Crear cartas a partir de una lista de direcciones (combinación de correspondencia)

Una invitación o un recordatorio para todos sus clientes, con el nombre y la dirección correctos en cada carta. En Word, esto se llama Combinar correspondencia o mail merge. Necesita dos cosas: una lista de direcciones y una carta.

La lista de direcciones

Cree una hoja de cálculo en Calc, Excel o Euro-Office. Ponga los nombres de las columnas en la primera fila, por ejemplo Saludo, Nombre, Empresa, Dirección, Código postal, Ciudad. Cada fila siguiente es un destinatario. No deje filas vacías. Guarde la lista como ods o xlsx.

En LibreOffice Writer

Paso 1: vincular la lista de direcciones

1. Abra su carta y elija Herramientas > Combinar correspondencia....
2. Elija Utilizar el documento actual y haga clic en Siguiente. Elija Carta y haga clic en Siguiente.
3. En la lista de direcciones, haga clic en Seleccionar otra lista de direcciones... (o Seleccionar lista de direcciones), haga clic en Añadir... y elija su hoja de cálculo. Seleccione la hoja con las direcciones y haga clic en Aceptar.
4. Si va a colocar usted mismo la dirección y el saludo en la carta (paso 2), desmarque Este documento debe contener un bloque de dirección y la casilla del saludo. Haga clic en Finalizar.

Paso 2: colocar los campos en la carta

1. Elija Ver > Orígenes de datos. En la parte superior verá su lista de direcciones.
2. Arrastre el encabezado de columna, por ejemplo Nombre, al lugar de la carta donde lo quiera. Aparece un campo <Nombre>. Haga lo mismo con todos los campos y escriba usted mismo los espacios y los saltos de línea entre ellos.

Paso 3: combinar

Tras el asistente, aparece la barra de herramientas Combinación de correspondencia. Con las flechas puede recorrer los destinatarios. A continuación, elija:

• Imprimir documentos combinados: envía todas las cartas a la impresora;
• Guardar documentos combinados: como un solo documento o como archivos separados, por ejemplo en PDF;
• Editar documentos individuales: todas las cartas en un documento nuevo para revisarlas.

Si, sin usar el asistente, elige Archivo > Imprimir... en una carta con campos, LibreOffice le pregunta: El documento contiene campos de bases de datos con direcciones. ¿Quiere imprimir una carta modelo? Elija Sí para crear todas las cartas.

Etiquetas: créelas con Archivo > Nuevo > Etiquetas. Elija la marca y el tipo de hoja de etiquetas, seleccione su lista de direcciones como base de datos y coloque los campos en la etiqueta.

En Euro-Office

1. Abra la carta y vaya a la pestaña Colaboración. Haga clic en Combinación de correspondencia y elija Desde almacenamiento para seleccionar la lista de direcciones de su Nextcloud.
2. Coloque el cursor en el lugar adecuado y haga clic, a la derecha, en Insertar campo combinado.
3. Compruebe el resultado con Vista previa de resultados y, en Combinar con, elija PDF, Docx o correo electrónico.

Encontrará los pasos detallados en Crear cartas a partir de una lista de direcciones. ¿Necesita el nombre por separado en su lista? Consulte Separar nombre y apellidos de una sola columna.