Archivar: una carpeta de archivo en el servidor o un archivo .pst

¿Quiere ordenar su Bandeja de entrada sin perder el correo antiguo? Entonces puede archivarlo. Con una dirección de correo de WebOké tiene dos opciones, que se diferencian en el lugar donde queda guardado su correo después.

Opción 1: una carpeta de archivo en el servidor (recomendada)

Cree en Outlook una carpeta dentro de su dirección de correo, por ejemplo Archivo o Archivo 2025, y arrastre allí el correo antiguo. Esa carpeta se encuentra en nuestro servidor.

• Puede ver el archivo en cualquier ordenador, en su teléfono y en el webmail.
• Está incluido en las copias de seguridad de su paquete.
• Sí cuenta para el espacio de almacenamiento de su buzón (consulte Carpetas, correo enviado y un buzón lleno).

Muchas versiones de Outlook tienen también un botón Archivar, que mueve un mensaje a una carpeta de archivo. Con una cuenta IMAP, Outlook a veces le pregunta primero qué carpeta debe usar. En ese caso, elija una carpeta dentro de su dirección de correo, no una carpeta de su ordenador.

Opción 2: un archivo .pst en su ordenador

El Outlook clásico puede guardar el correo en un Archivo de datos de Outlook, un archivo con la extensión .pst. Ese archivo se encuentra en su ordenador, no en nuestro servidor.

• Resulta útil si su buzón se está llenando y ya no necesita tener el correo antiguo en el servidor.
• Pero tenga en cuenta que ese correo solo lo verá en este ordenador. No en su teléfono ni en el webmail.
• Si su ordenador se estropea o el archivo se daña, perderá ese correo. El archivo .pst no está incluido en nuestras copias de seguridad, así que haga usted mismo una copia de seguridad (consulte Estrategia de copias de seguridad: la regla 3-2-1 para su propia empresa).

En el Outlook clásico, cree un archivo .pst a través de Archivo, Abrir y exportar y, a continuación, Importar o exportar, eligiendo la opción de exportar a un archivo. Además existe la función Autoarchivar, que mueve automáticamente el correo antiguo a un archivo .pst. Actívela solo si sabe dónde se encuentra ese archivo y tiene una copia de seguridad de él.

Archivos .pst y el nuevo Outlook

El nuevo Outlook solo puede usar archivos .pst de forma limitada. Microsoft indica, entre otros requisitos, que el Outlook clásico también debe estar instalado en su ordenador y que debe tener una suscripción a Microsoft 365. Si quiere cambiar al nuevo Outlook, primero vuelva a poner en el Outlook clásico el correo de sus archivos .pst en una carpeta del servidor. Así lo verá automáticamente en el nuevo Outlook.

Consejo: El Outlook clásico también guarda una cuenta IMAP en un archivo con la extensión .ost. Se trata solo de una copia de lo que hay en el servidor. Si ese archivo se daña, Outlook puede volver a descargarlo todo del servidor. Un archivo .pst es distinto: a menudo el correo solo se encuentra ahí.