Outlook: nueva y clásica

Módulo 2: Configurar su buzón de correo · Tiempo de lectura: 10 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá configurar un buzón IMAP en el nuevo y el clásico Outlook para Windows y en Outlook para Mac, y sabrá qué diferencia existe en cuanto a dónde van a parar su correo y su contraseña.

Conceptos clave: nuevo Outlook, Outlook clásico, Outlook para Mac, aplicación de Outlook en el teléfono, sincronización con la nube de Microsoft, IMAP, Exchange, archivo .ost y .pst, configuración manual

Dos programas con el mismo nombre

«Outlook» es hoy en día un nombre genérico. En un ordenador con Windows puede encontrarse con dos programas muy distintos:

Las antiguas aplicaciones de Windows Correo y Calendario dejaron de recibir soporte a finales de 2024; quien las usaba pasó automáticamente al nuevo Outlook. Por eso muchas personas tienen el nuevo Outlook sin haberlo elegido.

Qué significa «a través de la nube de Microsoft»

Esta es la diferencia más importante, y pocas personas lo saben. El Outlook clásico, Thunderbird y Apple Mail se conectan directamente a su servidor IMAP. Su contraseña permanece solo en su propio ordenador.

El nuevo Outlook funciona de otra manera. Microsoft lo llama «sincronizar su cuenta con la nube de Microsoft»: un servidor de Microsoft inicia sesión en su nombre en su servidor de correo, recoge su correo y guarda una copia en los centros de datos de Microsoft. El nuevo Outlook en su ordenador se comunica después con Microsoft, no con su propio servidor de correo. Para ello, Microsoft recibe su dirección de correo, su contraseña y una copia de su correo, calendario y contactos. Microsoft indica expresamente que, en ese caso, también se aplican sus propias condiciones y su política de privacidad a esos datos. Lo mismo ocurre con la aplicación de Outlook en iPhone y Android y, a menos que lo desactive, con Outlook para Mac.

Consecuencias que notará en la práctica:

• Retraso. El correo nuevo a veces tarda en aparecer, porque Microsoft primero debe recogerlo.
• Mensajes de error poco claros. Si Microsoft no consigue iniciar sesión, solo verá «algo ha salido mal». No sabrá si se debe a la contraseña, al puerto o al certificado.
• Intentos de inicio de sesión desde una IP desconocida. Su servidor de correo verá intentos de inicio de sesión procedentes de servidores de Microsoft, no de su propia conexión a internet. Tras varios intentos fallidos, ese servidor puede quedar bloqueado, y entonces dejará de funcionar durante bastante tiempo.
• Privacidad y normativa. En algunas organizaciones (sanidad, administración pública, abogacía) el correo profesional no puede acabar sin más en manos de un tercero. En ese caso, el nuevo Outlook con una cuenta IMAP supone un problema para los acuerdos relacionados con el RGPD.

Si no desea esto, utilice el Outlook clásico (mientras Microsoft lo siga ofreciendo), Thunderbird (lección 2.5), o en Mac, Apple Mail (lección 2.3). En Outlook para Mac puede desactivar la sincronización con la nube de Microsoft al añadir una cuenta IMAP.

Configurar el Outlook clásico

1. Haga clic en Archivo y después en Agregar cuenta.
2. Escriba su dirección de correo. Haga clic en Opciones Avanzadas y marque Permitirme configurar manualmente mi cuenta. Haga clic en Conectar.
3. Elija IMAP.
4. Correo entrante: nombre del servidor, puerto 993, método de cifrado SSL/TLS.
5. Correo saliente: nombre del servidor, puerto 587 con STARTTLS (o 465 con SSL/TLS).
6. Haga clic en Siguiente, introduzca la contraseña del buzón, haga clic en Conectar. Si Outlook solicita un nombre de usuario, introduzca su dirección de correo completa.

Si llega a una ventana antigua de Configuración de la cuenta, elija una cuenta nueva de tipo IMAP e introduzca los mismos datos. En Más configuraciones, pestaña Servidor de salida, active que el servidor de salida requiere autenticación, con los mismos ajustes que el servidor de entrada.

Configurar el nuevo Outlook

1. Abra Configuración (rueda dentada) y después Cuentas.
2. Elija Agregar cuenta, escriba su dirección de correo, haga clic en Continuar.
3. Elija IMAP cuando Outlook pregunte qué tipo de cuenta es.
4. Abra las opciones avanzadas (o «más opciones») para introducir usted mismo los servidores.
5. Entrante: nombre del servidor, puerto 993, SSL/TLS. Saliente: nombre del servidor, puerto 587 STARTTLS o 465 SSL/TLS. En ambos casos, su dirección de correo completa y la contraseña.
6. Haga clic en Continuar. Outlook pedirá permiso para sincronizar la cuenta con la nube de Microsoft. Sin ese permiso no podrá completar la incorporación.

Trampas habituales con Outlook

Outlook elige por su cuenta Exchange o Microsoft 365. Outlook intenta primero el autodiscover (lección 2.1). Si no encuentra nada o encuentra algo incorrecto, a veces da por hecho que su dirección es una cuenta de Microsoft y sigue pidiendo una contraseña de Microsoft. Un buzón normal de una empresa de hosting no es una cuenta Exchange. Elija siempre manualmente IMAP (o POP3).

El correo enviado se guarda localmente. En versiones antiguas o con una vinculación de carpetas incorrecta, Outlook coloca el correo enviado en una carpeta «Elementos enviados» de su ordenador en lugar de en la carpeta Enviado del servidor. En ese caso no verá ese correo en su teléfono. Cómo solucionarlo se explica en la lección 3.1.

El .ost y el .pst. El Outlook clásico guarda una cuenta IMAP en un archivo .ost: una copia de lo que hay en el servidor, que Outlook puede reconstruir por sí mismo. Una cuenta POP3 o un archivo histórico se guarda en un archivo .pst: ese es el único lugar donde está ese correo. Haga siempre una copia de seguridad de un .pst. Un .ost dañado puede eliminarse sin problema; Outlook volverá a descargar todo del servidor.

Buzones grandes. El Outlook clásico permite configurar, en una cuenta IMAP, cuánto correo se guarda sin conexión en su ordenador (por ejemplo, los últimos 12 meses). Si ese período es corto, el correo más antiguo parecerá haber desaparecido, cuando en realidad sigue estando en el servidor. En ese caso verá el aviso de que hay más elementos en el servidor. Amplíe ese período en la configuración de la cuenta si también desea poder buscar correo antiguo en su ordenador.

Una contraseña nueva. Si ha cambiado la contraseña del buzón, normalmente Outlook le pedirá automáticamente la nueva. En el Outlook clásico se modifica a través de Archivo, Configuración de la cuenta; en el nuevo, a través de Configuración, Cuentas. No olvide sus otros dispositivos, porque de lo contrario el servidor podría bloquear su dirección IP (lección 1.4).

Outlook para Mac y en el teléfono

Outlook para Mac se configura a través del menú Outlook, Configuración, Cuentas, el signo más, Nueva cuenta. Elija IMAP e introduzca los mismos datos. Preste atención a la casilla de sincronización con la nube de Microsoft.

La aplicación de Outlook en iPhone y Android siempre funciona a través de la nube de Microsoft. En un teléfono, la aplicación de correo integrada (Apple Mail, la aplicación de Gmail) suele ser la opción más sencilla (lecciones 2.3 y 2.4).

En la práctica: Outlook con un buzón de hosting

Con un buzón de WebOké, en Outlook introduce: IMAP, su nombre de dominio o el nombre del servidor de su paquete, puerto 993 SSL/TLS, saliente 587 STARTTLS o 465 SSL/TLS, su dirección de correo completa y la contraseña del buzón. Con el nuevo Outlook, la conexión pasa por Microsoft, por lo que el servidor de correo verá intentos de inicio de sesión procedentes de Microsoft. Con otros proveedores funciona de forma parecida; solo cambia el nombre del servidor.

Resumen

• Existen dos Outlook para Windows: el clásico (directo a su servidor de correo) y el nuevo (a través de la nube de Microsoft).
• El nuevo Outlook entrega a Microsoft su contraseña y una copia de su correo. Si no lo desea, use el Outlook clásico, Thunderbird o Apple Mail.
• Elija siempre manualmente IMAP; un buzón de hosting no es una cuenta Exchange.
• Un .ost es una copia del servidor, un .pst suele ser el único lugar donde está el correo: haga una copia de seguridad.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio O2.2: Configurar y comprobar Outlook. ¿Utiliza Outlook? Averigüe qué versión tiene (clásica, nueva, Mac o aplicación) y configure su buzón o revise la configuración existente. Rellene la lista de comprobación: tipo de cuenta, servidor y puerto de entrada, servidor y puerto de salida, seguridad, nombre de usuario en entrada y salida, autenticación activada en salida, y si la cuenta pasa por la nube de Microsoft. Por último, responda: ¿supone esto último un problema para usted o su organización, y por qué? El programa le mostrará después los criterios.

Para saber más

Los pasos de estos artículos corresponden a los paneles de WebOké; con otros proveedores funciona de forma parecida.

• Manual de DirectAdmin 8.2: Outlook para Windows (nuevo y clásico)
• Manual de DirectAdmin 8.3: Apple Mail y Outlook en el Mac
• Añadir un buzón a Outlook
• Microsoft Support, «Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud» (explicación de Microsoft sobre la sincronización mediante la nube)