La regla 3-2-1 y qué debe incluir en su copia de seguridad
Módulo 6: Copias de seguridad · Tiempo de lectura: 10 minutos
Objetivo de aprendizaje: Después de esta lección podrá determinar qué debe incluir en su copia de seguridad (incluyendo sus servicios en la nube y su correo), explicar la diferencia entre sincronización y copia de seguridad, y elaborar un esquema 3-2-1 sencillo para su propia empresa.
Conceptos clave: copia de seguridad, sincronización, 3-2-1, versión, plazo de conservación, la nube no es automáticamente una copia de seguridad, responsabilidad compartida
Por qué una copia de seguridad es su última red de seguridad
Todas las demás medidas de este curso reducen la probabilidad de que algo salga mal. Una copia de seguridad hace algo distinto: garantiza que usted pueda continuar cuando algo sale mal. Un portátil robado del coche, un compañero que borra por error una carpeta con presupuestos, una actualización que rompe su tienda online, un ransomware que lo cifra todo: en todos estos casos la pregunta ya no es "¿cómo lo evitamos?" sino "¿con qué rapidez podemos recuperarnos?".
Una copia de seguridad es una copia de sus datos independiente del original con la que puede restaurar un estado anterior. Estas últimas palabras son importantes. Una copia que se actualiza de inmediato junto con el original no le ayuda si el original se estropea o se cifra.
El INCIBE lo expresa sin rodeos en sus explicaciones sobre qué hacer ante un ataque de ransomware: si no existe ninguna forma de revertir el cifrado, las copias de seguridad son la única manera de recuperar sus archivos.
La sincronización no es una copia de seguridad
Muchos empresarios piensan que tienen una copia de seguridad porque sus archivos "están en la nube". Normalmente se refieren a la sincronización: una carpeta en su portátil que se mantiene automáticamente igual que una carpeta en un servicio en la nube, y a menudo también igual que su teléfono y el portátil de un compañero.
La sincronización es práctica, pero hace exactamente lo que promete: mantenerlo todo igual. Incluidos los errores.
| Qué ocurre | Solo con sincronización | Con una copia de seguridad |
|---|---|---|
| Borra una carpeta por error | Desaparece en todos los dispositivos y en la nube | Sigue estando en la copia de seguridad de ayer |
| El ransomware cifra su portátil | Los archivos cifrados se replican sin problema en todas partes | La copia de seguridad contiene la versión sin cifrar |
| Un compañero sobrescribe un presupuesto | El texto anterior ha desaparecido en todas partes | Usted restaura la versión de la semana pasada |
| Le roban el portátil | La copia en la nube sigue ahí (aquí la sincronización sí ayuda) | La copia de seguridad también sigue ahí |
Muchos servicios de sincronización tienen papelera y versiones: un archivo eliminado se puede recuperar durante un tiempo, y de un archivo modificado el servicio guarda versiones anteriores. Es una red de seguridad real y a menudo la forma más rápida de recuperar algo. Pero es limitada. La papelera se vacía pasado un plazo fijo, las versiones se van depurando, y quien se apodere de su cuenta también puede vaciar esa papelera. Considérelo primeros auxilios, no su única copia de seguridad.
La regla 3-2-1
Una regla sencilla que también recomienda el INCIBE es la regla 3-2-1:
- 3 copias de sus datos: el original más dos copias de seguridad;
- en 2 tipos de almacenamiento diferentes (por ejemplo, el servidor de su proveedor de alojamiento y un disco externo, o su portátil y un servicio de copias de seguridad aparte);
- de las cuales 1 en otra ubicación, fuera de su oficina o en otro centro de datos.
La idea detrás de esto: un único suceso nunca debe afectar a todas las copias a la vez. Un incendio en su oficina afecta al portátil y al disco externo que está al lado, pero no a la copia que está en otra ubicación. Una incidencia en un servicio en la nube afecta a ese servicio, pero no al disco de su cajón. El ransomware afecta a todo lo que está conectado, pero no a lo que está desconectado (más sobre esto en la lección 6.2).
Un ejemplo para Panadería Example:
- Original: la contabilidad y las recetas en el almacenamiento en la nube, el sitio web y el correo en el proveedor de alojamiento.
- Copia 1: las copias de seguridad automáticas que el proveedor de alojamiento genera cada noche, en servidores de almacenamiento aparte.
- Copia 2: una vez por semana, una copia de seguridad de las carpetas más importantes y una descarga de la copia de seguridad del sitio web en un disco externo, que después se desconecta y se lleva a casa.
¿Qué debe incluir en su lista?
La mayoría de los problemas con las copias de seguridad no se deben a que la copia falle, sino a que algo nunca se incluyó en ella. Por eso, elabore primero una lista de todo aquello con lo que funciona su empresa. Piense en:
- Archivos: documentos, presupuestos, fotos, diseños, en portátiles, un disco de red (NAS) y en almacenamiento en la nube.
- Correo electrónico: todos los buzones, también los compartidos como
info@example.comyfactuur@example.com. Atención: quien recoge el correo mediante POP3 a menudo solo tiene ese correo en ese ordenador concreto. - Sitio web y tienda online: archivos y base de datos. Un sitio web sin su base de datos correspondiente normalmente no vale nada.
- Servicios en la nube: el programa de contabilidad, el sistema de caja, la planificación, el CRM. ¿Puede exportar sus datos, y con qué frecuencia lo hace?
- Configuración: registros DNS de su dominio, ajustes de su router, gestor de contraseñas (con los datos de recuperación en un lugar seguro, véase el módulo 2).
- Teléfonos: fotos de recibos, contactos, historial de chat si es relevante para el negocio.
Anote por cada elemento: dónde se encuentra, quién hace una copia de seguridad de él, con qué frecuencia, dónde se guarda esa copia y cuánto tiempo se conserva. Una celda vacía en esa tabla es un hueco.
Responsabilidad compartida en los servicios en la nube
"Está en Microsoft (o en Google, o en mi proveedor de alojamiento), así que es seguro." Esto es solo parcialmente cierto. Los grandes proveedores trabajan con un modelo de responsabilidad compartida: el proveedor se encarga de los servidores, el centro de datos y el funcionamiento del servicio; usted sigue siendo responsable de sus propios datos, cuentas y configuraciones.
Microsoft afirma literalmente en su propia documentación que el cliente, en cualquier forma de servicio en la nube, incluso en software listo para usar como Microsoft 365, sigue siendo responsable de sus datos, sus cuentas y el acceso a ellos. Lo que los propios servicios conservan es limitado y está sujeto a un plazo. Dos ejemplos de la documentación oficial:
- Exchange Online (el correo de Microsoft 365) conserva por defecto el correo eliminado definitivamente durante 14 días, ampliable por el administrador hasta un máximo de 30 días. Pasado ese plazo, desaparece.
- Google Drive elimina de forma definitiva los archivos que llevan más de 30 días en la papelera. Después de vaciar la papelera, un administrador todavía puede recuperar archivos durante 25 días más; pasado ese plazo, según Google, ya no se pueden restaurar.
Son redes de seguridad excelentes para un error cometido la semana pasada. Pero si descubre pasados dos meses que un empleado que se marchó vació una carpeta, no le servirán de nada. Consulte en cada servicio que utilice lo que el propio proveedor indica sobre conservación y restauración, y pregúntele a su proveedor si no queda claro. Si utiliza el servicio para datos importantes, organice su propia copia de seguridad o una exportación periódica.
En la práctica: así funciona
En el proveedor de ejemplo WebOké existen varios tipos de copias de seguridad en paralelo, y funcionan de forma distinta:
- WebOké Backups genera automáticamente cada noche una copia de seguridad completa de un paquete de alojamiento: archivos, bases de datos, buzones de correo y configuraciones. Esas copias de seguridad se almacenan cifradas en servidores de almacenamiento aparte, en otro centro de datos, y usted mismo puede restaurar a partir de las copias de seguridad de los últimos 30 días.
- Además, puede crear usted mismo una copia de seguridad en DirectAdmin. Esta se guarda dentro de su propio paquete, cuenta para su espacio de almacenamiento y, por tanto, se encuentra en el mismo lugar que el original. Una copia así solo se convierte en una copia adicional real cuando la descarga y la guarda en otro sitio.
- En Nextcloud, la papelera y las versiones son la red de seguridad para el trabajo diario: los archivos eliminados y las versiones se conservan hasta 31 días (menos si se necesita el espacio antes). Las copias de seguridad del sistema de los servidores están pensadas para situaciones de emergencia y no son accesibles para los clientes. El propio manual recomienda guardar también una copia propia de los archivos imprescindibles.
- Dos limitaciones que menciona la base de conocimientos: un correo que llega y se elimina el mismo día no queda incluido en ninguna copia de seguridad nocturna, y el correo que solo está en su ordenador por recogerse mediante POP3 tampoco queda incluido.
En otros proveedores esto puede estar organizado de forma parecida o muy distinta: otros plazos de conservación, copias de seguridad solo de pago, o solo una copia de seguridad para emergencias a la que usted mismo no tiene acceso. Pregúntele a su proveedor y anote la respuesta en su lista.
Resumen
- Una copia de seguridad es una copia independiente con la que puede restaurar un estado anterior; la sincronización propaga también los errores y el cifrado a todas partes.
- La papelera y las versiones en los servicios en la nube son prácticas, pero están sujetas a un plazo y no sustituyen a una copia de seguridad.
- 3-2-1: tres copias, dos tipos de almacenamiento, una en otra ubicación.
- Elabore primero una lista de todo aquello con lo que funciona su empresa, incluyendo correo, bases de datos, servicios en la nube y configuración.
- En los servicios en la nube usted sigue siendo responsable de sus datos: compruebe qué conserva su proveedor y durante cuánto tiempo.
Cuestionario
Ejercicio
Ejercicio D6.1: Su lista de copias de seguridad y el esquema 3-2-1. Elabore una tabla con todo aquello con lo que funciona su empresa: archivos, buzones de correo, sitio web y base de datos, servicios en la nube, configuración y teléfonos. Rellene por cada fila dónde se encuentra, quién hace una copia de seguridad de ello, con qué frecuencia, dónde se guarda la copia de seguridad y cuánto tiempo se conserva. Busque para al menos dos servicios en la nube lo que el propio proveedor indica sobre conservación y restauración. Marque cada fila que no cumpla la regla 3-2-1 y anote qué va a hacer al respecto.
Ejercicio D6.1: Su lista de copias de seguridad y el esquema 3-2-1
Así puede abordarlo: (1) Elabore una tabla (en papel, en una hoja de cálculo o en el campo del curso) con las columnas: elemento, dónde está, quién hace la copia de seguridad, con qué frecuencia, dónde se guarda la copia de seguridad, cuánto tiempo se conserva, cumple con 3-2-1 (sí/no). (2) Incluya al menos estas filas: archivos en portátiles, almacenamiento compartido o en la nube, cada buzón de correo (también direcciones compartidas como info@), sitio web o tienda online (archivos y base de datos), programa de contabilidad u otro servicio en la nube, registros DNS de su dominio, gestor de contraseñas (solo dónde está el gestor y dónde están los datos de recuperación, no el contenido). (3) Para al menos dos servicios en la nube, busque en la documentación oficial del proveedor qué conserva el propio servicio (papelera, versiones, copia de seguridad) y durante cuánto tiempo. Anote el plazo y la fuente (URL). (4) Compruebe si hay buzones de correo que se descargan con POP3, y anote en qué ordenador se guarda entonces ese correo. (5) Marque cada fila sin copia de seguridad o que no cumpla con 3-2-1, y escriba por fila una medida concreta con una fecha.
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Más información
Los pasos de los artículos de WebOké se aplican al entorno de WebOké; en otros proveedores puede funcionar de forma parecida o distinta. Consúltelo con su proveedor.
- Manual de DirectAdmin 16.1: Qué copias de seguridad hay disponibles en WebOké
- Manual de WebOké 6.10: WebOké Backups: restaurar archivos
- Manual de Nextcloud 6.6: Copias de seguridad en WebOké: qué conservamos nosotros y qué puede hacer usted mismo
- WebOké Backups: ver, restaurar o descargar una copia de seguridad
- INCIBE, recursos para empresas: https://www.incibe.es/empresas
- Microsoft, Shared responsibility in the cloud (en inglés): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
- Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (en inglés): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
- Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (en inglés): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users