Por qué no todos reciben su mensaje de ausencia
Su mensaje de ausencia está activado, pero un cliente dice que no ha recibido respuesta. O alguien lo recibió la primera vez y después ya no. Normalmente no se trata de un error: un mensaje de ausencia no responde a propósito a todos los correos. En este artículo le explicamos por qué y cómo configurarlo para que las personas adecuadas sí reciban una respuesta.
Cómo funciona
El mensaje de ausencia que configura en el webmail en Configuración > Respuesta automática es, técnicamente, un filtro en el servidor de correo. Se ejecuta en el momento en que llega el correo, por lo que también funciona cuando su ordenador está apagado. Las reglas para este tipo de respuesta automática se recogen en el estándar para mensajes de ausencia Sieve, RFC 5230 (en inglés). Este estándar incluye algunas limitaciones que evitan que un mensaje de ausencia cause problemas.
1. Una respuesta por remitente y por intervalo
El servidor recuerda a quién ha respondido ya. Dentro del Intervalo de respuesta, el mismo remitente no recibe una segunda respuesta. Si usted no elige ningún valor, según el estándar son 7 días. Por tanto, si alguien le escribe cuatro veces en tres días, recibirá un solo mensaje de ausencia. Solo después del intervalo recibirá otro, como recordatorio de que usted sigue ausente.
¿Ha probado su mensaje de ausencia enviándose un correo desde otra dirección? En ese caso, en la segunda prueba ya no recibirá respuesta. Eso significa que funciona.
2. Sin respuesta a listas de correo ni a correo automático
Un mensaje de ausencia que responde a una lista de correo con mil miembros, o dos mensajes automáticos que se responden el uno al otro sin fin: nadie quiere eso. Por ello, según la RFC 5230 (sección 4.6), el servidor no responde a:
- correo con una cabecera List-Id u otras cabeceras List: boletines y listas de correo;
- correo con una cabecera Auto-Submitted con un valor distinto de
no: mensajes automáticos, como otro mensaje de ausencia o un aviso de un sistema; - correo de direcciones como MAILER-DAEMON, o de direcciones que empiezan por
owner-o terminan en-request.
Su propia respuesta lleva la cabecera Auto-Submitted: auto-replied. Así, otro mensaje de ausencia sabe que no debe responder. Además, la respuesta se envía al remitente del sobre (Return-Path). En el correo normal es la dirección del remitente; en el caso de sistemas, suele ser una dirección técnica.
3. Solo si el correo va realmente dirigido a usted
El servidor solo responde si una de sus direcciones aparece en las cabeceras Para (To) o Cc. Así se evitan respuestas a correos que llegaron a través de una lista o en Cco. El servidor conoce la dirección de su propio buzón, pero no una dirección como info@example.com que se reenvía a su buzón.
Por eso es importante el campo Mis direcciones de correo:
- Vaya a Configuración > Respuesta automática y abra Configuración avanzada.
- En Mis direcciones de correo, añada todas las direcciones en las que recibe correo, incluidos los alias y las direcciones de reenvío (forwarders). Con Rellenar con todas mis direcciones, el webmail incorpora las direcciones de sus identidades.
- Haga clic en Guardar.
Si olvida info@, un cliente que escriba a info@ no recibirá ningún mensaje de ausencia y quizá espere en vano una respuesta.
4. Fuera de la fecha de inicio y de fin
Si ha indicado una Fecha de inicio y una Fecha de fin, el mensaje de ausencia no hace nada fuera de ese periodo. Compruebe que las fechas son correctas, también el año. Si las deja vacías, el mensaje estará activo mientras el Estado esté en Activado. Aun así, indicar una fecha de inicio y de fin es la opción más segura: así no puede olvidarse de desactivar el mensaje.
Comprobar rápidamente por qué alguien no recibió respuesta
| Compruebe | Dónde |
|---|---|
| ¿El Estado está en Activado y la fecha de hoy está entre la Fecha de inicio y la Fecha de fin? | Configuración > Respuesta automática |
| ¿Este remitente ya recibió una respuesta dentro del Intervalo de respuesta? | Configuración avanzada > Intervalo de respuesta |
| ¿Escribió a un alias o a una dirección de reenvío que no figura en Mis direcciones de correo? | Configuración avanzada > Mis direcciones de correo |
| ¿Era un boletín, una lista de correo o un mensaje automático? | Cabeceras del mensaje (Headers): List-Id o Auto-Submitted |
| ¿Algún filtro situado más arriba en la lista ya mueve el mensaje? | Configuración > Filtros |
Deje Acción para el mensaje entrante en Conservar. Así, el correo recibido permanece en su buzón y podrá leerlo a su regreso.
Encontrará los pasos con capturas de pantalla en el manual de Roundcube, en Configurar un mensaje de ausencia. Si utiliza DirectAdmin, consulte Vacation Messages en el manual de DirectAdmin.