Ajustes generales, cuentas y privacidad

Módulo 2: Instalar y configurar · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección podrá configurar de forma consciente la dirección de la tienda, los países, la moneda, las cuentas de cliente y los plazos de conservación de los datos personales, y sabrá qué consecuencia tiene cada opción.

Conceptos clave: dirección de la tienda, vender a países, enviar a países, ubicación predeterminada del cliente, geolocalización, moneda y formato, pedido como invitado, crear una cuenta al finalizar la compra, enlace para establecer una contraseña, solicitud de borrado de datos, plazos de conservación, texto de privacidad al registrarse y al finalizar la compra

Los ajustes generales: la base de todo

En WooCommerce > Ajustes > General (General) se encuentran ajustes que se configuran bien una vez y que después apenas se tocan. Precisamente por eso aquí se cometen errores a menudo: una mala elección en la primera semana no se nota hasta meses después, por ejemplo cuando el IVA de las facturas no cuadra.

La dirección de la tienda. Es la dirección donde está establecida su empresa. WooCommerce la utiliza como base para el cálculo del IVA (lección 4.1) y para algunas integraciones de envío. El país ya lo eligió en el asistente (lección 2.1); aquí introduce la dirección completa. Esta dirección no aparece automáticamente en su sitio web: la información que un visitante debe poder encontrar se gestiona por separado (lección 5.1).

Vender a y enviar a. Usted indica a qué países vende (todos los países, todos excepto algunos, o una lista) y, además, a qué países envía. Son dos preguntas distintas. Theehuis Example vende el libro de recetas digital a cualquier persona de la UE, pero envía teteras solo a los Países Bajos, Bélgica y Alemania. Por eso, en la venta elige "países específicos: todos los países de la UE" y en el envío "Países Bajos, Bélgica, Alemania". Un cliente de Austria puede entonces comprar el libro de recetas, pero en una tetera no verá ninguna opción de envío.

¿Por qué no elegir simplemente "todos los países"? Porque cada país al que vende tiene consecuencias: el IVA (lección 4.2), los gastos de envío (lección 4.3), el idioma de sus condiciones y las normas de ese país (módulo 5). Venda solo donde su plan (lección 1.3) esté preparado. Además, al inicio del proceso de pedido debe dejar claro si existen restricciones de entrega (lección 5.1).

Ubicación predeterminada del cliente. Antes de que un visitante introduzca su dirección, WooCommerce no sabe dónde vive. Usted elige qué supone la tienda en ese caso:

• Sin ubicación por defecto: los precios y el envío no se calculan hasta que el cliente introduce una dirección.
• Dirección base de la tienda: WooCommerce supone que el visitante vive en su país.
• Geolocalizar: WooCommerce deduce el país a partir de la dirección IP. Para ello utiliza una base de datos de un servicio externo, para la que debe solicitar e introducir una clave (gratuita).
• Geolocalizar (con soporte de caché de página): la misma estimación, pero mediante una solicitud adicional desde el navegador, para que una caché de página no muestre el mismo país a todo el mundo.

La geolocalización normal y una caché de página no se llevan bien. La caché guarda la página tal como la vio el primer visitante, con los precios y avisos para su país, y la sirve a todos. Si utiliza una caché de página (lección 6.4) y quiere geolocalización, elija la variante con soporte de caché. Para la mayoría de las tiendas neerlandesas, belgas y alemanas, la "dirección base de la tienda" es sencilla y suficiente.

Moneda y formato. Moneda, posición del símbolo de moneda, separador de miles y de decimales, número de decimales. En los Países Bajos y Alemania lo habitual es: euro, símbolo a la izquierda (Países Bajos) o a la derecha (Alemania), punto para los miles, coma para los decimales, dos decimales. Nunca ponga el número de decimales en 0 "porque solo cobra euros enteros": el cálculo del IVA necesita los céntimos.

Cuentas de cliente: ¿invitado o cuenta?

En WooCommerce > Ajustes > Cuentas y privacidad (Accounts & Privacy) usted elige cómo hacen el pedido los clientes.

Pedido como invitado. El cliente introduce sus datos y hace el pedido sin cuenta. Es lo más rápido para el cliente y genera la menor cantidad de datos personales que usted debe proteger. Una cuenta obligatoria es uno de los motivos más conocidos por los que la gente abandona un pedido.

Crear una cuenta al finalizar la compra o en Mi cuenta. Resulta práctico para los clientes habituales: consultar pedidos anteriores, guardar direcciones, volver a descargar archivos (lección 3.3). Pero cada cuenta es un acceso que puede usarse de forma indebida, y un conjunto de datos personales que usted conserva mientras exista la cuenta.

Para Theehuis Example la elección es: se permite comprar como invitado, y crear una cuenta al finalizar la compra es una opción libre del cliente. Para una tienda con suscripciones o con descargas que se quieran poder recuperar más adelante, una cuenta es más lógica.

Contraseñas. Haga que WooCommerce envíe, al crear una cuenta nueva, un enlace con el que el cliente elige su propia contraseña, en lugar de una contraseña generada en el correo. Una contraseña en un correo permanece durante años en un buzón.

Tenga en cuenta la relación con el botón de desistimiento de la lección 5.3: no se puede obligar a un cliente a tener una cuenta para desistir de una compra. Si los invitados pueden hacer pedidos, los invitados también deben poder desistir.

Privacidad: lo que WooCommerce puede hacer por usted

WooCommerce trata datos personales: nombres, direcciones, números de teléfono, pedidos. Las normas generales del RGPD, como una política de privacidad y un registro de actividades de tratamiento, se tratan en el curso de WordPress, lección 9.3. Aquí nos centramos en los ajustes que ofrece el propio WooCommerce.

Solicitudes de borrado de datos. WordPress dispone de una herramienta para borrar los datos personales de una persona (Herramientas > Borrar los datos personales). En Cuentas y privacidad usted elige si también se eliminan datos de los pedidos y si se retira el acceso a las descargas. Piénselo antes de activarlo: los datos que debe conservar para la administración tributaria (en España, la Agencia Tributaria; facturas, lección 5.6) no puede borrarlos sin más, ni siquiera a petición del interesado. El borrado en WooCommerce anonimiza el pedido; asegúrese de que los datos que debe conservar estén entonces en su contabilidad.

Textos de privacidad. Puede configurar un texto breve que aparece al registrarse y al finalizar la compra, con un enlace a su política de privacidad (lección 5.5). Escriba ahí una o dos frases, no una política completa.

Plazos de conservación. Es el apartado que más a menudo se pasa por alto. WooCommerce puede eliminar datos personales automáticamente tras un plazo que usted elige, por tipo:

El RGPD dice que no debe conservar los datos más tiempo del necesario. Las normas fiscales dicen que debe conservar su contabilidad durante varios años: en los Países Bajos 7 años, en Bélgica 10 años para el IVA, en Alemania 8 años para las facturas (lección 5.6). En España son 6 años para libros y documentos (Código de Comercio); consulte a su asesor fiscal. Estas dos normas no chocan, siempre que sepa dónde conserva cada cosa. Theehuis Example hace que WooCommerce anonimice los pedidos completados al cabo de unos años, porque las facturas están en el programa de contabilidad y allí permanecen 7 años. Si conserva su contabilidad únicamente en WooCommerce, no elija un plazo más corto que su obligación de conservación.

Por defecto todos los plazos están vacíos: entonces WooCommerce lo conserva todo para siempre. Es la opción más cómoda y la peor.

En la práctica: así se ve en WooCommerce

Con otros temas y proveedores de alojamiento funciona igual; son ajustes del propio WooCommerce.

1. WooCommerce > Ajustes > General: introduzca la dirección de la tienda. En venta y envío, elija solo los países de su plan. Elija una ubicación predeterminada; si utiliza una caché de página, no elija la geolocalización normal.
2. Compruebe abajo la moneda y el formato.
3. Cuentas y privacidad: pedido como invitado activado o desactivado; crear una cuenta al finalizar la compra; elija un enlace para establecer la contraseña.
4. En el borrado de datos, elija si se incluyen pedidos y descargas, y anote dónde conserva los datos que debe guardar por motivos fiscales.
5. Rellene los textos de privacidad con un enlace a su política de privacidad.
6. Rellene los plazos de conservación, con un motivo para cada plazo.

Resumen

• La dirección de la tienda es la base del IVA; vender a y enviar a son dos opciones separadas. Elija solo países para los que esté preparado.
• La geolocalización normal y una caché de página chocan; elija entonces la variante con soporte de caché o la dirección base de la tienda.
• El pedido como invitado es rápido y genera menos datos; una cuenta es práctica para clientes habituales. Deje que los clientes elijan su propia contraseña mediante un enlace.
• Rellene los plazos de conservación: por defecto, WooCommerce lo conserva todo para siempre.
• El borrado a petición y la anonimización no deben vulnerar su obligación fiscal de conservación: sepa dónde conserva cada cosa. En España son 6 años para libros y documentos (Código de Comercio).

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio D2.3: Cuentas y plazos de conservación. Configure los ajustes de esta lección en su tienda (de prueba). Es un ejercicio práctico: usted mismo marca los puntos y responde a la pregunta.

Marque:

• dirección de la tienda y países (venta y envío) configurados;
• moneda y formato comprobados;
• pedido como invitado activado o desactivado de forma consciente;
• creación de cuenta al finalizar la compra elegida de forma consciente;
• contraseña mediante enlace configurada;
• plazos de conservación rellenados en Cuentas y privacidad.

Responda: ¿qué plazos de conservación ha elegido para las cuentas inactivas y para los pedidos fallidos, cancelados y completados, y por qué? Tenga en cuenta la obligación de conservación de la lección 5.6.

Tras pulsar "hecho" verá la respuesta modelo: no conservar los pedidos completados durante menos tiempo que la obligación fiscal de conservación, salvo que esos datos estén en otro lugar (por ejemplo, en su contabilidad); eliminar sí las cuentas inactivas; un motivo para cada elección.

Para saber más

• Curso gratuito de WordPress 9.3: RGPD: cookies, formularios y política de privacidad
• ¿Se trata de una filtración de datos y debo notificarla?
• Curso gratuito de WordPress 6.2: Caché
• Ajustes de WooCommerce (woocommerce.com, en inglés): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Conservar sus facturas (Belastingdienst, la administración tributaria neerlandesa, en neerlandés): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren