Los datos que necesita

Módulo 2: Configurar su buzón de correo · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección conocerá los datos que necesita cualquier programa de correo, sabrá elegir el nombre de servidor correcto y entenderá cómo intentan los programas encontrar esos datos por sí mismos y por qué eso a veces falla.

Conceptos clave: servidor entrante, servidor saliente, puerto, seguridad, nombre de usuario, contraseña, autenticación saliente, nombre de servidor frente a nombre mail., autodiscover, autoconfig, ISPDB, registros SRV (RFC 6186), perfil de configuración

La ficha de configuración

Sea cual sea el programa que utilice, siempre rellenará los mismos datos. Si entiende esta lista, podrá configurar cualquier programa, incluso uno que no aparezca en este curso.

Hay tres cosas que suelen fallar con más frecuencia.

El nombre de usuario. En un servidor de correo compartido hay buzones de miles de dominios. info existe allí mil veces. Por eso el nombre de usuario es casi siempre la dirección completa: info@example.com. Algunos programas rellenan solo la parte anterior a la @. Compruébelo, tanto en el servidor entrante como en el saliente.

La contraseña. Cada buzón tiene su propia contraseña. Es distinta de la contraseña con la que inicia sesión en su empresa de hosting o en su panel de cliente. Si no la recuerda, establezca una nueva contraseña para ese buzón en el panel e introdúzcala en todos sus dispositivos.

El servidor saliente. Muchos programas marcan el envío saliente como "opcional" o dejan el nombre de usuario en blanco. En ese caso podrá leer el correo, pero no enviarlo.

¿Qué nombre de servidor?

Para el nombre de servidor suele haber tres candidatos. Suponga que su dominio es example.com y su buzón está en un servidor compartido llamado server12.hosting.example:

No hay un nombre que sea siempre mejor. La pregunta es siempre la misma: ¿apunta este nombre al servidor donde está su buzón, y figura en el certificado de ese servidor? Si ambas respuestas son afirmativas, está bien. Si no puede comprobarlo, el nombre que indique su proveedor es la opción más segura. En el ejercicio Z2.1 dejará que el programa lo compruebe por usted.

Un error habitual al trasladar un sitio web: lleva años usando example.com como servidor de correo, su sitio web se traslada a otra empresa, el registro A apunta hacia allí, y de repente su correo deja de funcionar. Su programa de correo llama entonces a la puerta del servidor web de la otra empresa. El registro MX está bien (el correo sigue llegando), pero su programa ya no puede acceder a él.

Cómo buscan los programas por sí mismos

A menudo no necesita teclear los datos. Los programas modernos intentan encontrarlos en cuanto introduce su dirección de correo. Hay varios métodos, y cada programa prueba varios:

Autodiscover (Microsoft). Outlook solicita un archivo de configuración en https://autodiscover.example.com/autodiscover/autodiscover.xml o en https://example.com/autodiscover/autodiscover.xml, o busca un registro SRV _autodiscover._tcp.example.com. En Microsoft 365 hay un CNAME autodiscover que apunta a autodiscover.outlook.com (curso de DNS, lección 7.1).

Autoconfig (Thunderbird y otros). Thunderbird consulta https://autoconfig.example.com/mail/config-v1.1.xml y después la base de datos de Mozilla (ISPDB), que contiene la configuración de muchos proveedores grandes. Si no encuentra nada, intenta adivinar nombres: imap.example.com, mail.example.com, smtp.example.com, y consulta su registro MX.

Registros SRV (RFC 6186, ampliado en RFC 8314). En el DNS puede indicar, por servicio, dónde se ejecuta:

_imaps._tcp.example.com.       3600 IN SRV 0 1 993 server12.hosting.example.
_submissions._tcp.example.com. 3600 IN SRV 0 1 465 server12.hosting.example.
_submission._tcp.example.com.  3600 IN SRV 0 1 587 server12.hosting.example.

No todos los programas consultan esto, pero ayuda. En la lección 5.1 del curso de DNS puede leer cómo funcionan los registros SRV.

Perfil de configuración (Apple). Para iPhone, iPad y Mac puede descargar e instalar un archivo .mobileconfig. Contiene toda la configuración. Muchos paneles pueden generar ese archivo (lección 2.3).

Por qué la configuración automática a veces falla

La búsqueda automática es práctica, pero no infalible. Errores típicos:

• Thunderbird adivina mail.example.com, ese nombre existe, pero no figura en el certificado. Resultado: un aviso de certificado.
• Outlook encuentra mediante autodiscover un archivo antiguo de su anterior proveedor, o cree que su dirección es una cuenta de Microsoft 365, y sigue pidiendo una contraseña de Microsoft.
• Un programa elige el puerto 587 con "SSL/TLS" o deja el nombre de usuario en blanco.
• El programa encuentra la configuración del proveedor de su sitio web en lugar de la de su proveedor de correo, porque consulta example.com.

Por eso compruebe siempre lo que se ha rellenado, incluso si el programa indica que lo ha conseguido. Casi todos los programas tienen un botón configurar manualmente o configuración avanzada: utilícelo si el intento automático rellena algo distinto de lo que indica su proveedor.

Probar primero en el webmail

Si no funciona, compruebe primero su nombre de usuario y contraseña en el webmail de su proveedor. Si consigue iniciar sesión allí, sabrá que el buzón existe y que la contraseña es correcta. Entonces el error está en la configuración de su programa. Si tampoco funciona allí, no tiene sentido seguir buscando en su programa. Véase la lección 2.5.

En la práctica: los datos en WebOké

En un buzón de WebOké rellenará: IMAP, servidor entrante y saliente su nombre de dominio (si su sitio web también está alojado en WebOké y tiene un certificado válido) o el nombre de servidor de su paquete (con el formato linuxNNNN.webawere.nl, que encontrará en Mi WebOké junto a su producto y en el correo de bienvenida), puertos 993 y 587 o 465, nombre de usuario su dirección de correo completa, autenticación saliente activada. Con otros proveedores funciona de forma similar: el nombre de servidor figura en el correo de bienvenida o en el panel de cliente, y los puertos son prácticamente los mismos en todas partes.

Resumen

• Todos los programas necesitan los mismos datos: protocolo, servidores, puertos, seguridad, dirección de correo completa como nombre de usuario, contraseña del buzón, autenticación saliente.
• Un nombre de servidor es correcto si apunta al servidor de su buzón y figura en el certificado.
• Los programas buscan por sí mismos mediante autodiscover, autoconfig, ISPDB, registros SRV o un perfil. Compruebe siempre después lo que han encontrado.
• Ante problemas, compruebe primero en el webmail si el nombre de usuario y la contraseña son correctos.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio Z2.1: ¿Qué encontraría un programa de correo? Introduzca su dirección de correo y el nombre de servidor que utiliza (o desea utilizar). Responda: ¿apunta este nombre a un servidor que ofrece IMAP en el puerto 993, figura el nombre en el certificado, y tiene su dominio registros para la configuración automática (autoconfig, autodiscover o SRV)? El programa comprueba lo mismo en tiempo real: busca el nombre, se conecta a los puertos 993, 465 y 587, lee el certificado y comprueba cuáles de los datos de configuración conocidos se encuentran en el DNS y en la web.

Para saber más

Los pasos de estos artículos corresponden a los paneles de WebOké; con otros proveedores funciona de forma similar.

• Manual de DirectAdmin 8.1: Todos los ajustes de un vistazo: servidores, puertos y seguridad
• Manual de WebOké 7.1: Correo electrónico en WebOké: buzones, webmail y su programa de correo
• Error de certificado al recibir el correo
• Curso gratuito de DNS 5.1: Registros SRV
• RFC 6186 (SRV para programas de correo), RFC 8314 apartado 5.1 (_submissions._tcp)