Diseñar y probar filtros

Módulo 6: Automático: filtros y ausencia · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección, usted podrá convertir un deseo en un filtro que haga exactamente lo que pretende, evitar los errores más conocidos y probar su filtro antes de confiar en él.

Conceptos clave: elegir la cabecera, From, To, List-Id, Subject, filtro demasiado amplio, orden, redirección, Crear filtro, correo de prueba, Descargar

Del deseo a la regla

Un buen filtro empieza con una frase en lenguaje corriente: "Todo el correo de la distribuidora debe ir a la carpeta Proveedores." Después se hace tres preguntas:

1. ¿Por qué reconoce ese correo con seguridad? No "suele tratar de pedidos", sino algo que siempre aparece en las cabeceras: una dirección, un dominio, una cabecera que solo tiene ese correo.
2. ¿Qué debe ocurrir? Mover, copiar, redirigir, eliminar, ¿y debe detenerse el script después?
3. ¿Qué no debe tocar el filtro? Piense en el correo que se le parece mucho. Ahí es donde los filtros fallan.

Sobre qué cabecera filtrar

La elección de la cabecera determina lo fiable que es su filtro.

• From (Desde) para el correo de una persona o empresa. Filtre por la dirección o por el dominio: @example.net recoge a todos los de esa empresa. No filtre por el nombre visible: cualquiera puede poner cualquier nombre (lección 2.2).
• To (Para) para el correo que llega a través de otra dirección. Si la dirección info@example.com se redirige al buzón de Laura, ella reconoce ese correo por info@ en la cabecera To. Atención: el correo que alguien envió con Cco no tiene esa dirección en To.
• List-Id para boletines y listas de correo. Los remitentes serios incluyen esta cabecera (RFC 2919), con un código fijo por lista. Es más fiable que la dirección del remitente, que en los boletines a veces cambia.
• Subject (Asunto) solo si el asunto es fijo, como en los avisos automáticos de un sistema. En los demás casos, el asunto es la opción menos fiable: cualquiera puede escribir cualquier cosa en él.

Un filtro para los boletines de una distribuidora tiene este aspecto en Sieve:

# rule:[Distribuciones]
if header :contains "List-Id" "noticias.example.org"
{
	fileinto "INBOX.Proveedores";
	stop;
}

Cuatro trampas

1. Demasiado amplio. "Asunto contiene factura" parece práctico, pero también recoge el phishing con "Su factura pendiente" que el filtro de spam no llegó a detener. Ese mensaje queda entonces bien colocado entre sus facturas reales, donde lo mira con menos sentido crítico. Hágalo más estrecho: "Desde contiene @example.net y Asunto contiene factura", con el alcance "que coincida con todas las reglas siguientes".

2. Orden. Los filtros se ejecutan de arriba abajo (lección 6.1). Un filtro amplio con stop arriba puede dejar fuera de juego a un filtro específico situado debajo. Ponga el filtro específico arriba: primero "boletín de la distribuidora" y solo después "todo de example.org".

3. Mayúsculas y espacios. Contiene no distingue mayúsculas, así que no tiene que preocuparse por ellas. Un espacio de más o una errata en el texto sí hacen fallar el filtro. "factura " con un espacio detrás no encuentra "factura.".

4. Una carpeta que cambia más tarde. Un filtro remite al nombre completo de una carpeta. Si cambia el nombre de la carpeta o la mueve bajo otra carpeta, el nombre del filtro ya no coincide. Por eso, revise sus filtros después de cada cambio en sus carpetas.

Redirigir a una dirección externa

Con la acción Redirigir mensaje a puede enviar correo a otra dirección, por ejemplo una dirección de Gmail. Eso tiene dos inconvenientes.

En primer lugar, también redirige el spam que el filtro de spam no detuvo. El servicio receptor ve su servidor de correo como el servidor que entrega ese spam. Eso puede dañar la reputación de su servidor y, con ella, la entrega de todo su correo normal.

En segundo lugar, las comprobaciones del remitente dejan de cuadrar. Un correo redirigido de mohamed@example.net llega a Gmail desde su servidor. La regla SPF de example.net no menciona su servidor, así que la comprobación falla. Por eso el mensaje puede acabar en spam o ser rechazado. El curso Correo en orden explica SPF y DMARC en detalle.

Por eso, redirija solo a direcciones que gestione usted mismo, y mejor con una dirección de reenvío (forwarder) en el panel de control que con un filtro.

Crear un filtro desde un mensaje

La forma más rápida de crear un filtro es desde un correo que quiere que se clasifique. Abra el mensaje y elija Más > Crear filtro. La webmail rellena ya el remitente y el asunto. Quite lo que no necesite: normalmente basta con el remitente, y el asunto hace que el filtro sea demasiado estrecho.

Probar antes de confiar

Un filtro que falla en silencio solo lo nota cuando se pierde un correo importante. Por eso, pruebe siempre:

• Un correo de prueba a sí mismo. Su propio correo pasa por el servidor de correo hasta su buzón, así que los filtros se ejecutan. Ponga la palabra en el asunto y compruebe si el mensaje está en la carpeta correcta.
• Pruebe también lo que no debe ocurrir. Envíe un correo sin la palabra y compruebe que se queda en Entrada. Pruebe también con mayúsculas.
• Lea el script. Con Filtros > Acciones > Editar conjunto de filtros ve lo que la webmail ha guardado realmente. Si aparece if false, el filtro está desactivado.
• Guarde una copia. Con Filtros > Acciones > Descargar obtiene todo el script como archivo. Es útil como copia de seguridad y para comparar si algo funciona de repente de otra manera.

Un filtro por buzón o para todo el dominio

Los filtros de la webmail se aplican a un solo buzón. Si quiere bloquear a un remitente para todos los buzones de su dominio o hacer más estricto el filtro de spam, hágalo en el panel de control de su alojamiento. En WebOké es DirectAdmin, con, entre otros, el apartado Filtros de spam. No configure lo mismo en dos sitios: después no sabrá qué regla detuvo un mensaje.

En la práctica: así funciona en la webmail

Los filtros se crean en Configuración > Filtros con Crear, o desde un mensaje con Más > Crear filtro. El script se consulta en Filtros > Acciones > Editar conjunto de filtros, y Descargar le da una copia. El Manual de Roundcube incluye los pasos y una tabla con filtros útiles. En otras webmails funciona de forma parecida: Gmail crea filtros a partir de una búsqueda y Outlook.com tiene reglas con condiciones y acciones.

Resumen

• Empiece con una frase en lenguaje corriente y pregúntese por qué reconoce el correo con seguridad y qué no debe tocar el filtro.
• Filtre por dirección, dominio, To o List-Id; el asunto es lo menos fiable.
• Trampas: demasiado amplio, orden incorrecto, erratas y espacios, una carpeta renombrada.
• Redirigir a una dirección externa también redirige el spam y hace fallar SPF; hágalo solo a direcciones que gestione usted mismo.
• Pruebe con correo a sí mismo, también lo que el filtro no debe tocar, y guarde una copia con Descargar.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A6.2: Revisar su propio filtro. Cree en su propio buzón un filtro que mueva el correo con una palabra de su elección en el asunto a una carpeta de su elección. Introduzca en la página la palabra y el nombre de la carpeta. Después pegue su conjunto de filtros (Configuración > Filtros > Acciones > Editar conjunto de filtros, seleccionar todo y copiar) o suba el archivo que obtiene con Descargar. El programa lee el script Sieve en memoria (no se guarda nada) y procesa tres mensajes de prueba: un mensaje con su palabra en el asunto (debe ir a su carpeta), un mensaje sin la palabra (debe quedarse en Entrada) y un mensaje con su palabra en mayúsculas (también debe ir a su carpeta). Verde si los tres son correctos. Recibirá un aviso si el filtro está desactivado, si el nombre de la carpeta en el script no coincide con lo que introdujo o si el script redirige correo a una dirección fuera de su propio dominio.

Para saber más

Cuando se indican pasos en la webmail, se refieren a la webmail de WebOké; en otras webmails funciona de forma parecida.

• Roundcube Webmail 7.1: Crear un filtro
• Roundcube Webmail 7.2: Ejemplos de filtros útiles
• Reglas de correo electrónico del lado del servidor (filtros en el servidor)
• Reenviar correo electrónico a otra dirección (reenviadores, catch-all no recomendado)
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 3.3: Pseudónimos, redirección y captura-todo: prácticos, pero con riesgos
• Curso gratuito: El correo electrónico en orden: configuración y buena entrega 4.1: Por qué el correo acaba en spam
• RFC 2919, List-Id (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2919
• Ver, descargar y restaurar sus filtros como script Sieve