Trasladar su libreta de direcciones de Gmail u Outlook al webmail
Si se cambia de Gmail u Outlook a un buzón de WebOké, sus contactos no se trasladan automáticamente. Aunque se migre su correo, la libreta de direcciones se queda atrás: no se encuentra en su buzón, sino en una lista aparte. Puede trasladarla mediante un archivo. En este artículo le explicamos cómo hacerlo y cómo evitar duplicados y la pérdida de grupos.
Paso 1: exportar desde su programa anterior
Existen dos tipos de archivos para contactos:
- vCard (.vcf): un archivo con tarjetas de visita. Cada dato tiene un nombre fijo, como
FNpara el nombre yEMAILpara la dirección. Los grupos se encuentran en la líneaCATEGORIES. - CSV: una tabla en formato de texto, con una columna por cada dato. No existe ninguna norma fija sobre los nombres de las columnas, por lo que el webmail debe asignarlas a sus propios campos.
Si puede elegir, elija vCard. Google Contactos, Outlook y Contactos de Apple pueden exportar tanto en vCard como en CSV. Encontrará los pasos en la página de Google Exportar, crear copias de seguridad o restaurar contactos y en la de Microsoft Importar o exportar contactos en Outlook mediante un archivo .csv.
Paso 2: importar en el webmail
- Inicie sesión en el webmail y haga clic en Contactos en el menú.
- Haga clic en Importar en la parte superior.
- Seleccione el archivo en Importar desde archivo.
- En Importar asignaciones de grupo, elija qué debe ocurrir con los grupos del archivo (consulte la tabla siguiente).
- Deje desactivada la opción Reemplazar completamente la libreta de direcciones.
- Haga clic en Importar.
Al finalizar, verá cuántos contactos se han importado y cuántos se han omitido.
| Importar asignaciones de grupo | Qué ocurre |
|---|---|
| Ninguno | Solo se importan los contactos, sin grupos |
| Todos (crear grupos si es necesario) | Se importan todos los grupos del archivo; el webmail crea los grupos que falten |
| Solo para grupos existentes | Solo se completan los grupos que ya tiene |
Con un archivo CSV: asignar los campos
Si importa un archivo CSV, el webmail le muestra qué columna corresponde a qué campo y le pregunta si esa asignación es correcta. Revísela con atención:
- ¿Está la columna de la dirección de correo electrónico asignada al campo de correo electrónico? Un error clásico es que la columna con la dirección del trabajo no se asigne. En ese caso, obtendrá cien contactos sin dirección de correo electrónico.
- Las columnas que no necesite puede configurarlas como Campo no asignado (no importar).
- Si la primera fila contiene los nombres de las columnas, seleccione No importar la primera fila (encabezados).
Si después de importar ve caracteres extraños, como "Müller" en lugar de "Müller", el archivo no se guardó en UTF-8. Vuelva a guardarlo en su hoja de cálculo como CSV en UTF-8 e impórtelo de nuevo. Si todo aparece en una sola columna, el webmail ha interpretado mal el separador: una hoja de cálculo con configuración regional española o neerlandesa suele utilizar el punto y coma en lugar de la coma.
Duplicados
Si ya existe un contacto con la misma dirección de correo electrónico y el mismo nombre, el webmail lo omite al importar. Por tanto, si importa el mismo archivo dos veces por error, no pasa nada grave. Si el nombre está escrito de otra forma, por ejemplo "Sanne de Vries" y "S. de Vries", la persona aparecerá dos veces. Si importa desde dos fuentes, busque después algunos nombres y elimine los duplicados.
Exportar como copia de seguridad
Su correo se guarda en el servidor, pero su libreta de direcciones puede borrarse con un solo clic equivocado. Por eso, conviene hacer una exportación de vez en cuando:
- Vaya a Contactos.
- Haga clic en la flecha junto a Exportar y elija Exportar todo. Con Exportar seleccionados solo se exportan los contactos que haya seleccionado.
Obtendrá un único archivo .vcf. Los grupos se incluyen como CATEGORIES, de modo que se recuperan en una nueva importación. Este archivo contiene datos personales: guárdelo en un lugar seguro y no lo deje olvidado en su carpeta Descargas.
Conviene saber
- Su teléfono tiene otra libreta de direcciones. Los contactos de su teléfono y la libreta de direcciones del webmail son dos listas independientes. El webmail no se sincroniza con su teléfono; traslade los contactos exportándolos e importándolos.
- Destinatarios recopilados. Además de su Libreta de direcciones personal, el webmail recuerda automáticamente cada dirección a la que envía un correo, en Destinatarios recopilados. Una importación se guarda en su libreta de direcciones personal.
- Una tarjeta de visita en un correo. Si recibe un archivo .vcf como adjunto, el webmail muestra un botón para añadirlo directamente a su libreta de direcciones.
Encontrará los pasos con capturas de pantalla en el manual de Roundcube, en Importar y exportar contactos y Crear grupos.