Mudanza del correo electrónico: el plan

Módulo 8: Mudanza y poner su dominio en orden · Tiempo de lectura: 11 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá planificar una mudanza de su correo electrónico a otro proveedor: qué debe inventariar previamente, en qué orden debe trabajar y qué no se traslada automáticamente.

Conceptos clave: inventario (buzones, alias, redirecciones, catch-all, respuestas automáticas, filtros), tamaño de buzón y almacenamiento, contraseñas, reducir el TTL de antemano, orden (creación, primera copia, cambio de MX, segunda copia, dispositivos), agenda y contactos (no son IMAP), correo POP3 en el ordenador, Microsoft 365 y Gmail (inicio de sesión en lugar de contraseña), registros DNS que deben trasladarse, comunicación

¿Qué traslada usted en realidad?

"Trasladar mi correo" suena como una sola cosa, pero en realidad son al menos cinco:

1. Los propios buzones, con todas las carpetas y mensajes que están en el servidor.
2. Las direcciones alrededor: alias, redirecciones, un catch-all, listas de distribución, respuestas automáticas y filtros en el servidor. Estos se encuentran en el panel de su antiguo proveedor y nunca se trasladan automáticamente.
3. El DNS de su correo: MX, SPF, DKIM, DMARC, y en su caso registros autodiscover, autoconfig o SRV. Después de la mudanza, estos deben coincidir con el nuevo proveedor.
4. Sus dispositivos: cada ordenador, teléfono y tableta donde está configurado el buzón, además de todo lo que envía correo mediante SMTP (su sitio web, una impresora o escáner, un programa de contabilidad).
5. Lo que no es correo: agendas y contactos. Estos se encuentran en Microsoft 365, Google y muchos otros proveedores dentro de la misma cuenta, pero no se trasladan mediante IMAP. Esto se traslada por separado.

Quien solo piensa en el punto 1 descubre después de la mudanza que factura@ ya no se redirige al contable, que el escáner ya no puede enviar correo, o que la agenda de toda la empresa está vacía.

Paso 1: el inventario

Haga primero una lista. Una hoja de cálculo con una dirección por fila funciona bien:

Complete también:

• El tamaño de cada buzón. Su nuevo buzón debe ser lo bastante grande, con margen para crecer (lección 3.2). Una copia que se detiene a mitad de camino porque el nuevo buzón está lleno es el motivo más frecuente de que una mudanza se atasque.
• Quién trabaja con POP3. Con POP3, el correo suele estar solo en ese ordenador concreto, ya no en el servidor (lección 1.3). Por tanto, una copia desde el servidor no incluye ese correo. Tendrá que trasladarlo desde el propio programa de correo.
• Qué más envía correo. Sitio web, tienda online, escáner, sistema de caja, monitorización. Cada uno de ellos tiene datos SMTP que cambiarán tras la mudanza.
• Registros DNS especiales que su antiguo proveedor haya configurado para su correo, y registros de otros servicios (DKIM del boletín, verificaciones) que deben permanecer.

Aproveche para poner orden: las direcciones que ya nadie usa no es necesario trasladarlas. Y una mudanza es un buen momento para eliminar un catch-all.

Paso 2: organizar el acceso

Para copiar el correo, un programa debe iniciar sesión en el buzón antiguo. En la mayoría de los proveedores esto se hace con la dirección de correo y la contraseña a través de IMAP. Dos excepciones importantes:

• Gmail y Google Workspace no permiten que programas externos inicien sesión con su contraseña habitual. Debe crear una contraseña de aplicación, para lo cual la verificación en dos pasos debe estar activada. En Google Workspace, el administrador puede haberla desactivado.
• Outlook.com, Hotmail, Live y Microsoft 365 ya no aceptan contraseña para IMAP, ni siquiera una contraseña de aplicación. Debe iniciar sesión en Microsoft (OAuth) y conceder a un programa acceso temporal. En un entorno empresarial, puede que el administrador deba dar su autorización.

¿Ya no recuerda las contraseñas? Restablézcalas antes de la mudanza y anótelas de forma segura (un gestor de contraseñas, lección 3.4).

Paso 3: reducir de antemano el TTL de su MX

El cambio de MX (lección 8.2) es el momento en que el correo nuevo empieza a llegar a otro sitio. Los resolvers recuerdan la antigua respuesta MX durante el tiempo que indique el TTL (curso de DNS, lección 6.1). Si está fijado en un día, parte de los remitentes seguirá entregando en su antiguo proveedor durante un día entero.

Por eso, reduzca unos días antes el TTL de sus registros MX, por ejemplo a 300 segundos. Hágalo con una antelación de al menos el TTL antiguo antes del cambio: si el TTL está ahora en 86400 (un día), redúzcalo como muy tarde un día antes. Después de la mudanza, vuelva a fijarlo en un valor normal, como 3600.

Si traslada todo el dominio a otro proveedor (cambio de servidores de nombres), el TTL de los servidores de nombres del registro determina la velocidad del proceso. Ese valor no puede reducirlo usted mismo; cuente entonces con un periodo de transición de un día o más (curso de DNS, lección 6.3).

Paso 4: el orden

El orden que ofrece menos riesgo:

1. Crear los nuevos buzones, alias y redirecciones en el nuevo proveedor, con los mismos nombres. Todavía sin cambiar nada en el DNS. Los buzones antiguos siguen funcionando con normalidad.
2. Primera copia de todos los buzones (lección 8.2). Esto puede tardar horas. Nadie lo nota.
3. Preparar el DNS: añada los registros de SPF, DKIM y DMARC del nuevo proveedor por adelantado, junto a los antiguos donde sea posible. Tenga en cuenta: el SPF debe incluir temporalmente ambos proveedores (un único registro, lección 4.2). El DKIM puede coexistir, ya que cada proveedor tiene su propio selector.
4. Cambiar el MX en un momento tranquilo, por ejemplo un viernes por la tarde o por la noche. A partir de ese momento, el correo nuevo llega al nuevo proveedor.
5. Segunda copia al cabo de un día, una vez que el TTL antiguo haya caducado con seguridad. Esta copia recoge el correo que mientras tanto siguió llegando al proveedor antiguo. Los mensajes ya copiados se omiten.
6. Cambiar los dispositivos: cuentas nuevas en los programas de correo, actualizar el sitio web y el escáner, eliminar las cuentas antiguas (lección 8.2).
7. Limpiar: quitar al antiguo proveedor del SPF, eliminar los registros DKIM antiguos, volver a poner el TTL en su valor normal.
8. Dar de baja el buzón antiguo solo cuando todo funcione bien durante unas semanas. Hasta entonces, tendrá allí una copia completa.

Un error frecuente es invertir el orden: trasladar primero el MX o el dominio y crear después los buzones. En ese caso, el correo que llegue mientras tanto se rechazará con 550 5.1.1 (la dirección no existe), y los remitentes recibirán un bounce.

Agenda, contactos y correo local

La agenda y los contactos se trasladan mediante otros protocolos (CalDAV, CardDAV, o la integración propia de Microsoft y Google). Expórtelos por separado antes de la mudanza: un archivo .ics por agenda y un archivo .vcf para los contactos, e impórtelos en el nuevo proveedor o en su nuevo programa de agenda. También deberá volver a compartir las agendas compartidas y las invitaciones a reuniones.

El correo que solo está en el ordenador (POP3, o carpetas que en Outlook están guardadas como archivo .pst en el ordenador) se traslada desde el propio programa de correo: añada el nuevo buzón como cuenta IMAP y arrastre las carpetas hacia él. O bien exporte un archivo .pst e impórtelo.

Comuníquelo

Informe de antemano a los usuarios de lo que va a ocurrir: cuándo será el cambio, que deberán configurar una cuenta nueva en su teléfono y portátil, y a quién pueden llamar si algo no funciona. Unas instrucciones sencillas con los nuevos ajustes (lección 2.1) evitan muchas preguntas.

En la práctica: así se ve con un proveedor

En WebOké, usted crea los buzones en DirectAdmin o en Mi WebOké, y copia el correo con la herramienta de mudanza de correo de Mi WebOké (que también puede iniciar sesión en Microsoft) o con IMAPSync Migraciones en DirectAdmin. Otros proveedores disponen de herramientas de migración similares, o puede usar un programa independiente. El plan de pasos anterior es el mismo en todas partes.

Resumen

• Una mudanza abarca los buzones, las direcciones asociadas, el DNS, los dispositivos y la agenda y los contactos.
• Haga un inventario con el tamaño, los usuarios de POP3, las redirecciones y todo lo que envía correo mediante SMTP.
• Organice el acceso: contraseña de aplicación para Gmail, inicio de sesión en Microsoft para Outlook y Microsoft 365.
• Reduzca el TTL de su MX con bastante antelación. Orden: creación, primera copia, preparar el DNS, cambio de MX, segunda copia, dispositivos, limpieza y solo después, baja.
• Las agendas, los contactos y el correo almacenado localmente no se trasladan mediante IMAP.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio O8.1: Elaborar un plan de mudanza. Elabore para su propio dominio (o para la empresa de ejemplo de esta lección) un inventario con las columnas de la tabla anterior y una línea de tiempo con fechas para: reducir el TTL, crear los buzones, primera copia, cambio de MX, segunda copia, dispositivos, limpieza y baja. Responda también: ¿quién trabaja con POP3?, ¿qué envía correo mediante SMTP? y ¿cómo trasladará la agenda y los contactos? A continuación recibirá una lista de comprobación con los puntos que debe incluir un buen plan.

Para seguir leyendo

Los pasos de estos artículos corresponden a los paneles de WebOké; en otros proveedores el funcionamiento es similar.

• Manual de DirectAdmin 10.1: Migrar su correo electrónico: las posibilidades
• Manual de WebOké 7.2: Migración de correo a WebOké (también desde Microsoft 365)
• Dominio, sitio web y correo electrónico: cómo trasladarlos juntos sin interrupciones. El plan paso a paso
• Correo electrónico recibido durante el traslado de su nombre de dominio
• Curso gratuito de DNS 6.3: El DNS en una mudanza
• Curso gratuito de DNS 6.1: TTL y caché