Contactos y grupos

Módulo 7: Su libreta de direcciones · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá explicar qué libretas de direcciones mantiene la webmail y cómo funciona el autocompletado. También sabrá usar un grupo sin revelar direcciones.

Conceptos clave: contacto, libreta de direcciones personal, Destinatarios recogidos, Remitentes de confianza, autocompletado, grupo, Cco, minimización de datos

¿Para qué una libreta de direcciones, si la webmail ya lo recuerda todo?

Mucha gente apenas usa su libreta de direcciones. Escribe unas letras en Destinatario, la webmail completa una dirección y listo. Funciona, pero la dirección que completa la webmail no siempre procede de una lista que usted haya mantenido. Y ahí es justamente donde surgen los errores: una dirección antigua de un cliente, una errata que cometió en algún momento o dos personas con el mismo nombre.

Un contacto es una ficha con datos de una persona u organización: un nombre, una o varias direcciones de correo y, si lo desea, también teléfono, dirección postal, organización o una nota. La libreta de direcciones es el conjunto de esas fichas. En la webmail, la libreta de direcciones se guarda en el servidor, igual que su correo. Está vinculada a su buzón y a la forma en que inicia sesión (lección 1.3): si de repente inicia sesión de otra manera, por ejemplo rellenando el campo Servidor, puede parecer que su libreta de direcciones está vacía.

Tres libretas de direcciones, tres finalidades

Si hace clic en Contactos, verá a la izquierda no una sino tres libretas de direcciones. Cada una tiene su propia función.

La diferencia entre las dos primeras es importante. Destinatarios recogidos es una memoria automática. Lo recuerda todo, también aquella dirección con una errata a la que su correo no llegó, y también la dirección antigua de un compañero que hace tiempo que se fue. Su libreta de direcciones personal es una lista que usted mismo mantiene limpia.

Remitentes de confianza tiene otra función. No sirve para completar direcciones, sino para las imágenes externas. Por defecto, la webmail no carga imágenes de internet, porque con ellas los remitentes pueden saber cuándo abre usted su correo (lección 2.2). Si elige confiar siempre en un remitente, este pasa a esta lista. En Configuración > Preferencias > Vista de Mensajes puede indicar entonces que el contenido externo de remitentes de confianza se muestre de inmediato.

Autocompletado: práctico, pero fíjese en lo que elige

Si escribe unas letras en Destinatario, la webmail busca en sus libretas de direcciones nombres y direcciones que empiecen por ellas o las contengan. Aparece una pequeña lista y usted elige. Esto se llama autocompletado.

Un ejemplo. Laura Fernández (laura@example.com) tiene un cliente, Mohamed (mohamed@example.net). Hace un año le escribió una vez por error a mohamed@example.org, una dirección que no es suya. Ese correo no fue devuelto, porque casualmente esa dirección sí existía. Desde entonces hay dos Mohamed en Destinatarios recogidos. Si Laura escribe "moh", ve los dos. Si elige el equivocado, un presupuesto acaba en manos de un desconocido.

Por eso, dos costumbres:

• Guarde a las personas a las que escribe a menudo en Direcciones personales, con su nombre completo. Así, al autocompletar verá un nombre reconocible en lugar de solo una dirección.
• Si ve en la lista una dirección errónea u obsoleta, elimínela de Destinatarios recogidos. De lo contrario, la webmail seguirá proponiéndola.

Una forma rápida de añadir a alguien: abra un mensaje suyo, haga clic en su nombre encima del mensaje y elija Añadir a contactos.

Grupos: un nombre para muchas direcciones

Un grupo es una etiqueta que usted pone a los contactos, como "Junta directiva", "Proveedores" o "Equipo". Un contacto puede estar en varios grupos, y eliminar un grupo no elimina los contactos. En la imagen ve un grupo bajo la libreta de direcciones personal, con los tres puntos para las acciones del grupo.

Si escribe a un grupo, la webmail pone todas las direcciones del grupo en el campo donde elige el grupo. Este es el punto en el que conviene pensar bien. Si elige el grupo en Destinatario (Para), todos los miembros del grupo ven las direcciones de los demás. En una junta directiva de cinco personas que se conocen, no hay problema. En un grupo de clientes que no se conocen entre sí, sí lo hay.

Las direcciones de correo de personas son datos personales en el sentido del RGPD. Si envía un correo a cuarenta clientes con todas las direcciones visibles, ha facilitado esas direcciones a todos los demás. Eso puede constituir una brecha de datos (lección 3.1). La solución es sencilla: elija el grupo en Cco. Así, todos reciben el correo, pero nadie ve a los demás destinatarios. Ponga su propia dirección en Para: el correo tendrá un destinatario correcto y usted recibirá una copia.

Pablo, el compañero de Laura, escribe cada mes a los proveedores del estudio. Tiene un grupo "Proveedores" con doce direcciones. Elige el grupo en Cco y pone pablo@example.com en Para. Si un proveedor contesta con Responder a todos, la respuesta solo llega a Pablo, porque las demás direcciones no figuraban en el correo.

Errores frecuentes con los grupos

• El límite diario. Cada destinatario cuenta para el número de correos que su plan puede enviar al día, también en Cco. Un grupo de unos cientos de direcciones puede alcanzar su límite (lección 8.4). Para un boletín dirigido a una lista grande, utilice un servicio de boletines: también gestiona las bajas y registra a quién puede escribir realmente.
• Destinatarios que no lo desean. Un grupo no es una lista de correo. No tiene botón para darse de baja. Si alguien le pide que no le escriba más, sáquelo de verdad del grupo.
• Un grupo desactualizado. Un grupo se queda tal como lo creó. Quien se marcha sigue en él hasta que usted lo saque. Revise sus grupos de vez en cuando.
• Reputación de spam. Mucho correo a la vez a direcciones que ya no existen genera muchos mensajes de error. Para los servidores receptores, eso parece un envío descuidado o no deseado.

Guarde lo que necesita, y nada más

El RGPD contiene el principio de minimización de datos: no se tratan más datos personales de los necesarios para la finalidad, y no se conservan más tiempo del necesario (artículo 5 del RGPD). En la práctica, para una libreta de direcciones esto significa:

• Incluya lo que necesita para contactar con alguien: nombre, dirección, quizá un número de teléfono. La fecha de nacimiento o la dirección particular de un cliente no suelen hacer falta.
• Haga limpieza. Un cliente de hace cinco años al que ya no escribe no tiene por qué seguir ahí.
• Tenga en cuenta que Destinatarios recogidos también contiene datos personales, y que esa lista crece sola.

Esto no es asesoramiento jurídico. Lo que necesite en su situación depende de su organización y de su finalidad.

En la práctica: así funciona en la webmail

Todo se encuentra en Contactos, en el menú principal. Un grupo se crea con los tres puntos junto a los grupos y después Añadir grupo; los contactos se añaden arrastrándolos al grupo. Al redactar, elige un grupo escribiendo su nombre en Para, Cc o Cco, o con el botón de las figuras junto al campo. Los pasos se describen en el manual de Roundcube (8.1 y 8.2). Qué direcciones recuerda la webmail se configura en Configuración > Preferencias > Contactos. En otras webmails, como Gmail u Outlook.com, funciona de forma parecida: allí los grupos suelen llamarse etiquetas o listas de contactos.

Resumen

• La webmail tiene tres libretas de direcciones: Direcciones personales (su lista), Destinatarios recogidos (automática, todo a lo que escribió) y Remitentes de confianza (para el contenido externo).
• El autocompletado también propone direcciones antiguas y erróneas; guarde sus contactos habituales con el nombre completo en su propia libreta y elimine las direcciones erróneas.
• Un grupo pone todas las direcciones en el campo donde lo elige. A las personas que no se conocen entre sí las pone en Cco.
• Los grupos grandes cuentan para el límite diario; un boletín se envía con un servicio de boletines.
• Guarde en su libreta de direcciones solo lo necesario y haga limpieza.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio D7.1: Crear y usar un grupo. Cree en su libreta de direcciones personal tres contactos (por ejemplo, usted mismo, un compañero y un amigo, o tres personas inventadas con direcciones en example.com) y un grupo con el nombre que prefiera. Añada los tres contactos al grupo. Empiece un correo nuevo, ponga su propia dirección en Para y elija el grupo en Cco. Observe lo que aparece en el campo Cco. No envíe el correo: guárdelo como borrador o descártelo. Después responda: (1) ¿Qué vio en el campo Cco después de elegir el grupo: el nombre del grupo o las direcciones sueltas? (2) Suponga que un destinatario elige Responder a todos: ¿quién recibe esa respuesta? (3) Revise Destinatarios recogidos: ¿hay alguna dirección errónea u obsoleta? ¿Qué hace con ella?

Para saber más

Los pasos que se describen para la webmail se aplican a la webmail de WebOké; en otras webmails funciona de forma parecida.

• Roundcube Webmail 8.1: Añadir y encontrar contactos
• Roundcube Webmail 8.2: Crear grupos
• Roundcube Webmail 10.1: La configuración más importante
• Límite para el envío de correo electrónico
• Curso gratuito Seguridad online para empresarios 8.2: Filtraciones de datos y la obligación de notificación
• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Usar CCO y privacidad: enviar correos a un grupo cuyos miembros no se conocen entre sí