artículos se aplican a los servicios de WebOké; en otros proveedores el funcionamiento es similar.
- Manual de Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family o Max: diferencias y cambio de paquete
- Manual de Nextcloud 14.4: Más almacenamiento o usuarios, cambiar de plan o darse de baja
- Manual de Nextcloud 14.6: Actualizaciones de Nextcloud: cuándo y cómo
- Manual de Nextcloud 14.7: Permisos: ¿quién gestiona qué en su Nextcloud?
- ¿Qué paquete de Nextcloud se adapta a mis necesidades y cómo puedo ampliarlo?