Inventario y productos en bloque

Módulo 3: Productos · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá configurar conscientemente el inventario en WooCommerce (gestión, retención, avisos, reservas, productos agotados) y exportar e importar productos en bloque de forma segura con un archivo CSV.

Conceptos clave: gestión de inventario, inventario por producto o por variación, mantener en inventario (Hold stock), umbral de pocas existencias, umbral de agotado, avisos de inventario, reservas (backorders), ocultar productos agotados, formato de visualización del inventario, exportación CSV, importación CSV, actualizar productos existentes, codificación de caracteres (UTF-8), separador, conexiones con la caja registradora o el mayorista

Por qué el inventario es más que un número

Una cifra de inventario parece sencilla: tiene doce teteras, salen doce por la puerta y luego se acaban. En una tienda online ocurren cosas a la vez. Dos clientes añaden la última tetera a su carrito. Un cliente empieza a pagar y cambia de opinión a mitad de camino. Usted vende la misma tetera también en su tienda física o en un mercadillo. Un inventario mal configurado provoca lo peor que le puede pasar a una tienda: un pedido pagado que no puede entregar. Eso le cuesta un reembolso, un cliente enfadado y a veces una mala reseña.

WooCommerce tiene para ello una serie de ajustes. Los encontrará en WooCommerce > Ajustes > Productos > Inventario (Inventory), y para cada producto en la pestaña Inventario.

Los ajustes uno por uno

Gestionar inventario (Enable stock management) está activado por defecto. Después elige para cada producto si WooCommerce lleva el control de las cantidades. Sin cantidades, solo establece el estado: hay existencias, agotado o se puede reservar. Eso encaja con productos que fabrica bajo pedido o que siempre puede suministrar. En un producto variable elige si el inventario se aplica por variación o a todo el producto (lección 3.2).

Mantener en inventario (minutos) (Hold stock), por defecto 60. Cuando un cliente empieza a finalizar la compra, WooCommerce crea un pedido con el estado Pendiente de pago y aparta el inventario. Si pasado ese número de minutos todavía no se ha pagado, WooCommerce cancela el pedido pendiente y el inventario vuelve a estar disponible. Si es demasiado corto, un cliente que tiene que identificarse un momento en su banco verá su pedido cancelado. Si es demasiado largo, una tetera queda bloqueada medio día para alguien que se fue hace rato. Una hora es razonable para la mayoría de las tiendas. Atención: la cancelación es una tarea programada. Si sus tareas programadas no se ejecutan bien, los pedidos sin pagar se quedan colgados (lección 7.3).

Avisos (Notifications): un correo cuando hay pocas existencias, cuando un producto se agota y cuando hay una reserva, por defecto a la dirección del administrador. Ponga aquí la dirección de la persona que se encarga de las compras.

Umbral de pocas existencias (Low stock threshold), por defecto 2, y umbral de agotado (Out of stock threshold), por defecto 0. ¿Vende también en una tienda física y actualiza la tienda online solo una vez al día? Entonces ponga el umbral de agotado en 1 o 2. Así la tienda online no vende el último ejemplar, que quizá ya se haya vendido en la tienda.

Visibilidad de agotados (Hide out of stock items from the catalog), desactivado por defecto. Ocultarlos mantiene limpias las páginas de su tienda. Pero un producto agotado que vuelve a estar disponible pierde temporalmente su sitio en la categoría. La propia página del producto sigue siendo accesible. La lección 7.1 trata de lo que eso significa para la visibilidad en buscadores.

Formato de visualización del inventario (Stock display format): mostrar siempre la cantidad («12 disponibles»), solo cuando quedan pocas («Solo quedan 2») o nunca. «Solo quedan 2» ayuda a los clientes a decidir, pero muéstrelo solo si es cierto; la escasez artificial es engañosa.

Reservas (Allow backorders?) por producto: no permitir, permitir pero avisar al cliente, o permitir. Permitir reservas significa que los clientes pueden comprar aunque usted no tenga existencias. Eso puede hacerse con un producto que seguro recibirá en una semana. En ese caso, informe al cliente (la opción del medio) e indique un plazo de entrega realista: el plazo de entrega forma parte de la información que debe dar antes de la compra (lección 5.1).

Conexiones y una única fuente de verdad

Si vende en varios sitios (tienda online, tienda con caja registradora, un marketplace) o un mayorista entrega directamente a sus clientes, enseguida hay dos o tres listas de inventario. Elija una única fuente de verdad: el sistema que determina el inventario real. Normalmente es la caja registradora o el sistema de inventario, y WooCommerce recibe las cantidades mediante una conexión. Una conexión así utiliza el SKU como clave. Un producto sin SKU, o con un SKU escrito de otra forma en la caja, no se actualiza. Por eso el SKU era tan importante en la lección 3.1.

Las conexiones suelen usar la API REST de WooCommerce con una clave de la API. Dé a esa clave solo los permisos necesarios (lección 2.4).

Productos en bloque: exportar e importar

Para diez productos trabaja en el panel de administración. Para cien cambios de precio, una nueva temporada o un cambio desde otro sistema de tienda, utilice la exportación e importación CSV integrada: los botones Exportar (Export) e Importar (Import) encima de la lista de productos en Productos > Todos los productos.

Un archivo CSV es un archivo de texto con una línea por producto y columnas separadas por comas. Se abre con una hoja de cálculo. Ahí es donde suele fallar algo:

• Codificación de caracteres. WooCommerce utiliza UTF-8. Si su hoja de cálculo abre el archivo con otra codificación, «é» se convierte en algo como «Ã©». Elija expresamente UTF-8 al abrir y al guardar.
• Separador y separador decimal. Con la configuración regional de los Países Bajos, y de muchos otros países europeos, una hoja de cálculo suele usar el punto y coma como separador y la coma como separador decimal. WooCommerce espera un punto en los precios (24.00). Un precio «24,00» puede interpretarse como otra cosa. Compruebe unas cuantas líneas en un editor de texto antes de importar.
• Columnas vacías. Al actualizar, una celda vacía puede significar que un valor se vacía. Es mejor eliminar del archivo por completo las columnas que no quiera tocar.
• Variaciones. Cada variación es una línea propia, con una referencia al producto principal.

Al importar, elija Actualizar productos existentes (Update existing products). WooCommerce busca entonces un producto existente por ID o SKU. Con esa opción, los productos que no existen se omiten. Sin esa opción, la importación crea productos nuevos, y un SKU que ya existe produce un error.

Trabajar con seguridad: primero en pequeño, primero en otro sitio

Una importación puede cambiar cientos de productos con un solo clic. Por eso:

1. Haga una copia de seguridad (curso de WordPress, lección 8.1), o trabaje primero en su tienda de prueba (lección 2.1).
2. Exporte primero, para tener un archivo con la situación actual.
3. Pruebe con un archivo de una sola línea. Compruebe el producto en el panel de administración y en el sitio.
4. Solo después aplique el archivo completo.
5. Los archivos grandes pueden toparse con el límite de subida o el límite de tiempo de PHP. Divídalos en partes, o pregunte a su proveedor de alojamiento por los ajustes de PHP (base de conocimientos 200).

Resumen

• Gestionar el inventario evita pedidos pagados que no puede entregar.
• Mantener en inventario (por defecto 60 minutos) retiene los artículos durante el pago; la cancelación posterior es una tarea programada.
• Los umbrales, los avisos, la visibilidad y las reservas se configuran de forma consciente, con un plazo de entrega honesto.
• Elija una única fuente de verdad y utilice el SKU como clave para las conexiones.
• Importación CSV: UTF-8, punto como separador decimal, exportar primero, probar con una línea, actualizar por ID o SKU.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio D3.4: Exportar e importar. Hágalo en su tienda de prueba o después de una copia de seguridad reciente.

Pasos:

1. Exporte todos sus productos a un archivo CSV con el botón Exportar encima de la lista de productos (Productos > Todos los productos).
2. Abra el archivo en una hoja de cálculo y elija UTF-8. Fíjese en qué separador y qué separador decimal ve.
3. Cree un archivo nuevo solo con las columnas ID (o SKU) e Inventario, con un producto. Cambie el inventario.
4. Importe ese archivo con el botón Importar encima de la lista de productos, con Actualizar productos existentes activado.
5. Compruebe el producto en el panel de administración y en una ventana privada en el sitio.
6. Revise sus ajustes de inventario en WooCommerce > Ajustes > Productos > Inventario.

Lista de comprobación (obligatoria): copia de seguridad o tienda de prueba; exportación realizada; archivo abierto con la codificación correcta; una línea modificada; solo esa línea importada con «Actualizar productos existentes»; resultado comprobado.

Responda:

1. ¿Qué columna utilizó WooCommerce para encontrar el producto: ID o SKU?
2. ¿Qué salió mal o casi salió mal (caracteres, separador decimal, columnas vacías)?
3. ¿Qué ajustes de inventario utiliza (mantener en inventario, umbrales, avisos, reservas) y por qué?

Una buena respuesta menciona el ID o el SKU como clave, una trampa concreta que encontró o evitó, y para cada ajuste un motivo que encaje con su tienda.

Para saber más

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, en inglés): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Curso gratuito de WordPress 8.1: Copias de seguridad: qué, dónde y con qué frecuencia
• No se puede subir el archivo: aumente los valores de upload_max_filesize y max_execution_time
• Manual de DirectAdmin 18.5: Carga demasiado grande (error 413) o tiempo de espera agotado

Los pasos de la base de conocimientos y del manual se aplican a los paneles de WebOké; con otros proveedores funciona de forma similar.