Compartir y colaborar de forma segura
Módulo 7: Acceso, proveedores y la nube · Tiempo de lectura: 10 minutos
Objetivo de la lección: Después de esta lección sabrá elegir la forma más segura de compartir para cada situación: compartir internamente con una cuenta, una compartición personal, o un enlace público con contraseña, fecha de caducidad y límite de descargas, y sabrá qué es mejor no enviar por correo.
Conceptos clave: enlace para compartir, enlace público, fecha de caducidad, contraseña en el enlace, límite de descargas, solicitud de archivos, envío cifrado, datos mínimos
Compartir es el nuevo adjunto
Antes enviaba un documento como archivo adjunto en un correo. Hoy en día cada vez es más habitual compartir un enlace a un archivo en su almacenamiento en la nube. Esto tiene grandes ventajas: no hay copias dispersas, siempre tiene la última versión, también funciona con archivos grandes, y puede revocar el acceso más adelante. Un archivo adjunto que ya se ha enviado nunca podrá recuperarlo.
Pero un enlace también conlleva su propio riesgo. Un enlace público funciona para cualquiera que lo tenga. Si se reenvía, se pega en un chat de grupo o acaba en un buzón de correo pirateado, esa otra persona también podrá acceder. Un enlace sin contraseña ni fecha de caducidad creado hace tres años para un trabajo concreto a menudo sigue funcionando.
Tres formas de compartir
Casi todos los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen tres tipos de compartición. Elija siempre la más restringida que funcione.
| Forma | Quién puede acceder | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Compartir internamente con un compañero que tiene cuenta | Solo esa persona, tras iniciar sesión con su propia cuenta y 2FA | Colaborar dentro de su empresa |
| Compartición personal mediante dirección de correo | Solo el destinatario de ese enlace personal, revocable por persona | Un cliente o gestor sin cuenta |
| Enlace público | Cualquiera que tenga el enlace | Algo que puede compartirse ampliamente, o cuando las otras dos opciones no son posibles |
Compartir internamente es lo más seguro: no hay ningún enlace que pueda filtrarse, y si el compañero se marcha y su cuenta se desactiva (lección 7.1), el acceso desaparece de inmediato. Con una compartición personal, cada destinatario recibe su propio enlace, de modo que puede ver con quién comparte cada cosa y detener el acceso persona por persona.
La configuración de un enlace
Si de todas formas debe ser un enlace público, configúrelo de forma consciente. La mayoría de los servicios ofrecen estas opciones:
- Permisos: solo ver, o también editar. Elija por defecto solo ver. Para que alguien consulte el documento, basta con eso.
- Contraseña en el enlace: quien abra el enlace debe introducir antes una contraseña. Envíe esa contraseña por otro canal distinto del enlace: el enlace por correo, la contraseña por SMS o por teléfono. Quien solo intercepte el correo no tendrá nada entonces.
- Fecha de caducidad: después de esa fecha el enlace deja de funcionar. Así no tiene que acordarse de eliminarlo.
- Límite de descargas: el enlace deja de funcionar tras un número determinado de descargas.
- Ocultar descarga: el destinatario no ve ningún botón de descarga. Esto no es una protección real: lo que alguien puede ver, también puede guardarlo, aunque sea con una captura de pantalla.
- Una etiqueta o nombre para el enlace, de modo que más adelante sepa para qué era.
Comparta además el archivo en sí, no la carpeta que lo contiene, a menos que la otra persona realmente deba ver todo lo que hay en esa carpeta. Un enlace a la carpeta "Clientes 2026" para un solo presupuesto es una filtración clásica.
Una solicitud de archivos
Si un cliente o proveedor debe entregarle algo, utilice una solicitud de archivos (también llamada enlace de subida o "solo depositar"). La otra persona puede subir archivos, pero no ve lo que ya hay en la carpeta. Asigne a cada cliente su propia carpeta y su propia solicitud, con contraseña y fecha de caducidad. Así el cliente A nunca podrá ver los documentos del cliente B, y usted sabrá enseguida de quién es cada cosa.
Qué no debe enviarse por correo normal
Un correo normal es comparable a una postal que pasa por varias oficinas de correos. La conexión entre servidores de correo suele estar cifrada, pero después el mensaje queda legible en los buzones del remitente y del destinatario, a menudo durante años, y basta con escribir mal una dirección para provocar una filtración de datos (lección 8.2).
Por eso no envíe como archivo adjunto normal:
- copias de pasaportes o documentos de identidad;
- datos médicos o relativos a la salud;
- nóminas, resúmenes salariales y números de identificación personal;
- contraseñas y códigos de recuperación (estos pertenecen a un gestor de contraseñas, eventualmente a través de una caja fuerte compartida, lección 2.2).
Utilice en su lugar una compartición con contraseña y fecha de caducidad desde su propio almacenamiento, o un servicio que admita envío cifrado, en el que solo el destinatario puede abrir el mensaje. Existen varios tipos: cifrado integrado en su programa o paquete de correo, un servicio de mensajería segura, o un servicio independiente para el envío cifrado de archivos.
Datos mínimos
La mejor protección contra una filtración son los datos que no comparte. Pregúntese en cada compartición: ¿necesita la otra persona esto realmente? Un gestor necesita sus facturas, no toda su base de clientes. Un arrendador quiere saber que alguien existe, pero no siempre necesita una copia del pasaporte. Si de todas formas debe aportar una copia de un documento de identidad, puede ocultar el número de identificación personal y la foto, y añadir una marca de agua con el propósito y la fecha. Existen aplicaciones gratuitas de las administraciones públicas para este fin en algunos países.
Poner en orden
Los enlaces se van acumulando. Muchos servicios muestran un resumen de todo lo que ha compartido. Revíselo una vez al trimestre:
- Detenga todos los enlaces públicos sin fecha de caducidad que ya no sean necesarios.
- Compruebe si personas externas todavía tienen acceso a carpetas de un trabajo ya finalizado.
- Establezca, donde sea posible, una fecha de caducidad predeterminada para los nuevos enlaces.
En la práctica: así se ve
En el entorno de ejemplo Nextcloud, crea un enlace público a través de la pestaña Compartir de un archivo. En Modificar enlace encontrará los permisos (Solo ver o Permitir edición) y, en Opciones avanzadas, la contraseña, la fecha de caducidad, Ocultar descarga, una nota para el destinatario y Limitar descargas. Con Dejar de compartir revoca el enlace de inmediato. Si comparte mediante una dirección de correo, Nextcloud envía a cada destinatario su propio enlace, que puede revocar persona por persona. Para la entrega de documentos existe la solicitud de archivos, con una carpeta propia por cliente, contraseña y fecha de caducidad. En Euro-Office se comparten documentos mediante los mismos enlaces; el manual recomienda conceder permisos de edición solo cuando sea realmente necesario. Otros servicios de almacenamiento en la nube funcionan de forma similar, aunque los botones tengan otros nombres y algunas opciones (como un límite de descargas) no estén disponibles en todos ellos.
Resumen
- Elija la forma más restringida de compartir que funcione: interna, personal, y solo como último recurso un enlace público.
- Un enlace público funciona para cualquiera que lo tenga; añádale una contraseña (por otro canal), una fecha de caducidad y solo permisos de lectura.
- Comparta el archivo, no la carpeta; utilice una solicitud de archivos cuando alguien deba entregarle algo.
- No envíe datos sensibles como archivo adjunto normal y comparta solo lo que la otra persona realmente necesite.
- Ponga en orden periódicamente los enlaces antiguos y el acceso externo.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio A7.3: Evalúe el enlace compartido. Recibirá una serie de situaciones con la configuración de un enlace para compartir: qué se comparte, con quién, con qué permisos, si tiene contraseña y fecha de caducidad y cómo se envía la contraseña. Evalúe en cada situación si está bien, si podría mejorarse o si no debería hacerse así, y elija la mejora más importante. El programa corrige su respuesta y da una explicación para cada situación.
Para saber más
Los pasos de los artículos de WebOké corresponden al entorno de WebOké; en otros proveedores funciona de forma similar.
- Manual de Nextcloud 5.2: Crear un enlace público: lectura, edición, contraseña, fecha de caducidad y límite de descargas
- Manual de Nextcloud 5.4: Compartir por correo electrónico con alguien sin cuenta
- Manual de Nextcloud 16.5: Un cliente le entrega archivos mediante una solicitud de archivo con contraseña y fecha límite
- Manual de Euro-Office 9.3: Contraseña y fecha de caducidad en un enlace
- Manual de Euro-Office 9.5: Compartir con alguien fuera de su organización