Carpetas y sincronización: por qué tiene dos veces "Enviado"

Módulo 3: Gestionar su buzón de correo · Tiempo de lectura: 9 minutos

Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá explicar cómo funcionan las carpetas IMAP en el servidor, hacer que su programa de correo utilice las carpetas especiales correctas y evitar que el correo aparezca duplicado o se pierda.

Conceptos clave: carpeta IMAP, lista de carpetas en el servidor, carpetas especiales (Enviado, Basura, Borradores, Spam, Archivo), special-use (RFC 6154), vinculación de carpetas, suscribirse a carpetas, eliminar y eliminar definitivamente (expunge), periodo de sincronización, copia sin conexión

¿Dónde están realmente sus carpetas?

En la lección 1.3 vio la diferencia entre IMAP y POP3. Con IMAP, su correo está en el servidor y su programa de correo muestra lo que hay allí. Lo mismo ocurre con las carpetas. Si crea en Thunderbird una carpeta "Presupuestos", Thunderbird crea esa carpeta en el servidor. Después, su teléfono también la ve, y el webmail también.

Eso es exactamente lo que usted quiere. Pero también significa que un programa de correo puede crear en el servidor carpetas que usted no pretendía. Y si dos programas no se ponen de acuerdo sobre el nombre de una carpeta, acabará teniendo dos.

Algunas cosas que conviene saber sobre las carpetas en un servidor IMAP:

• La Bandeja de entrada siempre se llama INBOX en el servidor. Es la única carpeta con un nombre fijo. Su programa la traduce como "Bandeja de entrada", "Inbox" o "Entrante".
• Todas las demás carpetas tienen un nombre libre. El servidor no conoce una carpeta Enviado "real", a menos que él mismo lo indique (véase más abajo).
• Las subcarpetas se separan con un carácter, normalmente un punto o una barra: INBOX.Offertes o Offertes/2026. Rara vez lo verá, pero explica por qué algunos programas colocan todas las carpetas debajo de la Bandeja de entrada.
• A veces un programa solo muestra las carpetas a las que está suscrito. Una carpeta que sí existe en el servidor, pero a la que usted no está suscrito, parecerá entonces haber desaparecido.

El problema de las carpetas especiales

Su programa de correo necesita algunas carpetas para funcionar:

Cada programa tiene su propia preferencia. Apple Mail utiliza por defecto nombres distintos a los de Outlook, y Outlook a su vez distintos a los de la Gmail-app. Si configura su buzón en tres dispositivos sin prestar atención, puede ocurrir lo siguiente:

• Outlook guarda el correo enviado en Sent Items.
• Su iPhone guarda el correo enviado en Sent Messages.
• El webmail guarda el correo enviado en Sent.

Entonces tendrá tres carpetas Enviado, y en cada dispositivo solo verá una parte de lo que ha enviado. Es la queja más habitual sobre IMAP: "en mi teléfono no veo lo que he enviado desde mi ordenador".

La solución: special-use

Desde 2011 existe una extensión de IMAP con la que el servidor indica para qué sirve cada carpeta: special-use (RFC 6154). El servidor dice entonces, por ejemplo, "esta carpeta se llama Sent y tiene la función \Sent". Un programa de correo moderno lo adopta y ya no crea una carpeta propia.

La mayoría de los servidores de correo lo admiten, y la mayoría de los programas también. Pero todavía falla a menudo en estos casos:

• un buzón que existe desde hace años y en el que programas antiguos ya crearon sus propias carpetas;
• un buzón que se ha trasladado desde otro proveedor, donde las carpetas tenían otros nombres;
• programas que usted configuró manualmente antes de que el servidor ofreciera special-use;
• POP3 (ahí no existen carpetas en el servidor, así que cada dispositivo guarda localmente su propia carpeta Enviado).

Vincular usted mismo las carpetas correctamente

¿Ya tiene carpetas duplicadas o tiene dudas? Entonces elija una carpeta por función e indique a cada programa cuál es. Preferiblemente, elija la carpeta que designa el propio servidor. La reconocerá en el webmail: allí la carpeta Enviado suele aparecer arriba con su propio icono.

¿Dónde se configura?

• Thunderbird: Configuración de cuentas, su cuenta, Copias y carpetas (Enviado, Borradores, Archivo) y Configuración del servidor (qué ocurre con los mensajes eliminados y a qué carpeta van).
• Apple Mail en el Mac: Ajustes, Cuentas, su cuenta, Comportamiento de los buzones (Mailbox Behaviors). En el iPhone: Ajustes, Correo, Cuentas, su cuenta, la propia cuenta, Avanzado, y luego elegir para cada función la carpeta del servidor.
• Outlook clásico: en una cuenta IMAP, elija en la configuración de la cuenta (Más configuraciones (More Settings), Avanzado) la ruta de la carpeta raíz y la carpeta de elementos eliminados. Para los elementos enviados, Outlook clásico no ofrece opción en muchas versiones: utiliza la carpeta que designa el servidor y, si no la hay, la suya propia.
• Gmail-app: trabaja con la carpeta que designa el servidor; no se puede configurar carpeta por carpeta.

Después, mueva el correo de las carpetas sobrantes a la carpeta elegida y elimine las carpetas vacías. Hágalo en un solo dispositivo (preferiblemente el webmail o el ordenador) y espere a que los demás dispositivos adopten los cambios.

Eliminar funciona en dos pasos

En IMAP, eliminar consiste en realidad en poner una marca. Un mensaje recibe la marca eliminado (\Deleted), pero sigue en el servidor. Solo cuando el programa da la orden expunge desaparece de verdad. La mayoría de los programas lo hacen así:

1. Usted pulsa Eliminar. El programa mueve el mensaje a la Basura (en realidad: lo copia a la Basura y marca el original como eliminado).
2. El original se elimina definitivamente (expunge) de inmediato o al cerrar.
3. Solo cuando vacía la Basura desaparece el mensaje del servidor.

Algunos programas están configurados de otra forma. Entonces verá mensajes tachados que no desaparecen: están marcados, pero nunca se han eliminado definitivamente. Y siguen contando para su espacio de almacenamiento. Busque entonces en su programa Compactar carpeta (Thunderbird), Purgar mensajes eliminados o un ajuste del tipo "eliminar definitivamente los elementos eliminados al salir de la carpeta".

Importante: eliminar en un dispositivo es eliminar en todos los dispositivos. Esa es la esencia de IMAP. Si quiere quitar un mensaje de su teléfono pero conservarlo en su ordenador, con IMAP no es posible. Como mucho, puede sincronizar un periodo más corto en el teléfono (véase más abajo).

¿Ha desaparecido algo de todos modos? Muchos proveedores guardan copias de seguridad desde las que se puede restaurar un buzón o una carpeta, pero normalmente solo durante un periodo limitado. No cuente con ello como archivo.

¿Cuánto sincroniza?

Un programa de correo no tiene por qué descargarlo todo. En el teléfono suele ser práctico sincronizar solo las últimas semanas, o recibir notificaciones push solo de la Bandeja de entrada. Así ahorra espacio y batería. No cambia nada en el servidor: el correo antiguo sigue allí, simplemente no lo ve en ese dispositivo.

En el ordenador, la mayoría de los programas crean una copia sin conexión del buzón (Outlook en un archivo .ost, Thunderbird y Apple Mail en su propia carpeta). Es una copia, no una copia de seguridad: si elimina algo en el servidor, también desaparece de la copia sin conexión. Un verdadero lugar de almacenamiento local es una carpeta que usted mismo crea en Carpetas locales (Thunderbird), En mi Mac (Apple Mail) o en un archivo de datos .pst (Outlook). Lo que arrastre allí ya no estará en el servidor. Encontrará más información al respecto en la lección 3.2.

En la práctica: así se ve en un panel

En el webmail de WebOké (Roundcube) verá a la izquierda todas las carpetas del servidor. En Configuración, Carpetas puede crear, renombrar y eliminar carpetas, y activar o desactivar la suscripción a ellas. En Configuración, Preferencias, Carpetas especiales verá qué carpeta se utiliza como Enviado, Borradores, Basura y Spam. En WebOké, el servidor designa la carpeta Junk como carpeta de spam, y el webmail la muestra como Spam. Puede leer más sobre esto en el artículo sobre las carpetas de su buzón. En otros proveedores funciona de forma similar; puede que allí el webmail tenga otro nombre, pero casi todos los webmails tienen una gestión de carpetas parecida.

Resumen

• Con IMAP, también sus carpetas están en el servidor. Todos los dispositivos ven las mismas carpetas.
• Solo INBOX tiene un nombre fijo. Enviado, Basura, Borradores y Spam se llaman de forma distinta según el programa, a menos que el servidor las designe (special-use, RFC 6154).
• Las carpetas Enviado duplicadas se resuelven eligiendo una carpeta por función y configurando cada programa para que la use.
• En IMAP, eliminar es marcar y después borrar definitivamente (expunge). Los mensajes marcados siguen contando para su espacio de almacenamiento.
• Una copia sin conexión no es una copia de seguridad; una carpeta local sí es un lugar de almacenamiento independiente.

Cuestionario

Ejercicio

Ejercicio O3.1: Revisar sus carpetas. Abra su buzón en el webmail y en cada dispositivo en el que lo utilice. Anote para cada dispositivo qué carpeta utiliza para Enviado, Basura, Borradores y Spam. ¿Tiene carpetas duplicadas? Elija una por función, configure cada dispositivo para que la use, mueva el correo y elimine las carpetas vacías. Después, rellene la lista de comprobación y responda a la pregunta: ¿qué carpeta designó el propio servidor y cómo lo reconoció?

Lecturas adicionales

Los pasos de estos artículos se aplican a los paneles de WebOké; en otros proveedores funciona de forma similar.

• Manual de DirectAdmin 8.7: IMAP o POP3: ¿cuál es la diferencia?
• IMAP o POP3: ¿cuál es la diferencia y cuál elegir?
• Manual de DirectAdmin 18.11: Se ha eliminado un correo electrónico por accidente
• Recuperar buzón de correo o correos electrónicos eliminados desde la copia de seguridad
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)