Un aviso de ausencia bien hecho

Módulo 6: Automático: filtros y ausencia · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de aprendizaje: Al terminar esta lección podrá explicar cómo funciona un aviso de ausencia en el servidor y quién lo recibe y quién no. También podrá configurar un aviso de ausencia que se active y desactive solo y que no revele nada que ayude a los estafadores.

Conceptos clave: aviso de ausencia, Sieve vacation, Intervalo de respuesta (:days), Mis direcciones de correo electrónico (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Fecha y hora de incio de ausencia y Fecha y hora de regreso a la oficina, Acción para mensaje entrante

Un filtro que responde

Técnicamente, un aviso de ausencia es un filtro. Está en el mismo conjunto de filtros que sus demás filtros (lección 6.1) y, por tanto, también se ejecuta en el servidor en el momento en que llega el correo. Su portátil puede estar apagado. La extensión de Sieve se llama vacation (RFC 5230). Así escribe la webmail un aviso de ausencia para las vacaciones de Navidad:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Aviso de ausencia]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["laura@example.com","info@example.com"] :subject "Ausente hasta el 3 de enero inclusive" "Gracias por su correo. Estaré ausente hasta el 3 de enero inclusive. Para pedidos puede dirigirse a Pablo: pablo@example.com.";
}

Qué significa:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" y "le" ... "2027-01-03": la fecha actual debe ser el 21 de diciembre o posterior, y el 3 de enero o anterior. Son su Fecha y hora de incio de ausencia y su Fecha y hora de regreso a la oficina. Fuera de ese periodo, el filtro no hace nada. :zone "+0100" es la zona horaria de su configuración.
• vacation :days 7: la misma dirección recibe como máximo una respuesta cada 7 días.
• :addresses [...]: las direcciones que son suyas.
• :subject y el texto que sigue: el asunto y el cuerpo de la respuesta.

Una respuesta por remitente y por intervalo

Sin ninguna limitación, alguien que le escribiera diez veces recibiría diez veces la misma respuesta. Por eso el servidor recuerda a quién ya ha respondido. Dentro del Intervalo de respuesta (en Sieve :days), el mismo remitente no recibe una segunda respuesta. Si no elige nada, según el estándar se aplican 7 días (RFC 5230, sección 4.1). Para unas vacaciones de dos semanas, 7 es un valor muy adecuado: quien vuelva a escribirle al cabo de una semana recibirá un recordatorio de que sigue fuera. Normalmente no se puede elegir menos de 1 día.

La respuesta se envía al remitente del sobre (Return-Path, lección 1.1), no necesariamente a la dirección de From. En el correo normal es la misma. En los boletines y en los sistemas suele ser una dirección técnica, y eso es justo lo que se pretende: así una respuesta automática no llega a una persona que no puede hacer nada con ella.

Quién no recibe respuesta

Un aviso de ausencia puede causar muchos problemas si responde al correo equivocado: respuestas a una lista de correo con mil miembros, o dos mensajes automáticos que se responden entre sí sin fin. Por eso el estándar (RFC 5230, sección 4.6) establece que el servidor no responde a:

• correo con una cabecera List-Id u otras cabeceras List: boletines y listas de correo;
• correo con una cabecera Auto-Submitted con un valor distinto de "no": mensajes automáticos, como otro aviso de ausencia o una notificación de un sistema;
• correo de direcciones como MAILER-DAEMON o de direcciones que empiezan por "owner-" o terminan en "-request".

La propia respuesta lleva la cabecera Auto-Submitted: auto-replied. Así, otro aviso de ausencia sabe que no debe responder, y no se crea ningún bucle.

Mis direcciones de correo electrónico: responder solo si el correo es para usted

El servidor solo responde si una de sus direcciones figura en las cabeceras To o Cc (RFC 5230, sección 4.5). Así se evita responder a correo que le ha llegado a través de una lista o como Cco. El servidor solo sabe a medias qué direcciones son suyas: conoce con seguridad la dirección de su buzón, pero no la dirección info@ que se le reenvía.

Por eso es importante el campo Mis direcciones de correo electrónico (en Sieve :addresses). Incluya en él todas las direcciones en las que recibe correo, también las de reenvío. Con Rellenar con todas mis direcciones, la webmail toma las direcciones de sus identidades. Si olvida info@, un cliente que escriba a info@ no recibirá ningún aviso de ausencia y quizá espere en vano.

Inicio, fin y qué ocurre con el correo

Con una Fecha y hora de incio de ausencia y una Fecha y hora de regreso a la oficina, el aviso se activa y se desactiva solo. Es la forma más segura: no puede olvidarse de desactivarlo. Si deja estos campos vacíos, el aviso permanece activo mientras Estado esté en Activado. Un aviso de ausencia que sigue funcionando semanas después de las vacaciones es un error conocido y confunde a los clientes.

En Acción para mensaje entrante elige qué ocurre con el propio correo. Déjelo en Mantener. Vacation deja el mensaje en su buzón como siempre (RFC 5230, sección 4.7), y a su regreso querrá leer lo que ha llegado. Descartar significa que el correo que recibe desaparece. Redirigir a o Enviar copia a solo tienen sentido hacia un compañero de su propia organización, con los mismos inconvenientes que en la lección 6.2.

Qué escribir y qué no

Un buen aviso de ausencia es breve y ayuda al remitente a seguir adelante:

• Cuándo vuelve, o hasta cuándo no responderá.
• Quién se encarga mientras tanto, con una dirección o un teléfono que esté atendido.
• Qué puede hacer el remitente si es urgente.

Y lo que no debe escribir: detalles que ayuden a estafadores y ladrones. La respuesta llega a todos los que le escriben, también a spammers y desconocidos. Por tanto, no indique que estará tres semanas en el extranjero, adónde va, su número privado ni el nombre de su sustituto con una función de la que un estafador pueda abusar ("escriba a nuestro contable Juan para los pagos"). A un estafador le encanta usar un mensaje así para redactar un correo falso creíble, por ejemplo un pago urgente en nombre de alguien que de todos modos no está localizable.

Ejemplo de un buen mensaje:

Asunto: Ausente hasta el 3 de enero inclusive

Gracias por su correo. Volveré a leer mi correo a partir del 4 de enero.
Para pedidos y consultas puede dirigirse a info@example.com.

No por partida doble

También puede configurar un aviso de ausencia en el panel de control de su alojamiento, en WebOké en DirectAdmin. Utilice solo uno de los dos. Si ambos están activos, todo el mundo recibirá dos respuestas automáticas.

En la práctica: así funciona en la webmail

El aviso de ausencia está en Configuración > Aviso de ausencia, con Asunto, Cuerpo, Fecha y hora de incio de ausencia, Fecha y hora de regreso a la oficina y Estado, y en Configuración avanzada encontrará Mis direcciones de correo electrónico, Intervalo de respuesta y Acción para mensaje entrante. El resultado puede verlo en Filtros > Acciones > Editar conjunto de filtros. Los pasos se encuentran en el Manual de Roundcube, en Configurar un aviso de ausencia. En otras webmails funciona de forma parecida: Gmail tiene una respuesta automática de vacaciones en la configuración, y Outlook.com, respuestas automáticas.

Resumen

• Un aviso de ausencia es un filtro Sieve (vacation, RFC 5230) que se ejecuta en el servidor.
• El mismo remitente recibe como máximo una respuesta por Intervalo de respuesta; si no elige nada, son 7 días.
• No hay respuesta a listas de correo (List-Id) ni a correo automático (Auto-Submitted), y solo se responde si una de sus direcciones figura en To o Cc.
• Incluya también sus direcciones de reenvío en Mis direcciones de correo electrónico, utilice una fecha de inicio y de fin y deje la acción en Mantener.
• Indique cuándo vuelve y a quién pueden dirigirse, pero ningún detalle que ayude a los estafadores.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio A6.3: Revisar su respuesta de ausencia. Prepare en su propio buzón un aviso de ausencia en Configuración > Aviso de ausencia, con una Fecha y hora de incio de ausencia y una Fecha y hora de regreso a la oficina que estén ambas en el futuro; así el aviso todavía no está realmente activo y nadie recibe ahora una respuesta. Rellene un asunto, un texto, Mis direcciones de correo electrónico y un Intervalo de respuesta, y deje Acción para mensaje entrante en Mantener. A continuación, pegue su conjunto de filtros (Configuración > Filtros > Acciones > Editar conjunto de filtros, copiar todo) o suba el archivo de Descargar. El programa lee el script en la memoria (no se guarda nada) y comprueba lo siguiente: hay una acción vacation; :days es como mínimo 1; el asunto no está vacío; el texto tiene más de 40 caracteres; hay un límite de fecha con currentdate (si no, naranja: ¿no se olvidará de desactivarlo?); :addresses contiene al menos una dirección (si no, naranja); y el mensaje se conserva, es decir, sin discard y sin redirección a una dirección fuera de su dominio. Después del ejercicio, vuelva a desactivar el aviso si no lo necesita.

Para saber más

Cuando se describen pasos en la webmail, se refieren a la webmail de WebOké; en otras webmails funciona de forma parecida.

• Roundcube Webmail 7.3: Configurar un aviso de ausencia
• Roundcube Webmail 7.1: Crear un filtro
• Curso gratuito Seguridad online para empresarios 1.2: Phishing, fraude del CEO y fraude de facturas
• Reglas de correo electrónico del lado del servidor (filtros en el servidor)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (en inglés): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Por qué no todos reciben su mensaje de ausencia