Dominio, correo electrónico y sitio web en caso de fallecimiento o cese de actividad: qué deben hacer los familiares
¿Ha fallecido un cliente, o cierra una empresa, asociación o fundación? En ese caso, el sitio web, la dirección de correo electrónico y el nombre de dominio siguen funcionando hasta que alguien tome alguna medida. En este artículo le explicamos en qué orden debe proceder: qué documentación debe aportar, cómo poner a salvo el correo electrónico y el sitio web, y cómo conservar o dar de baja el dominio.
1. Decida primero qué desea hacer
Por lo general, se trata de una de estas tres opciones:
- Asumirlo todo: la cuenta pasa a estar a su nombre y el sitio web, el correo electrónico y el dominio siguen activos.
- Conservar una parte: por ejemplo, solo el nombre de dominio, para que las antiguas direcciones de correo no acaben en manos de otra persona, o solo el correo electrónico.
- Darlo todo de baja: primero ponga a salvo lo que desee conservar y después solicite la baja.
2. Aporte la documentación acreditativa
Si no puede iniciar sesión en la cuenta de la persona fallecida, envíe un correo electrónico a support@weboke.es con:
- una copia del certificado de defunción;
- un documento que acredite que puede actuar en nombre de los herederos, por ejemplo un certificado de herederos o un certificado de albaceazgo expedido por el notario, o una autorización por escrito de los herederos;
- una copia de su propio documento de identidad;
- lo que desea hacer: poner la cuenta a su nombre y con su dirección de correo electrónico, o dar de baja (parte de) los productos y dominios.
¿La cuenta estaba a nombre de una empresa, asociación o fundación? En ese caso, el nuevo administrador o una persona con poder de firma debe enviar un extracto reciente del registro mercantil (en los Países Bajos, la KvK) en el que figure, junto con una copia de su propio documento de identidad. Si usted no figura en el extracto, envíe una autorización por escrito de alguien que sí figure en él.
Tras la verificación, modificamos la dirección de correo electrónico y el número de móvil de la cuenta. Después, usted mismo solicita una nueva contraseña e inicia sesión. Encontrará más información en No puedo iniciar sesión: he perdido el acceso al correo electrónico o al teléfono, o el cliente ha fallecido.
3. Ponga a salvo el correo electrónico y el sitio web
Una vez que haya iniciado sesión, podrá gestionar el paquete usted mismo en Mi WebOké y DirectAdmin. Ponga a salvo todo lo que desee conservar, también si más adelante va a darlo todo de baja:
- Correo electrónico: establezca en DirectAdmin una nueva contraseña para el buzón; consulte Cambiar la contraseña de una dirección de correo electrónico. A continuación, abra el buzón en un programa de correo y guarde los mensajes en una carpeta local; consulte Guardar el correo localmente para ahorrar espacio en el servidor de correo.
- Sitio web y archivos: descargue una copia de seguridad completa; consulte WebOké Backups: ver, restaurar o descargar una copia de seguridad.
- Nextcloud: exporte los archivos, el calendario y los contactos; consulte Exportar sus datos de Nextcloud: archivos, calendario y contactos.
¿Desea informar a los contactos de que la dirección ya no se consulta? Configure entonces una respuesta automática en el buzón; consulte Autorespondedores.
¿Se trata de una empresa que cesa su actividad? Tenga en cuenta que el correo electrónico comercial y las facturas pueden estar sujetos a la obligación fiscal de conservación. Consulte Conservar el correo electrónico empresarial: obligación de conservación y archivo.
4. Renovar o dar de baja
- Mantenerlo activo: pague las facturas de renovación. Si están a nombre de la cuenta de la persona fallecida, las recibirá en cuanto la cuenta tenga su dirección de correo electrónico.
- Dar de baja: solicite la baja con efecto en la fecha de vencimiento; así todo seguirá funcionando hasta esa fecha. Puede solicitar la baja en Mi WebOké o, sin iniciar sesión, mediante el formulario Rescindir el contrato, adjuntando la documentación del paso 2.
- Transferir: si otra persona desea conservar el sitio web o el dominio, solicite la transferencia del paquete o del dominio a la cuenta de WebOké de esa persona en lugar de darlo de baja.
Tras la fecha de finalización, el paquete se desactiva de inmediato. Si aun así ha olvidado algo, podemos restaurar una copia de seguridad a petición hasta 30 días después de la baja. Solicítelo mediante un ticket. Lo que ocurre después de la baja se explica en Dar de baja productos y dominios, anular una baja y qué ocurre después.
5. Ponga el dominio a nombre del titular correcto
Que la cuenta esté a su nombre no significa que el dominio pase a ser suyo automáticamente. En el registro, la persona fallecida o la organización disuelta sigue figurando como titular. Si desea conservar el dominio, modifique el titular en los contactos del dominio en Mi WebOké. Se trata de un cambio de titular: a partir de ese momento, el dominio pertenece jurídicamente al nuevo titular.
- ¿Cierra una sociedad limitada o una fundación, pero alguno de los implicados desea conservar el dominio? Realice entonces el cambio de titular antes de que la organización se dé de baja en el registro mercantil.
- Si cesa un negocio de empresario individual, el propio empresario sigue siendo el titular. En caso de fallecimiento, el dominio pasa a un heredero mediante el cambio de titular.
Si tiene dificultades, envíenos un ticket. Qué es un titular se explica en ¿Qué es el titular de un dominio?.
Paso a paso con capturas de pantalla: Cambiar los contactos del dominio y el propietario, Transferir y fusionar cuentas y Dar de baja un producto, anular una baja o transferirlo en el manual de WebOké.
Consulte también: Dejar WebOké: cómo llevarse sus datos