Facturas y contabilidad

Módulo 5: Obligaciones y condiciones · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Tras esta lección podrá explicar cuándo una tienda online debe emitir una factura, qué debe figurar en ella según el país, cómo se gestionan administrativamente los reembolsos y durante cuánto tiempo se conserva todo, y podrá elegir cómo obtener las facturas de WooCommerce.

Conceptos clave: factura, tique de caja, requisitos de la factura, número de factura correlativo, factura simplificada, factura rectificativa, OSS y facturas, entrega intracomunitaria, factura electrónica (B2B), Peppol, obligación de conservación, integración contable

Esta lección explica las normas tal como se aplican a 9 de noviembre de 2026. No constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Si tiene dudas sobre su situación, consulte a un abogado, a su organización sectorial o a su asesor fiscal.

¿Debe una tienda emitir facturas?

Depende de quién compra y dónde.

• A empresas (B2B) debe emitir en la UE una factura. Sin factura, su cliente empresarial no puede deducirse el IVA.
• A consumidores (B2C) en su propio país, la factura a efectos de IVA normalmente no es obligatoria; a menudo basta con una confirmación de pedido o un tique de caja. Aun así, muchos clientes esperan recibirla, y para su propia contabilidad resulta práctico disponer de un documento con numeración correlativa.
• Ventas a distancia a consumidores de otros países de la UE (lección 4.2): si participa en el régimen de la Unión (ventanilla única, OSS) en los Países Bajos, se aplican las normas de facturación neerlandesas y, a efectos de IVA, no es necesario emitir factura, según la Belastingdienst (la Administración tributaria neerlandesa). Si presenta usted mismo la declaración en el otro país, se aplican las normas de facturación de ese país. En España, el régimen de la Unión se declara ante la Agencia Tributaria (AEAT) con el modelo 369 en su sede electrónica.

En los Países Bajos se permite una factura simplificada (con menos datos) hasta € 100 IVA incluido, pero no en entregas intracomunitarias, ventas a distancia y algunos otros casos transfronterizos.

Qué debe figurar en una factura

Los requisitos proceden de la Directiva europea del IVA y son casi iguales en todos los países. Un resumen:

Para Bélgica rigen las mismas líneas generales europeas; pida a su asesor fiscal que le confirme qué debe figurar en su caso, sobre todo en cuanto al número de empresa y la inversión del sujeto pasivo. En España, su NIF-IVA es ES seguido de su NIF; consulte a su asesor fiscal qué datos debe incluir en sus facturas.

En una entrega intracomunitaria a una empresa (lección 4.1) también deben figurar en la factura el NIF-IVA del cliente y la mención de que se aplica la inversión del sujeto pasivo.

Reembolsos y facturas rectificativas

Si ya ha emitido una factura y el cliente desiste (lección 5.2) o usted reembolsa una parte, no modifique la factura original. Emita una factura rectificativa: un documento nuevo con su propio número, una referencia a la factura original e importes negativos. Así su numeración se mantiene sin huecos y su declaración de IVA cuadra: el IVA de la factura rectificativa se resta en el periodo del reembolso.

Errores habituales:

• Eliminar una factura o renumerarla. Se produce un hueco en la serie, y eso llama la atención en una inspección.
• Hacer un reembolso en WooCommerce sin emitir una factura rectificativa. WooCommerce registra el reembolso en el pedido, pero su contabilidad no se entera si no hay integración.
• Dejar un pedido de prueba con un número de factura real. En la tienda de prueba, utilice otra serie de numeración o desactive allí la creación de facturas.

Cómo obtener facturas de WooCommerce

WooCommerce no genera por defecto un PDF de factura ni números de factura correlativos: el número de pedido es un número interno que no siempre es correlativo (los pedidos cancelados y fallidos también reciben un número). Tiene tres opciones:

1. Un plugin de facturas que, con un estado determinado (normalmente "Procesando" o "Completado"), genera un PDF con su propio número correlativo y lo adjunta al correo. Elija uno que pueda crear facturas rectificativas y que le permita definir usted mismo la numeración.
2. Una integración con su programa de contabilidad: el pedido pasa al programa de contabilidad, que genera y envía la factura. Así todo está en un solo lugar, incluidos los resúmenes OSS por país y tipo de IVA. Muchos programas de contabilidad tienen una integración con WooCommerce.
3. El proveedor de pagos o un servicio externo que genera las facturas. Compruebe que la numeración y los datos cumplen los requisitos.

Evalúe cada plugin o integración como en el curso de WordPress, lección 5.3, y pregunte a su asesor fiscal qué opción encaja con su contabilidad. En Theehuis Example, el programa de contabilidad genera las facturas; la tienda solo envía los datos del pedido. Así Theehuis tiene una única serie de numeración y un resumen de las ventas por país de la UE para la declaración OSS.

Facturas electrónicas entre empresas

Si también vende a empresas, tenga en cuenta la facturación electrónica: una factura en un formato estructurado que un ordenador puede leer (no un PDF).

• Bélgica: desde el 1 de enero de 2026, las facturas electrónicas entre empresas belgas sujetas al IVA son obligatorias, en la práctica a través de la red Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Alemania: entre empresas establecidas en Alemania, la factura electrónica es la norma (§ 14 UStG); las empresas deben poder recibirlas, y el envío será obligatorio por fases.
• Países Bajos: (situación a noviembre de 2026) todavía no hay una obligación general entre empresas.

Para los consumidores no cambia nada: siguen recibiendo un PDF o una confirmación. Si vende a empresas belgas o alemanas, pregunte a su programa de contabilidad si puede enviar facturas electrónicas. Para España, consulte a su asesor fiscal qué se aplica a su caso.

Cuánto tiempo se conserva

Conservar también significa mantener los documentos legibles y localizables, incluso si cambia de software de tienda o elimina un plugin. Exporte las facturas con regularidad a su contabilidad o archivo. Y coordínelo con los plazos de conservación de WooCommerce (lecciones 2.3 y 5.5): si anonimiza los pedidos completados al cabo de unos años, asegúrese de que los datos de las facturas se conserven en otro lugar. En España se conservan los libros y documentos durante 6 años (Código de Comercio); consulte a su asesor fiscal.

Resumen

• A empresas, siempre factura; a consumidores de su propio país, normalmente no es obligatoria; dentro del OSS neerlandés rigen las normas de los Países Bajos y no hace falta factura a efectos de IVA.
• En la factura: fecha, número correlativo, datos de ambas partes, NIF-IVA, qué se entregó y cuándo, importes por tipo e IVA; en Alemania, según el § 14 Abs. 4 UStG.
• Reembolsar significa emitir una factura rectificativa con referencia, nunca borrar una factura.
• WooCommerce no genera facturas por sí mismo: elija un plugin, una integración contable o un servicio.
• Conservación: Países Bajos 7 años, Bélgica 10 años a efectos de IVA, Alemania 8 años para facturas; en España, 6 años para libros y documentos (Código de Comercio).

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio D5.6: Revisar su factura. Haga un pedido de prueba en su tienda de prueba y genere la factura (o, si no emite facturas a consumidores, la confirmación que recibe el cliente). Compárela con los requisitos de factura de su país explicados en esta lección. Marque: todos los datos obligatorios revisados; numeración correlativa comprobada (también después de un pedido cancelado); factura rectificativa en caso de reembolso resuelta; plazo y lugar de conservación definidos; su situación OSS tenida en cuenta.

Responda: ¿qué datos faltaban y cómo lo soluciona? ¿Cómo genera las facturas: plugin, programa de contabilidad o proveedor de pagos, y por qué? ¿Qué ocurre en un reembolso, desde WooCommerce hasta su contabilidad? ¿Durante cuánto tiempo y dónde conserva las facturas, también si algún día cambia de software de tienda?

Para saber más

• ¿Qué requisitos deben cumplir las facturas? (Belastingdienst, neerlandés): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Factura simplificada (Belastingdienst, neerlandés): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Conservar sus facturas (Belastingdienst, neerlandés): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Ventas a distancia dentro de la UE y el régimen de la Unión (Belastingdienst, neerlandés): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Facturación electrónica en Bélgica (FOD Financiën, neerlandés): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (alemán): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (alemán): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Curso gratuito de WordPress 5.3: Elegir y evaluar plugins