Conservar el correo electrónico empresarial: obligación de conservación y archivado
¿Cuánto tiempo debe conservar el correo electrónico de su empresa, y puede conservarlo todo sin más? En este artículo le explicamos qué dicen la obligación de conservación y las normas de privacidad, tomando los Países Bajos como ejemplo, y cómo archivar su correo de forma práctica. Se trata de una explicación general y no de asesoramiento jurídico ni fiscal. Los plazos varían según el país: consúltelo con su administración tributaria, su gestor o su asesor contable.
1. ¿Qué correo está sujeto a la obligación de conservación?
En muchos países, una empresa debe conservar su contabilidad durante varios años. El correo forma parte de ella cuando contiene acuerdos o datos relevantes para la contabilidad o los impuestos. Por ejemplo:
- presupuestos, confirmaciones de pedido y acuerdos sobre precios;
- facturas que envía o recibe por correo, con sus archivos adjuntos;
- contratos y sus modificaciones.
Los boletines, la publicidad y los mensajes internos habituales sin consecuencias económicas normalmente no tienen que conservarse.
2. ¿Durante cuánto tiempo? El ejemplo de los Países Bajos
| Qué | Plazo en los Países Bajos |
|---|---|
| Contabilidad, incluidas las facturas y el correo empresarial con consecuencias económicas | 7 años |
| Datos sobre bienes inmuebles, como un local | 10 años |
- El plazo no empieza hasta que un documento deja de estar vigente. Un contrato con una duración de cuatro años lo conserva durante esos cuatro años y, después, 7 años más.
- Si su empresa cesa su actividad, la obligación de conservación sigue vigente.
- Se permite conservar los documentos en formato digital, siempre que pueda mostrarlos en un plazo razonable y no puedan modificarse sin que se note.
Las normas figuran en el sitio web de la Belastingdienst (la administración tributaria neerlandesa). En otros países se aplican otros plazos.
3. El aspecto de la privacidad: no más tiempo del necesario
El correo contiene a menudo datos personales. Según el RGPD (GDPR en inglés), no debe conservar los datos personales más tiempo del necesario para su finalidad. Esto no entra en conflicto con la obligación de conservación: lo que la ley le obliga a conservar, puede conservarlo. Pero guardarlo todo para siempre simplemente porque es posible no es la idea.
- Determine para cada tipo de correo cuánto tiempo lo necesita y déjelo por escrito.
- Elimine el correo sin interés empresarial, por ejemplo candidaturas antiguas o formularios de contacto.
- Proteja el archivo igual que su buzón: con una contraseña segura y una copia de seguridad.
Encontrará más información sobre el RGPD y su sitio web en RGPD para su sitio web: cookies, contenido externo, formularios y política de privacidad.
4. Cómo archivar el correo
Hay varias formas de hacerlo. También puede combinarlas.
- Una carpeta de archivo en el servidor. Mueva el correo antiguo a una carpeta como Archivo o Archivo 2025. Así, el correo sigue disponible en el webmail, en su teléfono y en nuestra copia de seguridad nocturna, pero cuenta para el espacio de almacenamiento de su buzón. Consulte Carpetas de su buzón: Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Papelera, Correo no deseado y Archivo.
- Guardar en local. Mueva el correo a una carpeta local de su programa de correo, como un archivo .pst en Outlook o Carpetas locales en Thunderbird. Así ahorra espacio en el servidor, pero el correo solo queda guardado en ese ordenador. Consulte Guardar el correo en local para ahorrar espacio en el servidor de correo.
- Exportar mensajes sueltos. Un mensaje importante puede guardarlo como archivo .eml, con los adjuntos incluidos. Consulte Exportar un mensaje como .eml y volver a importarlo. Guarde estos archivos, por ejemplo, en una carpeta fija de su Nextcloud, junto con el resto de su documentación contable.
5. ¿Va a dejar de usar un buzón o un paquete?
En ese caso, exporte el correo que deba conservar antes de la fecha de finalización. Una vez llegada esa fecha, el paquete se desactiva de inmediato. En Dejar WebOké: cómo llevarse sus datos le explicamos cómo llevárselo todo.
Explicación detallada con capturas de pantalla: Archivar: una carpeta de archivo en el servidor o un archivo .pst en el manual de Outlook y Archivar mensajes en el manual del webmail.
¿Quiere aprender más? Siga el curso gratuito Correo electrónico en orden, lección 3.2 Almacenamiento, cuota y un buzón lleno.